صارفین کو اچھی خبریں دینے کے لئے ہمیشہ خوشی ہے، لیکن تمام خبریں اچھی نہیں ہوسکتی. جب کلائنٹ کو ایک منفی کاروباری خط بھیجنے کا وقت ہے، تو یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے تعلقات کو مثبت رکھنے کے لۓ بھی اہمیت رکھ سکیں یہاں تک کہ اگر پیغام خود نہ ہو.
ایک شکریہ کے ساتھ شروع کریں
برا نیوز خط لکھتے وقت، آپ کو کلائنٹ کے ساتھ ممکنہ تعلقات کو برقرار رکھنے پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے، اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ فیصلے منصفانہ تھا اور برا خبر واضح طور پر واضح طور پر اور ممکن حد تک واضح طور پر بتاتے ہیں. خط کھولیں براڈکاسٹر براڈکاسٹر اعلان کرنے سے پہلے اور کسی بھی ممکنہ حل کی پیشکش کرنے سے پہلے، اپنے کاروبار کے لئے کلائنٹ کو شکریہ. اس سیکشن کا مقصد یہ ہے کہ کلائنٹ کو بتائیں کہ آپ ان کے سرپرستی کی قدر کرتے ہیں اور اپنے مثبت تعلقات کو برقرار رکھنا چاہتے ہیں.
مثال:
"ہم جانتے ہیں کہ آپ کو بینکنگ کے وقت بہت سے اختیارات ہیں، اور ہم اس کی تعریف کرتے ہیں کہ آپ نے گزشتہ چھ سالوں کے لئے جعلی مالیاتی کے ساتھ کام کرنے کا انتخاب کیا ہے."
برا نیوز پیغام میں واقع
آپ بدنام خبروں کو پھانسی نہیں دینا چاہتے ہیں، اساتذہ کا استعمال کرتے ہیں جو اس کے بارے میں سمجھنے کے لئے مشکل بناتے ہیں یا ضروری سے زیادہ وضاحت کرتے ہیں. اس کے علاوہ، زیادہ سے زیادہ معذرت نہیں کرتے. اس کے بجائے، اس بات کی وضاحت کرتے ہیں کہ کیا ہوا، کلائنٹ کو کس طرح متاثر کیا اور معافی مانگے. یاد رکھیں کہ آپ کا کلائنٹ کا وقت قیمتی ہے اور وہ صرف یہ جاننا چاہتے ہیں کہ کیا ہوا اور کیوں.
مثال:
"گزشتہ رات، ہم نے ایک غلطی کو بے نقاب کیا جس نے آپ کا اکاؤنٹ متاثر کیا اور گزشتہ تین ماہ سے آپ کے آن لائن ٹرانزیکشن کو درست طریقے سے ہمارے نظام میں داخل ہونے سے روک دیا ہے. اس کے نتیجے میں، آپ کو آپ کے اکاؤنٹ پر غلط فیس یا بیلنس محسوس ہوسکتے ہیں."
ایک حل پیش کرنے کی کوشش کریں
جب چیز غلط ہوجاتی ہیں، تو دھچکا کم کرنے کے لۓ کلائنٹ کو مثبت کچھ پیش کرنا ضروری ہے. بہتر چیزوں کو بہتر کرنے کی کوشش کرنے کے لئے کسی ناقابل یقین راستہ میں کچھ جھوٹ یا مبالغہ نہ کرو - آپ کے مثبت ہونے کی ضرورت نہیں ہے. مثال کے طور پر، اگر کلائنٹ کریڈٹ سے انکار کر دیا گیا تو، آپ کو اس بات کا یقین نہیں کرنا ہوگا کہ غلطی ہوسکتی ہے یا کلائنٹ کو کنسول کرنے کی کوشش کریں گے کہ ان کا کریڈٹ اچھا ہے، نہ صرف یہ کہ آپ کی کمپنی کس کی تلاش کر رہی تھی.
مثال:
"جب ہم افسوس کرتے ہیں کہ آپ کی درخواست رد کردی گئی ہے، تو آپ چند مہینوں میں دوبارہ لاگ ان کریں گے، جس میں آپ کی کریڈٹ کی صورت حال بہتر ہوسکتی ہے. اس دوران، ہمارے پاس وسیع مالی خدمات ہیں جو آپ کو فائدہ پہنچے ہیں."
جہاں مناسب، ایک ریفرل بنائیں
اگر آپ کو اپنے رشتے کو روکنے کی ضرورت ہے، تو آپ کلائنٹ کو معزز مسابقتی کو حوالہ دیتے ہیں یا ان کو مطلع کرسکتے ہیں کہ آپ اسے بعد میں دوبارہ دوبارہ لے سکتے ہیں.
مثال:
"جب میں افسوس سے آپ کے قانونی مشورے کے طور پر کام نہیں کر سکتا، میرا معزز ساتھی، جان بائ آپ کے کیس پر غور کرنے کے لئے خوشی سے زیادہ ہو گا. آپ 888-555-4848 کو بلا کر مفت مشاورت شیڈول کرنے کے لئے ان سے رابطہ کرسکتے ہیں."
جب یہ آپ کی غلطی ہے
اگر برا خبر آپ کی کمپنی کے اندر کسی مسئلے کا نتیجہ تھا تو، کلائنٹ کو بتائیں کہ کس طرح مسئلہ کو اصلاح کیا جارہا ہے، یہاں تک کہ اگر یہ صرف اس بات کا اشارہ ہے کہ ملازمین کو ذمہ دار کیا جائے گا یا آپ نے اپنے سافٹ ویئر کو اپ ڈیٹ کیا ہے.
مثال:
"ہمیں افسوس ہے کہ ملازم کی غلطی کی وجہ سے آپ کا اکاؤنٹ لمحہ بند تھا. آپ کے اکاؤنٹ کے بعد دوبارہ کھول دیا گیا ہے، اور ہم نے بندش کے ساتھ منسلک تمام فیس واپس دی ہے. ہم ایک ایسا نظام بھی لاگو کر رہے ہیں جو اکاؤنٹس کو روکنے کے لئے اکاؤنٹ بندش کو زیادہ مشکل بنائے گا. مستقبل میں غلطی سے بند ہونے سے. "
