بورڈ کے اجلاسوں کے منٹ قانونی دستاویزات ہیں اور عوامی معائنہ کے لئے دستیاب ہیں، انہیں کاروباری یا دوسرے تنظیم کے لئے اہم ریکارڈ بنانا ہے. زیادہ رسمی طور پر وہ ہیں، اس سے زیادہ اہم بات یہ ہے کہ وہ بورڈ کے ذریعہ منظوری دے رہے ہیں. ریکارڈ کرنے اور منٹوں کو منظور کرنے کے لئے کچھ آسان ترین طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو اس عمل کو بہتر بنانے میں مدد ملے گی اور کاغذ کا کام کم کریں گے.
تنظیم کی طرف سے مشن میٹنگ منٹ ریکارڈ کرنے کے لئے عمل کا جائزہ لیں. بہت سے رابرٹ کے قواعد و ضوابط کی پیروی کرتے ہیں، ریکارڈنگ سیکرٹری کو نوٹ لینے اور آخری منٹ بنانے کے لۓ ٹیمپلیٹ کو استعمال کرنے اور ان کی پیروی کرنے کی اجازت دیتا ہے. جب پوچھیں اور اگر آپ کو بورڈ کے ارکان کے نام میں شامل ہونا چاہئے یا سوالات پوچھنا، یا اگر آپ اپنی رازداری کی حفاظت کرنی چاہئے. مثال کے طور پر، آپ کو لکھنے کی ضرورت ہوسکتی ہے، "یہ بات چیت کی گئی تھی کہ ہمارے مسابقتی، XYZ کارپوریشن، گمراہ کن اشتہاری کا استعمال کرتے ہوئے اور ایف ٹی سی سے رابطہ کیا جانا چاہئے،" بابر سمتھ نے کہا کہ اس کا خیال تھا کہ ہمارے مسٹر، XYZ کارپوریشن کا استعمال کر رہا تھا. گمراہ اشتہارات اور ایف ٹی سی سے رابطہ کیا جانا چاہئے. ڈیبی جونز اور ہانک جانسن نے اتفاق کیا."
منٹ درست طریقے سے ریکارڈ کرنے کے لئے یقینی بنائیں. بورڈ کے اراکین سے پوچھیں کہ آپ کو اپنے نوٹ لینے میں کسی بھی وقت نئی گفتگو شروع کرنے سے قبل بولنے یا چیئرمین کو روکنے کے لئے انتظار کرنا. کسی بھی معلومات کو دوبارہ واضح یا واضح نہیں کرنے کے لئے اراکین سے پوچھیں کہ آپ واضح نہیں ہیں. تحریک تحریک کے اراکین کو دوبارہ دہرائیں، بشمول ایک تحریک اور حتمی ترمیم کردہ ورژن دونوں شامل ہیں. یہ قطع نظر اس بات پر غور کریں کہ کیا تحریک ختم ہوجاتی ہے یا نہیں. کسی بھی ووٹ کے کل ریکارڈ ریکارڈ کرنے کے بجائے صرف ایک ووٹ منظور کردیۓ.
بورڈ کے چیئرمین، ایگزیکٹو ڈائریکٹر یا ایگزیکٹو کمیٹی کو منٹ میں بھیجنے سے پہلے انہیں پورے بورڈ کو بھیجنے کے لۓ بھیجیں اگر یہ آپ کی تنظیم کا طریقہ کار ہے. مکمل بورڈ میں منٹ بھیجنے کے لئے منظوری موصول ہونے کے بعد، ہر بورڈ کے رکن کو بھیجنے کے بعد، وہ میٹنگ میں آیا یا نہیں نہیں، چاہے وہ میٹنگ میں ہوں گے یا نہیں، جس میں منٹ منظور کئے جائیں گے. کافی دیر سے منٹ بھیجیں تاکہ بورڈ کے ارکان ان کو پڑھ سکیں، ان کے بارے میں سوال پوچھیں، تحقیقاتی موضوعات پر بحث کی گئی اور وضاحت کے بارے میں پوچھیں.
اگلے بورڈ کی میٹنگ میں جس میں ایک کوروم کی تشکیل ہوتی ہے، اس کے پاس چیئرمین یا جو بھی بورڈ کا رکن بورڈ کے لئے منٹس کو منظور کرنے کے لئے اگلے میٹنگ میں چل رہا ہے. ایک کوروم سرکاری کارروائی کرنے کے لئے بورڈ بورڈ کے کم از کم تعداد ہے. تحریک کے لئے انتظار کرنا انتظار کریں اور پھر میٹنگ کا رہنما بحث کے لئے منزل کھولیں. بات چیت کے دوران، کسی بھی تبدیلی کی ضرورت ہوتی ہے، دوسری صورت میں اور منظور ہوجائے تو اگر کوئی تبدیلی یا اصلاحات ہوتی ہے تو اسے منٹوں میں بنانا ہوگا. بحث کے بعد، یا اگر کوئی بحث نہیں ہے تو، میٹنگ کے رہنما سے سوال پوچھنا ہے، یا ووٹوں کو منٹوں کو منظور کرنے کے لۓ.
تجاویز
-
دیکھنے کے لئے چیک کریں کہ اگر آپ کے ادارے کسی تاریخ کے بارے میں ایک قاعدہ یا دوسرے قواعد رکھتے ہیں، تو بورڈ بورڈ کے ممبران کو منٹ کے منٹ میں موصول ہونا ضروری ہے.
