جب آپ کسی اکاؤنٹنٹ کو ڈیبٹ اور کریڈٹس کے بارے میں بات کرتے ہیں، تو وہ عام طور پر اپنے مقامی بینک سے ڈیبٹ کارڈ یا کریڈٹ کارڈ کے بارے میں بات نہیں کرتے ہیں. ڈیبٹ اور کریڈٹ، اکاؤنٹنگ احساس میں، مطلب کچھ تھوڑا مختلف ہے. وہ اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشنز کو ریکارڈ کرنے کے ذریعہ خدمت کرتے ہیں، اور ان اندراجوں کو دوہری اندراج اکاؤنٹنگ کے طور پر جانا جاتا ہے جو کچھ کی بنیاد بناتا ہے.
ڈبل اندراج اکاؤنٹنگ پہلے 1400 ء میں استعمال کیا گیا تھا، اور ایک اطالوی ریاضی دانش نامہ لوکا Pacioli نے لکھا اور اس مضمون پر 1494 میں شائع کیا. کتاب اس کے دوست لیونارڈو دا ونسی کی طرف سے بیان کیا گیا تھا اور اکاؤنٹنگ نظام لکھتے ہیں جیسے اکاؤنٹنگ روزنامہ جات، آمدنی کا بیان، بیلنس شیٹ، دوہری اندراج اکاؤنٹنگ اور اکاؤنٹنگ کے نظام کی بنیاد پر بہت سی دیگر تصورات آج بھی اس دن کے استعمال میں ہیں.
اگرچہ میدان میں بہت سے Pacioli پر غور کرتے ہیں "اکاؤنٹنگ کے والد،" Pacioli کی کتاب شائع کیا گیا تھا کئی سالوں کے لئے اس کے ڈبل اندراج کے نظام کے کچھ فارم میں استعمال کیا گیا تھا، اگرچہ کوئی نہیں جانتا ہے کہ جب اکاؤنٹنگ نظام سب سے پہلے آیا تھا.
ڈیبٹ اور کریڈٹ کیا ہے؟
بزنس ٹرانزیکشن کے لئے اکاؤنٹنگ، جس میں بک مارک بھی کہا گیا ہے، اس بنیاد پر کام کرتی ہے کہ ہر نیا ٹرانزیکشن کاروبار کاروبار کی ریاست میں دو مختلف تبدیلیوں کا سبب بنتا ہے. مخصوص اکاؤنٹس اور کریڈٹ کے قوانین کا استعمال کرتے ہوئے اکاؤنٹنٹس، دو یا اس سے زیادہ بک مارک اکاؤنٹس میں ٹرانزیکشن ریکارڈ کرنے کے لئے ڈیبٹ اور کریڈٹ استعمال کرتے ہیں.
اکاؤنٹنگ دنیا کے باہر، لفظ کریڈٹ عام طور پر مثبت معنی ہے، جیسے اضافی کریڈٹ کام، یا مشکل کوشش کرنے کے لئے کریڈٹ حاصل. اکاؤنٹنٹس کے لئے، تاہم، صرف ڈیبٹ اور کریڈٹ کی نمائندگی کرنے والے ٹی اکاؤنٹ کے بائیں اور دائیں جانب ہیں، جو مندرجہ ذیل طریقے سے استعمال ہوتے ہیں.
جب اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشن بنانے اور داخل کرنے کے بعد، آپ ڈیبٹ اور کریڈٹ استعمال کرسکتے ہیں اس بات کا تعین کرنے کے لئے کہ کمپنی کے اندر آنے والے یا اس سے باہر آنے والے اکاؤنٹ میں ملوث اکاؤنٹس کیسے متاثر ہوتے ہیں. آپ انہیں ان سافٹ ویئر کی بنیاد پر اکاونٹنگ سسٹم میں داخل کرسکتے ہیں، جو اکاؤنٹنگ جرنل میں اعداد و شمار درج کرتے ہیں، جو ایک جرنل داخلہ بناتے ہیں. اکاؤنٹنگ سسٹم ان جرنل کے اندراج کو کمپنی کے مرکزی اکاونٹنگ ریکارڈ میں پوسٹ کرنے کے لئے قائم کیا جائے گا، جو جنرل لیجر کہتے ہیں.
