سالگرہ کی تقریب کی منصوبہ بندی نسبتا آسان یا بہت مشکل ہوسکتی ہے، سال کے وقت، انفرادی افراد کی قسم اور تعداد اور مقامی پریس کے تعاون پر منحصر ہے. کامیاب برہمی تقریب کی منصوبہ بندی کے لئے ذیل میں کچھ تجاویز ہیں.
پیش رفت کی منصوبہ بندی سے قبل پری منصوبہ بندی
تقریب کے لئے ایک تاریخ اور وقت قائم کریں. ان نمائندوں کی دستیابی کو ذہن میں رکھنا یقینی بنائیں جو ملوث ہونے کی ضرورت ہے.
ایونٹ کے لئے پروگرام مقرر کریں.
مدعو کرنے کے لئے تمام افراد کی فہرست بنائیں. یہ شہر، کاؤنٹی اور یہاں تک کہ ریاست اور وفاقی حکام بھی شامل ہوسکتا ہے؛ تجارت اور مقامی ترقیاتی گروپوں کے مقامی چیمبر؛ کمپنی یا تنظیم کے ایگزیکٹوز جس کے لئے ممکن ہو رہا ہے؛ اور مقامی پریس.
خراب موسم کے لئے ایک احتساب منصوبہ تیار کریں. اس میں ایک چھوٹا سا تقریب بھی شامل ہوسکتا ہے جس میں حکام کے قریب قریبی اندرونی جگہ یا ایک خیمہ علاقے میں منعقد ہونے والے تقریب کے باقی گندے کے ساتھ پہلی گودام کھودنے کے لئے باہر نکلیں گے. اگر موسم کسی بھی بیرونی تقریب سے منع کرتا ہے تو فیصلہ کرتا ہے کہ بارش کی تاریخ متبادل کے لۓ متبادل کو منتقل یا تقویت کو کھودنے اور اندرونی جگہ پر سب کچھ رکھنا.
ایونٹ دعوت نامے کو بڑھانے کا بہترین طریقہ مقرر کریں. اگر تقریب عوامی سے بند ہو جائے تو، شرکاء کو میل، ٹیلی فون یا براہ راست ای میل کے ذریعہ مدعو کریں. اگر یہ عوام کے لئے کھلا ہے، تو پھر مقامی اخبار میں مدعو بھی کیا جا سکتا ہے اور ریڈیو اور ٹیلی ویژن پر عوامی سروس کے اعلانات میں شائع کیا جا سکتا ہے.
اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے کال کریں کہ تقریب کے لئے تاریخ اور وقت ہر شخص کے شیڈول پر ہے. اس بات کا یقین رکھو کہ جو شخص اس واقعہ کے بارے میں بات کرنے یا کچھ کرنے کے لئے کہا جا رہا ہے وہ اس پروگرام کے اندر اپنی کردار کو سمجھتا ہے اور وقت کے مطابق بولتا ہے.
لاجسٹکس کے مقاصد کے لئے تمام RSVPs کا ٹریک رکھیں. اگر ایک پروگرام اسپیکر کو آخری لمحے میں چھوڑ دینا چاہئے، تو اس کے لے جانے کے لۓ متبادل مقررین کو ذہن میں رکھنا اور جلد ہی ممکنہ انتظامات کریں.
تقریب کے لئے تیاری
مقامی چیمبر آف کامرس یا اقتصادی ترقیاتی گروپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہو کہ ان کے پاس کوئی جاندار ہے. اس قسم کی زیادہ تر تنظیموں کے پاس رسی یا ربن موجود ہے جس میں اس سائٹ کے ساتھ ساتھ سونے کے (یا دوسرے رنگ) پنروک اور ہارٹیاں بھی شامل ہیں. وہ عام طور پر ان کے گروپ کے ارکان کے لئے مفت فراہم کرے گا. اگر وہ چیزیں آسانی سے دستیاب نہیں ہیں، تو آپ اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ آپ کس چیز کو حاصل کرنا چاہتے ہیں یا اپنے آپ کی ضرورت ہے.
