دستاویزی ذاتی، مالیاتی اور عام ڈیٹا کی مجموعی دنیا میں روزانہ کی زندگی کا ایک حصہ ہے، اور اس کے نتیجے میں، یہ صرف مناسب ہے کہ دستاویزات کو سنبھالنے کے طریقوں پر باقاعدگی سے آڈٹ کئے جاتے ہیں. آڈٹ سے پتہ چلتا ہے کہ کیا اقدامات لاگو کئے جا رہے ہیں، طریقوں کو تبدیل کیا جانا چاہئے، اور اس طرح کے تبدیلیاں کرنے کے طریقے.
تدارکاتی طریقہ کار
ایک تنظیم کو باقاعدگی سے اس بات کی توثیق کرنا چاہئے کہ دستاویزات کی خریداری کے لئے اس کا طریقہ کار عمل کیا جائے. آڈٹ اس بات سے ظاہر ہوتا ہے کہ اگر تنظیم میں دستاویزات کا انتظام کرنے کا طریقہ ہے، تو لازمی اہلکاروں کی طرف سے ضروری دستاویزات منظور کئے جائیں گے اور کس طرح مؤثر طور پر تبدیلیوں کا حل سنبھال لیا جاتا ہے. آڈٹ کے اس حصے کو بھی ظاہر ہوتا ہے کہ کس طرح قابل رسائی دستاویزات ہیں.
دستاویز اسٹوریج
دستاویزات کو ہارڈ کاپی یا کمپیوٹرائزڈ فائلوں کے طور پر ذخیرہ کیا جا سکتا ہے. آڈٹ اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ تنظیم کی ضروریات کے مطابق ریکارڈ سٹوریج سسٹم قائم کیے جاتے ہیں. آڈٹ کو یہ بھی دکھایا جانا چاہئے کہ کتنی دیر تک فائلوں پر سخت کاپی اور کمپیوٹرائزڈ دستاویزات رکھے جائیں. آڈٹ کو اس بات کا تعین ہونا چاہیے کہ دستاویزات اچھی حالت میں رکھے جائیں اور نقصان، خرابی یا نقصان سے محفوظ رہیں.
دستاویزات کی تفصیل
آڈٹ کو اس بات کی تصدیق کرنا چاہئے کہ کس طرح دستاویزات تنظیم کے دائرہ کار نظام میں بیان کی گئی ہیں. دستاویزات نام، نمبر یا وضاحتی شکل میں درج کی جاسکتی ہے. ایک دستاویز میں ایک مختصر، متعلقہ وضاحت ہوسکتی ہے تاکہ اسے تلاش کرنا آسان ہو. آڈٹ کو پتہ چلتا ہے کہ دستاویزات کو نسخہ ورژن نمبر اور نظر ثانی شدہ تاریخ کے ذریعے درج کیا جاتا ہے.