آپ شاید ڈیبٹ اور کریڈٹ کے طور پر مختصر طور پر ڈیبٹ اور کریڈٹ دیکھیں گے. ان مختصر عارضیات کے لئے کوئی وضاحت نہیں کی جاتی ہے، لیکن کچھ یہ بتاتے ہیں کہ وہ ڈیبٹ ریکارڈ اور کریڈٹ ریکارڈ کے لئے کھڑا ہیں. دوسروں کو تاریخی اکاؤنٹنگ پر نظر آتے ہیں اور کہتے ہیں کہ وہ لاطینی الفاظ کے لئے کھڑے ہو جاتے ہیں.
ایک کریڈٹ ایک دو کالم اکاؤنٹ ریکارڈ کے دائیں طرف بنایا گیا ایک ٹرانزیکشن داخلہ کی نشاندہی کرتا ہے، جبکہ ڈیبٹ بائیں طرف بنائے جانے والے ایک ٹرانزیکشن اندراج کی نشاندہی کرتا ہے. یہ اکاؤنٹس ریکارڈ، جسے "ٹی اکاؤنٹس" کہتے ہیں، کہا جاتا ہے کہ ان کا نام کاغذ پر ٹی شکلیں ڈالا ہے، اور اکاؤنٹ کے نام سب سے زیادہ اوپر، جیسے "نقد" پر ایک ٹی اور "دفتری سامان" پر استعمال کیا جاتا ہے.
ہر ٹی اکاؤنٹ کے بائیں طرف ہمیشہ ڈیبٹ اندراجوں کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، اور ٹی کے دائیں طرف ہمیشہ کریڈٹ اندراج کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. ٹی اکاؤنٹس اکثر بنیادی تربیت کے آلے کے طور پر استعمال کیے جاتے ہیں تاکہ طالب علموں کو اس بات کو سمجھنے میں مدد ملے کہ ڈبل درجے کی اکاؤنٹنگ کس طرح کام کرتا ہے. T اکاؤنٹس آپ کو کاغذ پر لکھنے کے لئے کی اجازت دیتا ہے کہ کس طرح ایک ٹرانزیکشن کے ہر طرف عام لیجر کے مختلف اکاؤنٹس میں ریکارڈ کیا جاتا ہے. یہ طریقہ واحد انٹری اکاؤنٹنگ کے لئے کام نہیں کرتا.
یہ ٹی اکاؤنٹس عام لیجر میں ایک اکاؤنٹ کی نمائندگی کرنے کے لئے گرافیکل طریقہ ہیں، جو کمپنی کے اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشنز کے لئے اسٹوریج ریکارڈ ہے. بہت سے اکاؤنٹنٹس ٹی اکاؤنٹ اکاؤنٹس کا استعمال کرتے ہوئے کاغذ پر اکاؤنٹنگ اندراج لکھتے ہیں، ایک ٹرانزیکشن کو دوہری چیک کرنے کے لۓ اور اس بات کا یقین کر لیں کہ ڈیبٹس اور کریڈٹ صفر تک پہنچتے ہیں اور اکاؤنٹنگ مساوات متوازن ہیں.
ایک پیچیدہ اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشن شاید مختلف اکاؤنٹس پر درج کردہ اندراجات کی ضرورت ہو، اور لکھنا پڑھنے اور چیک کرنے کے لۓ کئی دستی ٹی ٹی اکاؤنٹس کے استعمال کی ضرورت ہوتی ہے.ایک بار پھر، یہ اس بات کی تصدیق کرتا ہے کہ یہ تمام ٹرانزیکشن کی ڈیبٹ اور کریڈٹ صفر سے توازن کو برقرار رکھتا ہے اور ٹرانزیکشن کے اندراجات کو ان اکاؤنٹنگ سسٹم کے جنرل لیجر میں ڈالنے سے پہلے کوئی غلطی نہیں ہے.
باقاعدگی سے روزانہ اکاؤنٹنگ کا کام، اکاؤنٹنٹ ٹی اکاؤنٹس استعمال کرنے کے بجائے جرنل کے اندراج کو براہ راست اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر میں بنائے گا.