ایونٹ کے لئے ایک بجٹ قائم اگر کوئی بجٹ دستیاب نہیں ہے تو، اس تقریب کی منصوبہ بندی کے طور پر ہونے کے لئے ضروری عطیات حاصل کرنے کے طریقوں کا تعین کریں.
اگر وہ ضرورت ہو گی تو سجاوٹ پر فیصلہ کریں. اصل اور احتساب دونوں منصوبوں کو ذہن میں رکھیں. ایونٹ شروع ہونے سے پہلے کم از کم ایک گھنٹہ رکھو.
اگر قابل اطلاق ہو تو تازہ کاری اور کاغذ کے سامان کا بندوبست کریں. اگر نہیں، تو یقینی بنائیں کہ، کم سے کم، پروگرام کے اسپیکرز کے لئے تازہ پانی دستیاب ہے.
دونوں انڈور اور آؤٹ ڈور متبادلوں کو الگ کرنے کا بندوبست کریں. اگر سامعین کا سائز یا ایونٹ منعقد ہونے کی وجہ سے بیٹھنے کے لئے سب کے لئے ممکن نہیں ہے تو، پروگرام کے شرکاء اور دیگر مقامات کے لئے سختی کے ساتھ بیٹھنے کا بندوبست کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اگر ایسا ہے تو، ایک نشست چارٹ بنائیں تاکہ تقریب میں ملوث ہر شخص کو معلوم ہے کہ پروگرام کے شرکاء اور دوسرے مقامات پر بیٹھے جائیں گے.
اگر ضرورت ہو تو خیمے کا بندوبست کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ اپ ڈیٹ ہے اور اس واقعہ کو شروع ہونے سے پہلے چند گھنٹوں میں جگہ دی جائے گی.
اگر کوئی ضرورت ہو تو ایک صوتی نظام کا انتظام کریں. اس بات کو یقینی بنانا کہ اس سے پہلے کہ اس تقریب کو شروع کرنے کے لۓ سیٹ اپ اور تجربہ کیا جائے.
اگر قابل اطلاق ہوتا ہے تو ردی کی ٹوکری کے استقبال کے لئے بندوبست کریں. اس بات کا یقین کریں کہ واقعہ شروع ہونے سے پہلے وہ بے شک جگہ میں ہیں.
تقریب میں شرکت کے تمام وقاروں کے لئے نامیٹ بیگ بنائیں تاکہ وہ آسانی سے شناخت کی جا سکے. کسی ایسے شخص کا نظم کریں جیسے وہ پہنچتے ہیں اور انہیں نشست دیتے ہیں.
رسی یا جھنگوں کے ساتھ ڈائج سائٹ کو نشان زد کریں تاکہ لوگوں کو خاص طور پر جانے کے لۓ جانے دو. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ کھدائی میں تمام شرکاء کو سخت ٹوپی ہے. آگاہ رہو کہ تمام شرکاء کے لئے اس طرح کی ٹوپی لازمی طور پر ضروری ہے اگر تقریب نامزد مشکل ٹوپی کے علاقے میں ہو.
تقریب کا آغاز
تقریب کو شروع کرنے سے قبل کچھ متعدد شرکاء ان کے تفویض مقامات میں ہیں. اس بات کا یقین کرو کہ وہ ان کے پیرامیٹرز اور بولنے والے وقت کی مقدار کو سمجھتے ہیں.
تقریب شروع ہونے سے قبل آرڈر شرکاء کو حکم دیتے ہیں. تقریب میں سب کو خوش آمدید اور پہلا اسپیکر متعارف کروانا جب یہ شروع ہونے کا وقت ہے. کسی بھی لاجسٹک ضروریات جیسے ریفریجریشن سائٹ یا ریزورٹ کے مقام کا تعین کریں.
