اجلاسوں کے منٹ غیر منافع بخش، سرکاری اداروں، معاشرے اور کارپوریشنوں کے لئے ضروری قانونی دستاویزات ہیں. وہ فیصلہ سازی کے عمل کا ریکارڈ فراہم کرتے ہیں. منٹوں سے حکم سے مختلف ہیں. وہ اجلاس میں کیا ہوا لفظ کا لفظ نہیں ہے؛ اس کے بجائے، وہ ایک ریکارڈ ہے جس میں شرکت ہوئی، کیا بات کی گئی تھی، کسی بھی ووٹ کاسٹ کیا گیا اور کیا فیصلہ کیا گیا تھا. منٹ کئی سال تک رکھے جاتے ہیں.
درست منٹ ریکارڈ کرنے کے لئے تیار کریں
میٹنگ ایجنڈا کا جائزہ لیں. یہ آپ کو اہم اجنبی اشیاء کی منصوبہ بندی کرنے کی اجازت دے گی جس کے بارے میں آپ کو نوٹ لینے کی ضرورت ہوگی. آپ کو یہ بھی احساس ہو گا کہ کتنے حاضریوں کی توقع ہے.
ایک شرکت کنندہ شیٹ ڈرافٹ. یہ کاغذ کی ایک ٹکڑا کے طور پر بہت سے گنتی لائنوں کے ساتھ سب سے اوپر ملاقات اور تاریخ کے عنوان کے طور پر آسان ہو سکتا ہے. آپ اس اجلاس کے آغاز پر حاضریوں کے لئے سائن ان کریں گے.
یقینی بنائیں کہ آپ کے ریکارڈنگ کا سامان صحیح طریقے سے کام کر رہا ہے. آپ میٹنگ کے نوٹ لیپ ٹاپ پر یا قلم اور کاغذ کے ساتھ یا میٹنگ ریکارڈ کرکے منتخب کر سکتے ہیں. اگر میٹنگ حساس معلومات کا احاطہ کرے گا تو، ریکارڈنگ پر چیئرمین کے ساتھ بات چیت کریں اور منٹوں کی درستگی کو یقینی بنانے کیلئے صرف ریکارڈنگ استعمال کرنے کے لۓ اپنے ارادے کی وضاحت کریں.
ریکارڈ کے لئے میٹنگ منٹ بنائیں
میٹنگ کے دوران نوٹ لے لو. ہر بحث کے موضوع پر توجہ مرکوز کریں اور تبصرہ چھوڑ دیں. مثال کے طور پر، نوٹ کریں کہ نئی عمارت کے لئے مختص کی رقم مختص کی گئی تھی، لیکن نوٹ نہیں کہ "بحث جذباتی اور گرم تھی." یاد رکھیں جو ہر تحریک کی پیشکش کی اور جو حل کیا گیا تھا.
ایک دستاویز بنائیں جو سرکاری میٹنگ منٹ ہو گی. یہ پہلے ہی اجلاس کے منٹ کے طور پر اسی شکل میں ہونا چاہئے. چھ حصوں کا استعمال کرتے ہوئے پر غور کریں: آرڈر کرنے کیلئے کال کریں، رول کال، آخری میٹنگ منٹ کی منظوری، کھلی معاملات، نئے کاروبار اور اختتام. ہر ایک کے تحت بحث یا سرگرمی کا مختصر اور غیر جانبدار خلاصہ فراہم کرتا ہے. اگر کوئی ووٹ کی گنتی تھی تو اس میں شامل ہونا. اگر ووٹوں کا شمار نہیں کیا گیا تو، ریاست صرف یہ کہ "تحریک" یا "ناکامی" تھی. منٹ کے لۓ اپنے آپ کی طرف سے دستخط کئے جانے کے لئے جگہ بناؤ، نوٹ لینے والا اور چیئرمین، جو منٹ کو منظور کرے گا.
میٹنگ کے ایک ہفتے کے اندر اندر اراکین کو بورڈ کے لے جانے کے لئے منٹوں کی گردش کریں اور - اگر اجلاس عوامی تھا تو - انہیں عوامی ریکارڈ کے طور پر فائل. ضرورت کے مطابق تبدیلی اور اصلاحات بنائیں. واضح کرنے کی ضرورت ہے تو میٹنگ کی اپنی ریکارڈنگ یا اپنے ریکارڈنگ کو ملاحظہ کریں.
کمپنی فائلوں میں اسٹور میٹنگ منٹ
ماضی کے اجلاسوں کے ساتھ میٹنگ منٹ کو فائل. آپ لمحے میں ایک بائنڈر میں رکھ سکتے ہیں، کمیٹی یا بورڈ کی طرف سے منظم اور تاریخی حکم میں. چونکہ اجلاس منٹ قانونی ریکارڈ ہیں، انہیں ہیڈ دفتر میں رکھیں.
اس ریکارڈ کو برقرار رکھنے کیلئے آپ نے میٹنگ سے بنا دیا ہے، جب تک کہ یہ آپ کی تنظیم کی پالیسی نہیں ہے. ایک بار جب آپ کے منٹ حتمی ہیں تو عام طور پر اس بیک اپ کو برقرار رکھنے کی ضرورت نہیں ہے، اور اس کے مواد حساس یا خفیہ ہوسکتے ہیں.
اگلے میٹنگ کے آغاز میں میٹنگ منٹ کاپی اور تقسیم کریں. یہ کاروبار کے پہلے مرحلے کے طور پر منظور کیا جائے گا.
تجاویز
-
اگر ضروری ہو تو میٹنگ ٹیمپلیٹس کا جائزہ لیں. مطالعہ کریں کہ کس طرح پرانے منٹ رکھے جاتے ہیں، یا "میٹنگ منٹس سانچے" کے لئے آن لائن تلاش کریں.