کریڈٹ بیلنس کیا ہے؟
ایک کریڈٹ بیلنس ایک مخصوص اکاؤنٹ میں ڈالر کے توازن سے متعلق ہے، لیکن یہ کافی آسان نہیں ہے. جب کمپنی اپنے جنرل لیجر کو قائم کرتی ہے، تو یہ اکاؤنٹس کی چارٹ تخلیق کرتی ہے. یہ ہر اکاؤنٹ کی ایک فہرست ہے جس میں کمپنی مالی معاملات کو ریکارڈ کرنے کے لئے استعمال کرتی ہے، اور ان اکاؤنٹس میں اعداد و شمار بالآخر کمپنی کے مالی بیانات میں بہتی ہے.
ہر اکاؤنٹ میں "عام" توازن ہے؛ دوسرے الفاظ میں، یہ عام طور پر یا تو ڈیبٹ یا کریڈٹ توازن رکھتا ہے. مثال کے طور پر، فروخت اکاؤنٹ عام طور پر مثبت توازن رکھتا ہے، جو کریڈٹ توازن ہو گا. اس اکاؤنٹ کو بڑھانے کے لئے، آپ کریڈٹ داخل کر دیں گے. اگر آپ کے فروخت اکاؤنٹ میں ڈیبٹ یا منفی توازن موجود ہے تو، یہ تحقیقات کیلئے ایک اہم سرخ پرچم ہو گا. کچھ اکاؤنٹس مخالف طور پر برتاؤ کرتی ہیں، اور کریڈٹ توازن منفی ہو گا، جیسے کہ نقد اکاؤنٹس میں کریڈٹ داخل ہونے کے لئے نقد اکاؤنٹس کا توازن کم ہوجاتا ہے.
تمام اکاؤنٹس، چاہے ڈیبٹ یا کریڈٹ کی بنیاد پر، ایک اصول پر عمل کرتے ہیں جو اکاؤنٹنگ مساوات کہتے ہیں:
اکاؤنٹنگ مساوات: اثاثہ جات = مساوات + مالکان کی مساوات
یہ بنیادی مساوات پورے دوہری اندراج اکاؤنٹنگ نظام کو کمزوری دیتا ہے، اور جب ایک اندراج ایک اثاثہ کے اکاؤنٹ پر اثر انداز ہوتا ہے تو، اس کے ساتھ ساتھ مساوات یا مالکان کے مساوات کے اکاؤنٹ میں بھی اثر انداز ہوتا ہے، توازن میں مساوات رکھنے کے لئے. ڈیبٹ اور کریڈٹ ڈبل داخلہ نظام میکانیزم ہے جو توازن میں مساوات رکھنے میں مدد ملتی ہے.
ایک کریڈٹ داخل ہونے کے بعد معمولی کریڈٹ بیلنس کے ساتھ اکاؤنٹس بڑھ جاتے ہیں. آمدنی کمپنیوں یا آمدنی میں آتی ہے، جیسے اثاثوں کی فروخت جیسے فوائد کے ذریعہ فروخت شدہ سامان، فروخت کی اکاؤنٹس اکاؤنٹس ہیں اور وہ کریڈٹ داخلہ کا استعمال کرتے ہوئے اضافہ کے طور پر درج کی جاتی ہیں. بیلنس شیٹ پر، ایک کریڈٹ اندراج ذمہ داری اور مالکان کے مساوات کے اکاؤنٹس میں اضافہ کرے گا.
ڈیبٹ بیلنس کیا ہے؟
عام ڈیبٹ بیلنس کے ساتھ اکاؤنٹس میں آمدنی کے بیان پر توازن شیٹ اور اخراجات کے اکاؤنٹس پر اثاثہ شامل ہیں. اس کا مطلب ہے کہ ڈیبٹ اندراج ان اکاؤنٹس کے توازن میں اضافہ کرتا ہے. اخراجات کے اخراجات میں اجرت کی اخراجات، سود خرچ، سامان کی اخراجات اور دیگر دفتر سے متعلق اخراجات شامل ہیں.
ڈیبٹ اور کریڈٹ کو براہ راست رکھنے کے لئے یہ آسان نہیں ہے، لیکن ہر بار جب آپ خرچ کرتے ہیں تو آپ اخراجات اکاؤنٹ میں ڈیبٹ کرنے کے بارے میں سوچ سکتے ہیں.
