ہو سکتا ہے کہ ہاتھ کی طرف سے ایک رسید لکھنا ہوسکتی ہو یا پرانی بھی ہو، لیکن گاہکوں کو یہ حقیقت یہ ہے کہ آپ نے اس اضافی کوشش کو یقینی بنایا ہے کہ ان کے اخراجات کا ریکارڈ ہے. خود کار طریقے سے چیک آؤٹ کے کاروباری اداروں کو کبھی کبھی بجلی کے اخراجات اور انٹرنیٹ سروس کی ناکامی کا سامنا کرنا پڑتا ہے. کاروبار کو کھونے کے بجائے، آپ ہاتھ سے مال کی فروخت کے لئے ایک رسید لکھ سکتے ہیں اگر آپ بڑے حجم خریداری میں نمٹنے نہیں کرتے ہیں.
کیوں وصول کرتے ہیں؟
درست رسید فراہم کرنا آپ کے گاہکوں اور آپ، تاجر کے لئے بہت سے فوائد ہیں. یہ عمل آپ کی ساکھ ایک مرچنٹ یا سروس فراہم کنندہ کے طور پر محفوظ کرتا ہے. آپ کے گاہک کو ظاہر کرنے والے سیلز پرچی جس نے انہیں صحیح مال پر خریدنے والے تمام سامان اور خدمات حاصل کی. رسید بھی دستاویزات ہے جو مخصوص کسٹمر کی ترجیحات. کسٹمر کی ترجیحات اور خریدنے کے پیٹرن کو ٹریک کرنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ اپنی انوینٹری اور منصوبہ بندی کو ٹریک کریں.
آئی آر ایس اور صنعت کے معیار کے مطابق تعمیل کو برقرار رکھنے کے علاوہ، درست رسید فراہم کرنا بھی مندرجہ ذیل ہے:
- یہ آپ کے ملازمین کو غیر منصفانہ یا بے عزتی طریقوں کے غلط الزام سے محفوظ رکھتا ہے.
- اس عمل میں تنازعہ کا حل آسان ہے.
- وصولی فراہم کرنے میں وارنٹی شروع اور ختم ہونے والے تاریخوں کو قائم کرنے میں مدد ملتی ہے.
ادائیگی کی رسید کیسے لکھیں
آئی آر ایس کے مقاصد کے لۓ، ہر کاروباری اخراجات کی ادائیگی کی وصولی میں اس دن، مہینے اور سال شامل ہونا لازمی ہے جو ٹرانزیکشن کی گئی ہے، جو تمام اشیاء خریدا یا خدمات فراہم کی جاتی ہے اور کل رقم ادا کی جاتی ہے. کاروباری معیاروں کے لئے معیار کے معیار کا یہ مطلب ہے کہ آپ اپنے کاروباری نام اور رابطے کی معلومات میں شامل کردہ ادائیگی کے طریقہ کار کے ساتھ شامل ہیں، چاہے نقد، چیک، منی آرڈر، کریڈٹ کارڈ یا الیکٹرانک فنڈز کی منتقلی.
کیا قانونی ضرورت ہے؟
بہت سے ریاستوں میں، زمانے داروں کو لکھنا ضروری ہے اگر کرایہ دار کسی سے درخواست کرتا ہے تو، اس سے کوئی فائدہ نہیں ہے کہ کرایہ دار کا استعمال کیسے کیا جائے. کچھ ریاستوں کو صرف ایک مخصوص ڈالر کی رقم کے اوپر خریداری کے لئے رسید کی ضرورت ہوتی ہے. یہاں تک کہ اس شہر میں بھی اس طرح کے قانونی ضروریات نہیں ہیں، تاہم، بہترین صنعت کے طریقوں کا یہ مطلب ہے کہ آپ ہر ٹرانزیکشن کے لئے ایک رسید فراہم کرتے ہیں. ایک سادہ "کیا آپ اپنی رسید پسند کریں گے؟" ان ریاستوں میں کسی بھی قانونی یا صنعت کے ذمہ داری سے ملاقات ہوتی ہے جو آپ کو انہیں فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
ادائیگی کے ثبوت کا مطلب کیا ہے؟
ادائیگی کا ثبوت اصل خریداری کی رسید، منسوخ شدہ چیک، بینک کے بیانات اور کریڈٹ کارڈ کے بیانات شامل ہیں. ٹرانزیکشن کی توثیق کا صفحہ یا ایک توثیق ای میل بھی ادائیگی کا ثبوت ہو سکتا ہے، اگر اس کی تاریخ، تمام اشیاء یا خدمات کی خریداری کی فہرست اور خریداری کو مکمل کرنے کے لئے استعمال کی مخصوص شکل شامل ہو.
ادائیگی کی رسید کیسے ہینڈل کرنا ہے
چاہے آپ رسید کا استعمال کرتے ہیں یا نہیں، تعمیل رسید کو لکھنے کے لئے ان اقدامات پر عمل کریں:
- آپ کی رسید کے اوپری دائیں کونے میں ایک رسید نمبر لکھیں. گاہک کو ایک ہی ٹرانزیکشن نمبر دینے سے بچنے کے لئے، نمبر 001 کے ساتھ شروع کریں اور وہاں سے جائیں. جب تک آپ آج کی تاریخ میں شامل ہوں گے، آپ اگلے دن ان ہی نمبروں کا استعمال کرسکتے ہیں.
- اوپر بائیں کونے میں اپنی کمپنی کا نام لکھیں اور معلومات سے رابطہ کریں. آپ کے کاروباری گھنٹوں کے ساتھ اپنے کاروباری فون، فیکس، ای میل پتہ اور ویب سائٹ شامل کریں. نہ صرف اس معلومات کو گاہک کی مدد کرے گا جو خریداری کاروبار کے اخراجات کا حامل ہے یا نہیں، بلکہ کسٹمر آپ کے ایڈریس اور گھنٹوں کے آپشن کو دوست اور خاندان کے پاس منتقل کرسکتے ہیں.
- ایک سطر پر جائیں اور خریدنے والی تمام اشیاء کی لسٹنگ شروع کریں، جو ہر ایک کی مختصر وضاحت کے ساتھ، اور دائیں جانب پر شے کی خرید کی قیمت سے ختم ہوجائیں.
- آپ کو کسی بھی کوپن کو کم کرنے سے پہلے مکمل قیمت کل فراہم کریں. اس کے بعد، کوئی چھوٹ لے لو اور نیا کل فراہم کرو. سیلز ٹیکس شامل کریں. شپنگ اور ہینڈلنگ کے الزامات کو بھی شامل کریں اگر یہ اسٹور خریداری نہیں ہے.
- آخر میں، استعمال کی ادائیگی کا طریقہ لکھیں اور رسید کی آخری لائن پر یا گاہک کے نام کو رسید کے لۓ یا جہاں بھی کہیں وہ "سے موصول ہوئی ہے." کسٹمر ایک کاپی دے دو اور اپنے ریکارڈ کے لۓ دوسرے کو رکھیں.
