کاروبار میں ہم اجلاسوں میں اندر اور باہر ہیں، جس کے دوران ہم بہت سے فیصلے کرتے ہیں. ایک میٹنگ کے اختتام پر، منٹوں سے ملنے کے فیصلے پر قبضہ کرتے ہیں کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ حاضریوں کو مزید کارروائی کی جائے. ملاقاتیں میٹنگ کے تمام پہلو کا احاطہ کرتی ہیں، حاضری کی فہرست اور اجندا سے مزید میٹنگوں کے لۓ بنانے اور فیصلے کرنے کے فیصلوں کو. میٹنگ منٹ کو مقرر کرنے کیلئے مخصوص اقدامات کا استعمال کریں گے کہ آپ کی ٹیم، ساتھیوں اور منیجرز کو مزید کارروائی کے لئے بحث کے موضوعات اور توقعات معلوم ہوجائے گی.
میٹنگ ایجنڈا کا استعمال اپنے رہنما منٹ کو لکھنے کے لئے ہدایت کے طور پر. میٹنگ ایجنڈا میٹنگ کی ہدایت ہے. یہ حاضریوں کو اپ ڈیٹ کرتا ہے اور انہیں ان مقاصد کو جانتا ہے، ان کے حصول میں ان کی کردار اور انہیں مخصوص اشیاء کو تفویض کیا جاتا ہے. چونکہ اجلاس ایک ایجنڈا پر مبنی ہے، اجنبی منٹ منٹ لکھنے کا گائیڈ بن جاتا ہے.
گفتگو کے لئے اجلاس یا منصوبوں میں حاضریوں کی کردار مختصر طور پر بیان کریں. غیر حاضریوں کی مدد کرنے کے لئے ہر حاضری کے کردار کی وضاحت کریں کہ کون سا سیکشن اور کس مخصوص مقصد کے لئے شرکت کی. حاضریوں کی کرداروں کو واضح کرنا یقینی بناتا ہے کہ ہر فرد کو مقصد سے میٹنگ میں حصہ لیا جاتا ہے. حاضریوں کے کردار اجلاس کے سہولت سازی اور حاضریوں کے لئے اہم ہیں، لہذا پہلے بات چیت کے موضوعات کے ساتھ مذاکرات کے بغیر بات چیت آگے بڑھتی ہے.
واضح طور پر انہیں بتاتے ہوئے اجلاس کے مقاصد کو نمایاں کریں. مثال کے طور پر: فیصلے کرنے کے لئے، خیالات کو جمع کرنے یا ترقی پر ٹیم کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے. فہرست سازی کے مقاصد منٹوں کے قارئین کو واضح طور پر اجلاس کے مقصد کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے. مقصد یا مقاصد کا حصہ یہ ہے کہ بہت سے بزرگ مینیجرز پڑھتے ہیں؛ اگر وہ مقاصد میں شامل ہونے کی ضرورت نہیں ہے تو، کوئی اور پڑھنے کی ضرورت نہیں ہے. اگر کسی مینیجر کے مقاصد میں قابل دلچسپی ہے، تو وہ اگلے اجلاس میں شرکت کرنے کا انتخاب کرسکتا ہے.
ملاقات میں لے جانے والی فیصلے لکھیں. اگلے میٹنگ کے اجندا کا تعین کرنے کے لئے تمام فیصلے کئے گئے اور بات چیت کریں. فیصلوں کو تحریر حاضریوں اور غیر حاضریوں کو اس بات کا جائزہ لینے کے قابل بناتا ہے کہ اگر کوئی پیروی کی سرگرمیوں کی ضرورت ہوتی ہے تو اس کے بعد وہ تیار کرسکتے ہیں. اجلاس میں نمائش کے فیصلوں پر عملدرآمد کیا جائے گا جب تک کہ کسی اور اجلاس میں مزید بحث کی ضرورت نہیں ہے، جس میں خود فیصلہ ہوجائے گا. ملاقات میں لے جانے والے فیصلوں کو گرفتاری اور شریک کرنا درست اور مفید منٹ کے لئے اہم ہے.
اگلے جواب کے انفرادی نام کے ساتھ "اگلا مرحلہ" کے کاموں کے ساتھ لکھیں. یہ مرحلے میٹنگ کے سہولت کو اگلے میٹنگ کے لئے تیار کرنے کے لئے بھی شرکت کرتی ہے تاکہ حاضری اور غیر حاضریوں کے لئے بعد میں میٹنگ کے ذمہ دار ہوں. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اگلے اجلاس میں افراد کو اپنے کاموں کو مکمل کرنے یا ان سے کسی اور کو جو کہ ان کو مکمل کر سکیں اور اگلے میٹنگ میں حصہ لینے کے لۓ تیار ہوجائے.
شرکاء کو میٹنگ منٹ کے مسودے کو بھیجیں. یہ مسودہ حاضریوں کو نوٹ، اگلے مرحلے اور فیصلے کو اپ ڈیٹ کرکے منٹوں میں ترمیم کرسکتا ہے. ایک مسودہ کا جائزہ لینے سے یہ یقینی بناتا ہے کہ تمام معلومات مناسب طریقے سے قبضہ کر لی گئیں اور ان افراد کو ان کے کام یا انتظامیہ کو تفویض کیا جاتا ہے. ڈرافٹ جائزہ لینے کے عمل کے ایک حصے کے طور پر، تبصرے میں تمام حاضریوں کو ایک آخری وقت فراہم کرتے ہیں. اگر کوئی ترمیم موصول نہیں ہوئی تو، تمام جماعتوں کے ذریعہ منٹ کو قبول کیا جاتا ہے.
میٹنگ منٹ بھیجیں. ایک بار جب تمام تاثرات جمع ہوئیں، میٹنگ منٹ کو ان تمام افراد کو جو اجلاس میں مدعو کیا گیا تھا بھیجیں. دوسروں کو ملازمین یا حاضریوں کاپی کریں جن کو مطلع کرنے کی ضرورت ہے. ملاقاتوں کے اختتام سے 24 گھنٹوں کے اندر یا اگلے اجلاس سے پہلے 12 گھنٹوں کے اندر اندر بھیجا جاسکیں، جو بھی پہلے آئے.
تجاویز
-
میٹنگ منٹ میں تمام معلومات کو قبضہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے، نمایاں طور پر کافی ہیں. منٹوں کا اجلاس مؤثر ہوتا ہے جب وہ فیصلے اور ذمہ داریوں کے ساتھ ملاقات کا خلاصہ کرتے ہیں. اگر آپ میٹنگ کو سہولت فراہم کررہے ہیں، تو کسی سے پوچھیں کہ ٹیم کے لئے نوٹ لینے کے لۓ.