کیا ڈیبٹ بیلنس مثبت یا منفی ہے؟
فوری جواب یہ ہے کہ اس پر منحصر ہے. اثاثہ اکاؤنٹ کے لئے عام توازن ایک ڈیبٹ بیلنس ہے، اور یہ بھی مثبت رقم ہے. مثال کے طور پر، بیلنس شیٹ پر نقد اکاؤنٹس میں ایک مثبت، مثبت ڈیبٹ بیلنس ہے اگر کمپنی میں بینک میں نقد رقم ہے.
دوسری طرف، جب آپ آمدنی کے بیان پر اخراجات کے حسابات پر غور کرتے ہیں، تو یہ اکاؤنٹس بھی ایک ڈیبٹ بوازنہ ہیں، لیکن اس کے بجائے، یہ ایک منفی نمبر یا فرم کی طرف سے ادا کردہ رقم کی نمائندگی کرتا ہے.
اس رقم کو کریڈٹ کرنے کا کیا مطلب ہے؟
جب آپ کسی رقم کو کریڈٹ کرتے ہیں، تو آپ ڈیبٹ کی مخالفت کے طور پر، ایک کریڈٹ کے طور پر اکاؤنٹ میں ایک اندراج کرتے ہیں. اگر آپ کسی ذمہ داری کے اکاؤنٹ کو کریڈٹ کرتے ہیں، تو آپ اس کے توازن میں اضافہ کریں گے. مثال کے طور پر، اگر آپ $ 100 تک اکاؤنٹس پر کریڈٹ ادا کرتے ہیں کیونکہ آپ کسی کسٹمر کو کریڈٹ بڑھانے کے لۓ، آپ نے آپ کے اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی اکاؤنٹ میں توازن بڑھایا ہے. آمدنی کے بیان پر، اگر آپ اپنے سیلز کے آمدنی کا اکاؤنٹ کریڈٹ کرتے ہیں، تو آپ نے اس سے بھی بڑھ کر اس میں اضافہ کیا ہے کیونکہ سیلز کا اکاؤنٹ معمول کریڈٹ توازن ہے، اور کریڈٹ اندراج اس میں اضافہ کرتی ہیں.
اگر آپ اکاؤنٹ میں ایک ڈیبٹ بیلنس کے ساتھ ایک کریڈٹ اندراج کرتے ہیں، جس میں آمدنی کے اکاؤنٹس پر بیلنس شیٹ اور اخراجات کے اکاؤنٹس پر اثاثہ اکاؤنٹس شامل ہیں، اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ اکاؤنٹ کا توازن کم کر رہے ہیں. مثال کے طور پر، کہتے ہیں کہ آپ نے سامان خریدنے کے لئے $ 50 نقد رقم ادا کی ہیں. کریڈٹ انٹری بنانے کے لۓ آپ نقد اکاؤنٹس کو کم کر دیں گے کیونکہ نقد ایک معمولی ڈیبٹ بیلنس اکاؤنٹ ہے.
Contra اکاؤنٹس کیا ہیں؟
کنرا اکاؤنٹس جنرل لیجر اکاؤنٹس ہیں جو عام ڈیبٹ اور کریڈٹ اکاؤنٹس کے برعکس کام کرتے ہیں. مثال کے طور پر، ایک کنراہ اثاثہ کا اکاؤنٹ ایک عام کریڈٹ توازن ہے، جہاں باقاعدگی سے اثاثہ کا حساب ایک معمول ڈبٹ توازن ہے. Contra اکاؤنٹس باقاعدگی سے اکاؤنٹس آفسیٹ کرنے کے لئے کام کرتے ہیں، اور وہ اکاؤنٹنگ ریکارڈوں میں رہنے کے لئے اصل توازن کو روکنے کے لئے کی اجازت دیتے ہیں جبکہ غیر فعال مقدار میں رپورٹنگ بھی کرتے ہیں.
مثال کے طور پر، اکاؤنٹس وصول کرنے والا اکاؤنٹ ہے جس میں "شکوک اکاؤنٹس کے لئے الاؤنس" کہا جاتا ہے. "اکاؤنٹس وصول کرنے والے اکاؤنٹس میں توازن تنازع کرنے والے کسٹمر بلوں کی نمائندگی کرتا ہے جو ابھی جاری نہیں ہے. شکوک اکاؤنٹس کے لئے الاؤنس رقم کی نمائندگی کرتا ہے جس کی وجہ سے کمپنی سوچتا ہے کہ اسے ادائیگی کبھی نہیں ملتی. یہ رقم اکثر اکاؤنٹس وصول کرنے والی بیلنس کا ایک چھوٹا سا حصہ ہے.
