مناسب کاروباری عقلی کو برقرار رکھنے کے سیکریٹریوں کے لئے یہ ضروری ہے کہ اکثر کاروباری یا ایک ایگزیکٹو کی پہلی تاثیر ہو جو کلائنٹ یا کسٹمر ہے. کاروباری تحریر کے کچھ عام قواعد و ضوابط کو ایک سیکرٹری کی مدد سے اس کے باس اور کمپنی کی سب سے زیادہ مثبت تاثر پیدا کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
سلوک
کام پر یا جب آپ کے مالک یا کمپنی کی افعال پر نمائندگی کرتے ہیں تو پیشہ ورانہ عمل ضروری ہے. بہت سے گاہکوں یا دیگر پیشہ ور افراد کو اس سیکرٹری کے ساتھ پیشہ ورانہ مہارت کے ایگزیکٹو کی سطح کو مساوات ملے گی اگر ایگزیکٹو موجود نہیں ہے. ہمیشہ ایک پتلی، کاروباری مناسب سلامتی کے ذریعے فون کا جواب دیں. ایک مسکراہٹ کے ساتھ زائرین کو مبارکباد دیں اور سجدہ کریں. جذباتی یا آسانی سے غصہ نہ کرو. ہر وقت ایک سنجیدگی سے، احترام مند رہنما برقرار رکھو.
لباس
بہت سے کمپنیوں کے پاس کاروبار کا لباس لباس کوڈ ہے جو سختی سے نافذ کردی جاتی ہے. یہاں تک کہ اگر آپ کی کمپنی اس طرح کے کپڑے کوڈ فراہم نہیں کرتی ہے، تو آپ کو ہمیشہ ایک دوسرے کے ساتھ پاک اور اچھی طرح سے شامل ہونا چاہئے. تنگ یا ظاہر کرنے والے کپڑے نہ پہننا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام سوٹ اور شرٹ صاف اور مناسب طریقے سے آئیں. مختصر سکرٹ نہ پہنیں. آپ کے جوتے کو کام کے ماحول کو فٹ ہونا چاہئے - کوئی جوتے یا فلپ فلاپس نہیں - اور کام کرنے کے لئے آرام دہ اور پرسکون رہیں. اگر آپ صنعتی ماحول میں کام کرتے ہیں تو آپ کو فلیٹ، بند پیر جوتے پہننے کی ضرورت ہوگی.
رسمی پتہ
ایک سیکرٹری ہمیشہ بااختیار طور پر سرپرستوں سے خطاب کرنا چاہئے. یہ آپ کے سپروائزروں کا احترام کرتا ہے اور پیشہ ورانہ کام کے ماحول کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے. عوامی جگہ یا میٹنگ ماحول میں جب آپ کے باس کا پہلا نام استعمال کرنے سے بازو. ہمیشہ "مسٹر" کا استعمال کریں یا "محترمہ" دوسرے کمپنی کے عملے کو خطاب کرتے وقت. اگر آپ کے مالک سے زیادہ آرام دہ اور پرسکون ایڈریس کا مطالبہ ہوتا ہے، جیسے اس کے پہلے نام یا عرفان کا استعمال کرتے ہوئے، صرف اس کا استعمال کرتے ہیں جب زیادہ نجی اور غیر رسمی ترتیب میں، جیسے ہی اپنے ذاتی دفتر میں موجود دیگر افسران موجود نہیں ہیں.
تنظیم
ایک سیکریٹری کے سب سے اہم کاموں میں سے ایک تنظیم کو برقرار رکھتا ہے. کاروباری آداب کے مقاصد کے لئے، صاف، منظم ورکشاپ برقرار رکھنا. اپنی میز پر یا آپ کے کام کے علاقے میں غفلت سے بچنے سے بچیں. اگر آپ کسی ایسے علاقے میں کام کرتے ہیں جہاں گاہکوں یا دوسرے ایگزیکٹوز کو میٹنگ کے انتظار میں کہا جا سکتا ہے، تو یقینی بنائیں کہ یہ علاقے بھی منظم ہے. پورے کام کے علاقے میں بکھرے ہوئے ذاتی اشیاء یا میگزین کو مت چھوڑیں. تمام خفیہ فائلوں اور ذاتی اشیاء کو زائرین کی نظر سے باہر رکھیں.