ضرورت کے مطابق ایونٹ کی تصاویر لے لو. ایک اور اختیار یہ ہے کہ پریس کی طرف سے لے جانے والے تصاویر کی کاپیاں حاصل کریں.
اختتام سے شروع ہونے سے پروگرام کے بہاؤ کو برقرار رکھنا. اگر ضرورت ہو تو، مرحلہ اور غیر معمولی طور پر پروگرام کو رکھنے کے لئے یا کسی بھی لاپتہ حصہ لینے کے لئے احاطہ کرنے کے لئے بات کرتے ہیں.
تقریب کے اختتام ہونے کے بعد صفائی کا خیال رکھیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام ردی کی ٹوکری اٹھایا جارہا ہے اور یہ سائٹ اس واقعے پر واپس آ چکا ہے جسے اس واقعہ سے پہلے شروع ہوا تھا.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
مقامی پریس نمائندوں کی فہرست
-
شہر، کاؤنٹی، ریاست اور وفاقی نمائندوں کی فہرست
-
دعوت نامہ
-
سائٹ کو نشان زد کرنے کے لئے رسی
-
موٹے
-
شرکاء کے لئے ہارڈ ہاٹ
-
کیمرے
-
سجاوٹ
-
تازہ کاری
-
سائٹ کے نشان کا سامان
-
Nametags
-
ٹیبل اور کرسیاں
-
آواز کے ساتھ پوڈیم
-
خیمے
تجاویز
-
"جگہ" زمین سے متعلق سائٹ سے متعلق ہے. سامعین کا سائز یا موسمی حالات کی وجہ سے ایک ہی وقت میں تبدیل ہوسکتا ہے. ہر ایک کو صحیح جگہ پر صحیح جگہ میں دیکھنا ناممکن ہوسکتا ہے، لہذا اس تاریخ اور وقت کو گولی مار دیں جو ملوث افراد کے شیڈولز کو پورا کرتی ہیں. زمانے میں عام طور پر گندگی کی پہلی بیلچہ کی ایک رسمی کھودیں شامل ہیں. ان میں میئر یا دوسرے شہر، ریاست یا وفاقی حکام، کامرس آف چیمبر یا اقتصادی ترقی ایجنسی کے رہنماؤں، اور کاروباری اداروں کے نمائندے شامل ہیں جن میں سے کوئی اہمیت نہیں رکھتے. زیادہ تر صورتوں میں یہ سب سے بہتر ہے کہ پبلک ایڈریس کے نظام کے بغیر کام کرنے کی کوشش کریں کیونکہ اس پریشانی اور اخراجات کی وجہ سے ایک سیٹ اپ میں ملوث ہے. کیک اور کارٹون کی طرح سادہ کی تازہ کاری کریں. ایونٹ میں ملوث ہونے والے زیادہ تر لوگ تنگ شیڈول ہیں اور ان کے پاس وسیع بستروں یا ڈایناسورز کا وقت نہیں ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ایونٹ شروع ہونے سے پہلے کم از کم ایک گھنٹہ جگہ پر رہیں. صرف نامیٹکس استعمال کریں اگر انہیں ضرورت ہو. خریداری کے لئے فنڈز دستیاب نہیں ہیں تو مشکل ٹوپی اکثر مقامی صنعت سے قرضے لے سکتے ہیں. ہمیشہ کامیاب ہونے کے لئے تیار رہو اور کسی بھی ایسا کام کرو جو کامیاب نتائج کا یقین کرنے کی ضرورت ہو. شریعت سے منسلک ہونے یا شفاہی طور پر یا تحریری مواصلات کے ذریعہ شکریہ.
انتباہ
شہر، ریاست اور وفاقی حکومتوں کی طرف سے قائم مناسب پروٹوکول کے پیروی کے بغیر کسی مشکل ٹوپی علاقے کے اندر عوام کو کبھی بھی نہیں.