اکاؤنٹس وصول کرنے والا اکاؤنٹ $ 30،000 کی معمولی ڈیبٹ کا توازن ہے. شکوک اکاؤنٹس کے لئے الاؤنس $ 2،000 کا عام کریڈٹ توازن ہے. یہ دو اکاؤنٹس ایک دوسرے کو آفسیٹ کرتے ہیں، آپ کے پاس وصول ہونے والے اکاؤنٹس میں $ 28،000 کا خالص ہے. ان دو اکاؤنٹس کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو اصل اکاؤنٹ اکاؤنٹس وصول کرنے کی بھی اجازت دیتی ہے اور اس سے $ 2،000 کی طرف سے آپ کو آفسیٹ ہونے کے قابل ہونے کی اجازت ملے گی جسے آپ جانتے ہیں کہ شاید آپ کو کبھی بھی ممکنہ طور پر موصول نہیں ہوسکتا ہے، آپ کو اس رقم کو جو نقد رقم میں بدل جائے گی.
دیگر کنکریٹ اکاؤنٹس موجود ہیں، اور وہ ہمیشہ ایک پارٹنر ہیں. مثال کے طور پر، جمع ہراساں کرنا ایک کنکریٹ اثاثہ اکاؤنٹ ہے، اور یہ مقررہ اثاثہ کے پلانٹ اور آلات کا اکاؤنٹ سے منسلک ہے. سیلز کے اکاؤنٹ میں آمدنی اور گراؤنڈوں کا نامکمل آمدنی کا اکاؤنٹ ہے.
آزمائشی بیلنس کا استعمال کرتے ہوئے
اکاؤنٹنٹ ایک ڈبلیو اندراج اکاونٹنگ سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے آزمائشی توازن کو ایک رپورٹ جمع کرتے ہیں جب کہ تمام اندراجات کو صحیح طریقے سے بنایا گیا ہے. آزمائشی توازن ہر اکاؤنٹ کی کمپنی کے جنرل لیجر اور ہر اکاؤنٹس کے توازن میں درج کرتی ہے. ڈبل اندراج اکاونٹنگ کا استعمال کرتے وقت، آپ کو ہر کریڈٹ انٹری آفسیٹ کرنے کے لئے ڈیبٹ اندراج کرنا ضروری ہے، اور وابستہ. اگر آپ سامان کی فروخت کے لئے نقد رقم وصول کرتے ہیں تو، آپ کو کریڈٹ اکاؤنٹ میں کریڈٹ داخلہ میں اضافہ ہو گا، اور آپ کریڈٹ داخلہ کا استعمال کرتے ہوئے اپنے نقد اکاؤنٹس کو بھی بڑھا دیں گے. تمام ڈیبٹ اور کریڈٹ ایک دوسرے کو براہ راست آفسیٹ کرنا ضروری ہے.
جب آپ آزمائشی توازن کی رپورٹ دیکھیں تو، تمام اندراجات کو ایک دوسرے کو آفسیٹ کرنا چاہئے تاکہ رپورٹ صفر کے توازن میں ہو. اگر مقدمہ کی توازن کسی دوسرے کے پاس ہے تو، ایک غلط یا نامکمل اندراج بنا دیا گیا ہے اور مقرر کیا جاسکتا ہے.
کچھ غلطیاں ایک آزمائش کے توازن کو دیکھ کر تلاش نہیں کی جا سکتی ہیں، مثال کے طور پر، اگر ڈیبٹ اور کریڈٹ ایک دوسرے کو آفسیٹ کرتے ہیں لیکن غلط اکاؤنٹس میں بنائے جاتے ہیں. اگر آپ کسی بھی ٹرانزیکشن میں داخل ہونے کی نظر انداز نہیں کرتے ہیں، تو آپ اس آزمائش کو آزمائشی نہیں کر سکیں گے. اس کے علاوہ، اگر مختلف ڈیبٹ اور کریڈٹ کی غلطیوں کی بناء پر بنا دیا گیا ہے اور وہ صرف ایک دوسرے کو اکاؤنٹنگ آفسیٹ کرنا چاہتے ہیں، تو وہ ایک آزمائشی توازن پر نہیں پائے جائیں گے.
