پوسٹل سروس کے مقابلے میں ای میل کاروباری مواصلات بھیجنے کا ایک مؤثر اور تیز طریقہ ہے. دستاویزات کو تبادلے کا ایک آسان طریقہ بھی ہے. کچھ چیزیں جب ایک منسلک کے ساتھ کاروباری ای میل بھیجنے پر غور کرنے کے لۓ اس کا سائز ہے، تو اس پروگرام کو منسلک اور وائرس کا امکان استعمال کیا جاتا ہے. یہ بھی یاد رکھنا اہم ہے کہ وصول کنندہ صرف وہی نہیں ہو جو آپ کا پیغام دیکھتا ہے. ایک پیشہ ورانہ ٹون کا استعمال کریں جو مناسب تاثرات سے محروم ہوجائے گا.
ایک موضوع کی لائن لکھیں جو پیغام کو مناسب طریقے سے ظاہر کرتا ہے. مخصوص مضامین کو کمپنیوں کے منصوبوں کے مطابق ای میل کو منظم کرنے میں مدد ملے گی. غیر معمولی عنوانات جیسے "اہم" یا "برائے مہربانی پڑھیں" مستقبل میں پیغامات کو تلاش کرنا مشکل بنانا.
ایک ایسے پیغام کو تحریر کریں جو جامع اور پڑھنے کے لئے آسان ہے. ملازمتوں کو روزانہ ای میل کے پیغامات کی بڑی مقداروں سے گزرنا ہوگا اور طویل پیغامات پڑھنے کے لئے بہت کم وقت لگۓ. ایک جائز فونٹ کا استعمال کریں، بہت سفید جگہ شامل کریں اور مناسب طریقے سے اوپری اور کم کیس کا خطوط ملا. اپنے پیغام کو ایک ایسی ٹون میں لکھیں جس میں ابھی تک پیشہ ورانہ ہے، اور پیشہ ورانہ سلامتی کے ساتھ شروع کریں اور ختم کریں.
منسلک کا حوالہ دیتے ہیں. مصروف ملازمین کو وقت کے لئے اکثر منتقل کردیا جاتا ہے اور اگر اس کا کوئی حوالہ نہیں ہے تو منسلک کو نظر انداز کر سکتا ہے. وصول کنندہ کو بتائیں کہ اس میں منسلک کیا چیز ہے اور اس کے ساتھ کیا کرنا ہے.
یقینی بنائیں کہ آپ نے دستاویز بھیجنے سے پہلے منسلک کیا ہے. جنیس فشر چان، "ای میل: اے اس لکھیں یہ لکھیں" لکھتے ہیں - کام کی جگہ میں ای میل کو کس طرح لکھتے ہیں اور نظم و ضبط کرتے ہیں ".
آپ کے ریڈر کو فائل کو کھولنے کے لئے کون سا پروگرام لازمی ہے پتہ چلتا ہے. مائیکروسافٹ آفس سویٹ اور ایڈوب ایکروبیٹ ریڈر عام طور پر کام کی جگہ میں استعمال کردہ ایپلی کیشنز ہیں.
منسلک ڈاؤن لوڈ کرنے کے لۓ وصول کرنے والے وقت پر غور کریں. بڑی فائلوں کے لئے ایک فائل سمپیڑن پروگرام کا استعمال کریں جیسے ون ون زپ، یا فائل کو چھوٹے حصوں میں توڑیں جسے آپ الگ الگ بھیج سکتے ہیں. مصروف ملازم کے لۓ، آپ دستاویز کو پیغام کے جسم میں بھی پیسٹ کرسکتے ہیں.
اپنے پیغام کو مسترد کرو. ہجے اور گرامیٹیکل غلطیاں ناقابل اعتبار ظاہر ہوتی ہیں. اس کے علاوہ آپ کے پیغام میں کالنگ، تحریر اور اموٹوکینٹس استعمال کرنے سے بھی بچیں. یہ معروف اصطلاحات ہو سکتے ہیں لیکن وہ تجارتی پیغامات میں نامناسب ہیں.
آپ بھیجنے سے پہلے اپنے پیغام اور منسلک دستاویز وائرس کیلئے اسکین کریں.
ڈس کلیمر کو ڈاؤن لوڈ کرنے سے پہلے وائرس کے منسلک اسکین کو اسکین کرنے کی حوصلہ افزائی میں شامل کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں.
انتباہ
منسلک کے طور پر چین میلز، سپیم یا مذاق نہ بھیجیں. وہ ناقابل اعتبار اور غیر مناسب ہیں.
