آپ کی کمپنی کی بلنگ کے طریقہ کار کو تبدیل کرنے پر اثر انداز ہوسکتا ہے کہ آپ کتنے گاہکوں کے ساتھ کاروبار کرتے ہیں. آپ طے شدہ انوائس کی تاریخوں کو صرف تبدیل نہیں کرسکتے ہیں، بغیر ادائیگی کرنے والی مقدار بڑھانے یا اپنے صارفین کو پیشگی اطلاع دینے کے بغیر آپ کے شرائط کو نظر انداز کر سکتے ہیں. ورنہ، آپ کو کال، شکایات، آمدنی کا نقصان اور منفی تبصرے کے امکانات کا سامنا کرنا پڑتا ہے. جس خط کو آپ اپنے گاہکوں کو بھیجتے ہو وہ کرافٹ کریں تاکہ یہ آپ کی نئی پالیسیوں کے "کون، کون، اور کہاں" کے مکمل جوابات فراہم کرے.
مقصد واضح کریں
طرز عمل کی رسمی اعلانات کی رسمی اعلانات معلومات کے ذریعہ کے واضح بیانات کے ساتھ کھولیں، آبادی پر اثر انداز ہوتی ہے اور تبدیلی کی نوعیت. اس مقصد کو پورا کرنے کے لۓ، آپ کی کمپنی کو خط کا نشان استعمال کرتے ہیں تو وصول کنندہ کو فوری طور پر آپ کی شناخت جانتی ہے. اگر آپ اپنے پیغام کو لفظ مینی پروجیکٹ سافٹ ویئر کے طور پر میل مل منصوبے کے طور پر مقرر کرتے ہیں تو، آپ کو ہر خط میں اپنی مرضی کے مطابق سلامتی کو شامل کیا جا سکتا ہے تاکہ خوفناک "پیارے ویلنٹائن کسٹمر" کے تعارف سے بچنے کے لۓ کسی بھی پیغام کو خارج کردیں. وصول کنندہ کے کاروبار کیلئے آپ کی تعریف کی توثیق کریں اور ایک مختصر پہلے پیراگراف میں پالیسی کی بنیادی باتیں بیان کریں. مثال کے طور پر، آپ اعلان کر سکتے ہیں "چونکہ ہم آپ کو ایک کسٹمر کے طور پر قدر کرتے ہیں، ہم آپ سے رابطہ کر رہے ہیں کہ آپ ہمارے بلنگ کے طریقہ کار میں آئندہ تبدیلی کے بارے میں مطلع کریں جو آپ کے ساتھ آپ کے اکاؤنٹ پر اثر انداز کرے."
تفصیلات فراہم کریں
آپ کے مواصلات کے مجموعی طور پر متعارف کرانے کے بعد، اگلے پیراگراف میں نقطہ نظر حاصل کریں. وضاحت کریں کہ ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر - آنے والی تبدیلی اور نئے قوانین پرانے سے کیسے مختلف ہیں. گاہکوں کو یہ جاننا چاہتا ہے کہ آپ کی پالیسیاں ان پر کیسے اثر انداز کرتی ہیں. اگر آپ واضح، منطقی وضاحت فراہم کرنے میں ناکام رہے ہیں تو یہ تمام واضح سوالات کا جواب دیتی ہیں، آپ کے فون وصول کنندگان کے میل باکسز میں پہنچنے کے تھوڑی دیر بعد آپ کو فون شروع کردیے گی. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ نے تمام لازمی تفصیلات کو خطاب کیا ہے، اپنے پروٹوٹائپ مراحل میں اپنے خط کو پڑھنے کے لئے دوستوں، ساتھیوں یا دیگر باہر سے پوچھیں اور اپنے پیغام کو ان سوالات کی روشنی میں نظر انداز کریں.
وقت کی توثیق کریں
جب تبدیلیوں کو اثر انداز ہوتا ہے تو بالکل ٹھیک ہے. اگر گاہکوں کو مخصوص مہینے کے بلنگ سائیکل کے ساتھ مؤثر طریقے سے ادائیگی کرنے والے ایڈریس کا استعمال کرنا شروع ہوتا ہے، تو انہیں بتائیں کہ "آپ مہینے اور سال کی ادائیگی کے ساتھ، آپ کو چیک ایڈریس بھیجیں." اگر گاہکوں کو ادائیگی کی شرائط میں تبدیلی نظر آتی ہے، تو انہیں بتائیں کہ "ہم مہینہ اور سال کے مطابق آپ بائیں سے نمبر تک آپ کے کم سے کم ادائیگی میں اضافہ کر رہے ہیں." الجھن سے بچنے کے لئے، اس وقت کے بیان کو استعمال کریں کہ تبدیلی کو دوبارہ اور ایک مکمل تاریخ فراہم کریں تاکہ آپ کا خط گاہکوں کی فائلوں کے قابل مستقبل کا حوالہ بن جائے.
اسے سرکاری بنائیں
اپنے خط کو بند کرنے سے پہلے، یہ ایک مضبوط اور دوستانہ طریقے سے واضح کریں کہ آپ کی تبدیلی اختیاری شرائط کی نمائندگی نہیں کرتی. گاہکوں کو یہ احساس ہونا چاہئے کہ وہ آپ کے طریقہ کار سے نکلنے کے لۓ، اپنے اکاؤنٹس کو بند کرنے کے سوا نہیں کرسکتے ہیں، اور تبدیلی کے تاریخ سے پہلے آپ کے کاروبار کو جاری رکھنے کی تصدیق کی جاتی ہے کہ وہ آپ کے نئے قواعد کے مطابق رہیں گے. اپنے نام اور رابطے کی معلومات فراہم کریں، یہاں تک کہ اگر آپ سب کے خطوط کے حصے کے طور پر نظر آتے ہیں، اور زور دیتے ہیں کہ اگر آپ کے پاس سوالات یا تبصرے ہیں تو آپ گاہک کے کالوں کا خیر مقدم کرتے ہیں.
