پروپوزل کی گذارش، جسے آر ایف پی کے طور پر بھی جانا جاتا ہے، ایک دستاویز ہے جسے آپ تخلیق کرتے ہیں جب آپ کو آپ کے کاروبار کے لئے نئے سامان یا خدمات خریدنے کی ضرورت ہے. آر ایف پی آپ کی مخصوص ضروریات کو ممکنہ وینڈرز کے ساتھ منسلک کرتا ہے اور ان کو دعوت دیتا ہے کہ وہ آپ کے جائزے کے لۓ بولی جمع کرنے کے لۓ، آپ کو اپنے بیچنے والے کو منتخب کرنے کے لۓ اپنے کاروبار کے بہترین سروس فراہم کرسکیں. جبکہ آر ایف پی کے لکھنے کے لئے کوئی معیاری شکل نہیں ہے، یہ مرحلہ وار ہدایات آپ کو کسی بھی کاروباری ضرورت کے لئے ایک مؤثر اور واضح آر ایف پی بنانے میں مدد ملتی ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کمپیوٹر پروسیسنگ پروگرام کے ساتھ
-
پرنٹر (میلنگ کے لئے)
-
کاغذ (میلنگ کے لئے)
-
لفافے / ڈاک (میلنگ کے لئے)
-
انٹرنیٹ تک رسائی (ای میل کے لئے)
اپنی ضروریات کا تعین کریں. آپ کچھ وقت گزارنا چاہتے ہیں جو آپ بالکل اس کے بارے میں بتاتے ہیں اور آپ اس کے لئے ادائیگی کرنے کے خواہاں ہیں. ایک آر ایف پی آپ کے لازمی "ضروریات سے متعلق" (آپ کی ضروریات) اور آپ کے "اچھا سے ہیلو" (آپ کی مرضی) دونوں کو احاطہ کرے گا، لیکن اس بات کو یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے کاروبار کو حاصل کرنے کے لئے کسی وینڈر کو فراہم کرنے یا فراہم کرنا ہوگا.. یہ عمل کا ایک لازمی حصہ ہے- اگر آپ اپنی ضروریات کو واضح طور پر بیان نہیں کرسکتے ہیں تو، آپ کو ان پیشکشوں کو پورا نہیں کرنا ہوگا جو ان کی ضروریات کو پورا کرنے کے لۓ.
ایک نقطہ نظر کا مسودہ. ایک بار پھر، جب کسی آر ایف پی کو کس طرح تحریر کرنے کے لئے کوئی سخت اور تیز قواعد موجود نہیں ہیں، تو آپ سب سے درست اور مخصوص معلومات فراہم کرسکتے ہیں. بہت کم از کم، آپ شاید اپنے ہیڈر ہیڈرز کا تعارف کرتے ہیں جو تعارف میں شامل ہیں (نہ صرف آپ کی کمپنی کا متعارف کرایا ہے، لیکن منصوبے / ضرورت اور آپ کس طرح اس کی ضرورت کو دیکھنا چاہتے ہیں)، ضروریات (" -to-haves ")، منتخب کردہ معیار آپ استعمال کرتے ہیں جسے آپ بولی، بجٹ (آپ کتنا خرچ کرنے کے لئے تیار ہیں)، اور ٹائم لائنز (آپ کو اس طرح کی کیا ضرورت ہے) کی پیشکش کی جائے گی. آپ یہ محسوس کرسکتے ہیں کہ آپ اپنے مخصوص آر ایف پی کے لئے ضروریات کے طور پر شامل کریں یا کم کریں گے، یا اضافی معلومات کے لئے سبسکرائب بھی شامل کریں.
اپنی ضروریات کے سیکشن کو حل کریں. یہ عام طور پر سب سے طویل حصے اور سب سے زیادہ توجہ کی ضرورت ہوتی ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے کیا ضرورت کی ہے، نہیں، آپ کو اس کی ضرورت کی ضرورت ہے- جب تک کہ پروجیکٹ کا عمل مخصوص اور لازمی حصہ نہیں ہے. اس کے علاوہ، واضح الفاظ استعمال کریں کہ آپ کے "حرفوں کو" (استعمال کرے گا، ضروری ہے، اور ضرورت) اور "اچھا سے ہفاوں" (شاید، کرسکتے ہیں، اور اختیاری) کے درمیان فرق کرنے کے درمیان.
اپنے آر ایف پی کو لکھیں. اگر آپ مصنف کے بلاک ہیں تو آپ نمونہ آر ایف پی کے لئے آن لائن تلاش کر سکتے ہیں.
سپیلچیک اور اپنے آر ایف پی کو ثبوت دیں. کچھ صنعتوں میں، ایک غلط ڈس کلیمر نقطہ ایک بہت بڑا فرق کر سکتا ہے.
اپنے آر ایف پی کو تقسیم کریں. آپ اسے ممکنہ وینڈرز کے ساتھ ای میل یا ای میل کرسکتے ہیں جن سے آپ واقف ہیں، یا یہ آپ کے کمپنی کی ویب سائٹ پر رکھتے ہیں، جیسے دوسرے طریقے سے دستیاب ہیں.
اپنے جیتنے والے بولی کو منتخب کریں.
تجاویز
-
آپ کے منصوبے یا خدمت کی ضرورت سے پہلے اپنے RFP 8 - 10 ہفتوں کو تیار کریں. اس وقت پروپوزلوں کو فلٹر کرنے اور بہترین فیصلہ کرنے کا فیصلہ کرنے کا وقت دیتا ہے.
پیشگی فیصلہ کریں جیتنے والی بولی کا تعین کرنے کے لئے آپ کونسی انتخابی معیار استعمال کریں گے. تمام کمپنیاں مختلف طاقت رکھتے ہیں اور ان کی تجویز ان قوتوں کو کھیلنے کے لئے تیار کریں گی. کیا آپ کو بہترین قیمت، سب سے زیادہ تجربہ کار وینڈر، یا تیز رفتار ٹرنارڈ وقت لگ رہا ہے؟
آپ وینڈرز کو اپنی مخصوص تجاویز یا شکل میں تیار کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے، لیکن ان کی ضروریات کو RFP میں بتائیں.
انتباہ
فروغ عام طور پر اپنے صنعتوں میں ایک عام عمل کے طور پر اپنی اپنی پیشکش / بولی کو تیار کرنے کی ادائیگی کرتا ہے. تاہم، آپ یہ واضح طور پر اپنے آر ایف پی میں واضح کرنا چاہتے ہیں.
