ویزٹر کی لغت ایک فرد یا ایک گروہ کو تحریر یا چھپی ہوئی پیغام کے طور پر ایک خط کی وضاحت کرتا ہے، جو عام طور پر میل کے ذریعہ بھیجا جاتا ہے. ظاہر ہے، ہماری الیکٹرانک عمر میں، ای میل کے جسم میں یا ایک منسلک کے طور پر یا تو ای میل کے ذریعہ بہت سے حروف منتقل ہوتے ہیں. اس رجحان کے باوجود، کاروباری خطوط روایتی افعال جاری رہتی ہیں. اس طرح، یہ اہم ہے کہ کاروباری دنیا میں ان لوگوں کو کاروباری ساتھیوں کے ساتھ صحیح تاثر بنانے کے لئے ان کاموں کو جانتا ہے.
سیلز
کیلیفورنیا سٹیٹ یونیورسٹی آف بزنس اینڈ سٹیٹکس آف اسکول آف پروفیسر ایمیریٹس اور گارڈنر-ویب کالج کے ایسوسی ایٹ پروفیسر پروفیسر ایمیریٹس ریاستی کینیت زمر، ریاست الیکٹرانک کاروبار کرنے کے رجحان کے باوجود، "روایتی فروخت کے خطوط جدید کاروبار کا ایک اہم ذریعہ ہیں." براۓ ہل اسکول آف مینجمنٹ. اس کے علاوہ، زمر اور کیمپ برقرار رکھتا ہے کہ زیادہ سے زیادہ کاروباری حروف اصل میں فروخت کے خطوط ہیں کیونکہ ان کا مقصد مقصد وصول کرنے والوں کو یا تو سامان یا خدمات کی فروخت کو فروغ دینا ہے. فروخت کے حروف کے پانچ اہم مقاصد ہیں:
- وصول کنندہ کی توجہ کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے لئے.
- وصول کنندہ کے ساتھ دوستانہ تعلقات قائم کرنے کے لئے.
- وصول کنندہ کی خریداری کے مقاصد سے اپیل کرنے کے لئے.
- کارروائی کرنے کے لئے وصول کنندہ کو قائل کرنے کے لئے.
- عمل لینے کے لۓ وصول کنندہ کو فراہم کرنے کے لئے.
تعلقات عامہ
عوامی تعلقات کے کسی بھی کوشش کا مقصد ھدف شدہ سامعین کے عقائد، رویوں یا اعمال پر اثر انداز کرنا ہے. عوامی تعلقات سے متعلق خط کے ساتھ معاملہ ہے، مثلا میلن ایل ڈیفلیور اور ایوریٹ ای ڈینس کو "ماس مواصلات: ایک لبرل آرٹس کے نقطہ نظر کو سمجھنے کے لئے" کی وضاحت. "پی آر کا خط کا بنیادی مقصد یہ ہے کہ کمپنی کے مثبت سامعین کے اثر کو متاثر کرے. یا تنظیم
عوامی تعلقات کے خطوط کے کچھ مثالیں ایسے ہیں جو مندرجہ ذیل اہداف کو پورا کرنے کی کوشش کرتے ہیں.
- نئے کاروبار کو فروغ دیں.
- گاہک کو چارج اکاؤنٹس کھولنے کے لئے مدعو کریں.
- اپنے کاروبار کے لئے گاہکوں کا شکریہ.
- کمیونٹی کو ممکنہ گاہکوں میں خوش آمدید.
- ایک خصوصی فروخت یا خدمت کا اعلان کریں.
- کمپنی کی خدمات کو استعمال کرنے کے لئے حوصلہ افزائی پیش کرتے ہیں.
درخواستیں اور جوابات
سب سے زیادہ معمول کاروباری خطوط ایک درخواست کرتے ہیں یا ایک، زمر اور کیمپ ریاست کا جواب دیتے ہیں. درخواست کے خطوط کی مثالیں ایک میٹنگ روم کو محفوظ رکھنے، قیمت کی قیمت کی درخواست، بلنگ کے بیانات سے متعلق مطالبہ اور تقرری قائم کرنے میں شامل ہیں. اس کے باوجود، زمر اور کیمپ کو مشورہ دیا جاتا ہے کہ یہ معمولی خط "باقاعدہ طور پر علاج نہ کریں." لہذا آپ کو ایک درخواست جمع کرنے یا کسی کو جواب دینے پر مخصوص ہدایات پر عمل کرنا چاہئے:
- مکمل معلومات فراہم کرو.
- ناقابل قبول درخواستوں کو کبھی نہ بنائیں.
- درست اور درست ہو.
- کبھی متفق نہ رہو.
دعوی اور ایڈجسٹمنٹ
گاہکوں نے کبھی کبھی غلط سروس یا مصنوعات کے بارے میں شکایت کی ہے. جب ایسے مواقع پیدا ہوتے ہیں تو، کاروباری اداروں کو ایڈجسٹمنٹ بنانے کے لۓ بات چیت کرنے کا جواب دینا چاہیے. اضافی طور پر، کاروباری اداروں کو بھی دعوی خط لکھتے ہیں، جیسے جب سپلائر درست مصنوعات بھیجنے میں ناکام ہوجاتا ہے یا اسے بالکل نہیں بھیجتا ہے. تاہم، زمر اور کیمپ کہتے ہیں کہ آیا دعوی یا ایڈجسٹمنٹ کا جواب دینے یا جمع کرنے کے لۓ، آپ کو مندرجہ ذیل قواعد کو ذہن میں رکھنا چاہئے:
- یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس تمام حقائق ہیں.
- دعوے کی وضاحت کرتے وقت درست اور مکمل کریں.
- پراسرار، دھمکی دینے یا مطالبہ کرنے سے بچیں..
- خوش رہو
- ایک مناسب حل تجویز کریں جو تمام متعلقہ جماعتوں سے متفق ہوں گے.
سوشل مواصلات
خصوصی مواقع پر کاروباری کارکنوں کو مبارک باد ایک "عام عدالت اور روایت"، جممر اور کیمپ لکھنا ہے. ملازمتوں کو بھی تعزیت کے خطوط بھی بھیجنا چاہئے جب کسی ساتھی کو نقصان یا تنازعہ مل جائے، فوری طور پر رسمی دعوت نامے پر جواب دیں، ریٹائرمنٹ کو تسلیم کریں اور تحائف، مہمانیت یا خصوصی علاج کے لئے شکرگزار اظہار کریں. اس طرح کے حالات کو تسلیم نہیں کرتے اس کمپنی کو برا روشنی میں پیش کرتا ہے.
صحیح طریقے سے خطوط کی شکل کو یقینی بنائیں:
- کمپنی کے خطوط کا استعمال کریں.
- صفحے کے دائیں جانب خطاط کی تاریخ کو سیدھ کریں.
- صفحے کے نچلے حصے پر وصول کنندہ کا نام، سرکاری عنوان، اور پتہ رکھیں، بائیں بائیں.
- مثال کے طور پر، ایک کالا، ایک کالا نہیں کے ساتھ سلامتی کی پیروی کریں: پیارے مسٹر جونز،
- سلامتی اور خط کے پہلے پیراگراف کے درمیان اور ہر پیراگراف کے درمیان دوہری جگہ. تاہم، ایک ہی جگہ جسم کے ہر پیراگراف.
- ریفرنس ابتداء، کاپی نوٹیفکیشن وغیرہ شامل نہ کریں.
