تنظیمیں ان کے ہر تجویز کو قبول نہیں کرسکتے ہیں، اور اس وجہ سے وہ خطوط لکھتے ہیں تاکہ کاروبار کو مطلع کریں کہ وہ ان کے تجاویز سے انکار کررہے ہیں. یہ اکثر ای میل کے ذریعے سنبھال لیا جاتا ہے. اس کمپنی سے انکار کرتے ہوئے کمپنی ایک خط تخلیق کرتا ہے اور مناسب کاروباری اداروں کو ای میل کرتا ہے. کسی بھی وقت ایک کمپنی کو انکار خط لکھتا ہے، اس میں حروف کو سفارتی، مخلص اور مختصر رکھنے سمیت کئی اہم نکات پر غور کرنا لازمی ہے.
ایک موضوع لائن کا استعمال کریں. جب آپ ایک ای میل لکھتے ہیں تو، موضوع لائن پر کسی مضمون میں بھرنے کا اختیار ہے. جب ایک ردعمل انکار خط لکھنا، موضوع لائن کا استعمال کریں اس شخص کو مطلع کرنے کے لئے جو ای میل ہے اس کے متعلق. اس کے الفاظ "پروپوزل ردعمل" پر مشتمل نہیں ہے لیکن آپ کو "آپ کی تجویز کے جواب میں" کی طرح کچھ بتانا پڑتا ہے.
فارمیٹنگ آسان رکھیں. فانسی فونٹ کی اقسام یا کسی بھی قسم کے خصوصی فارمیٹنگ کا استعمال نہ کریں. معیاری فارمیٹنگ کا استعمال کریں جو زیادہ سے زیادہ ای میلز ہیں اور الفاظ بائیں جانب مارجن کے ساتھ پھیلاتے ہیں.
ای میل پتہ. ای میل شروع کرنے والے شخص سے خطاب کرتے ہوئے جس نے اصل تجویز لکھا تھا. اگر اس تجویز پر درج کردہ مخصوص رابطہ شخص نہیں ہے، تو اس کا کمپنی کے انسانی وسائل کے شعبہ سے خطاب کریں.
ای میل کا مقصد. جب آپ خط شروع کرتے وقت واضح، براہ راست اور سفارتی ہو. قارئین کو مطلع کریں کہ آپ اس خط کو لکھ کر اسے مطمئن طور پر مطلع کرنے کے لئے لکھ رہے ہیں کہ آپ کی کمپنی اس تجویز سے انکار کر رہی ہے جو اس کی یا اس کی کمپنی کی طرف سے پیش کی جاتی تھی. اپنے کمپنی کا نام اور اصل تجویز کا مقصد شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں.
ایک وجہ شامل کریں. ایک انکار خط مخلص اور دلکش ہونا چاہئے. اس کی وجہ سے، زیادہ سے زیادہ کاروبار میں ایک وجہ شامل ہے جو وضاحت کرتا ہے کہ وہ اس تجویز سے انکار کیوں کر رہے ہیں. وجوہات رد عمل کے لئے مختلف وجوہات مختلف ہیں، لیکن عام طور پر اخراجات سے منسلک ہوتے ہیں.
ریڈر کو مثبت خواہشات پیش کرتے ہیں.قارئین کو مطلع کریں کہ آپ انہیں اور اس کے کاروبار کو مستقبل میں اچھی طرح پسند کرتے ہیں اور مستقبل میں آپ کی کمپنی کے مستقبل کے منصوبوں کے پیشکش پیش کرنے کے لئے ان کو مدعو کریں.
خط پر دستخط کرو ای میل کے اختتام پر، آپ کے نام اور عنوان کے بعد "مخلص" خط پر دستخط کریں.
تجاویز
-
انہیں بھیجنے سے پہلے ہمیشہ کاروباری خطوط کو یقینی بنائیں. کمپنی کے بارے میں منفی چیزوں کو مت بتانا، بجائے مثبت خط رکھنے کی کوشش کریں.
