آپ چاہتے ہیں کہ آپ کے ملازمین کو اپنے اختتام پر چھٹی کے وقت کا فائدہ اٹھانا پڑے گا، لیکن یہ آپ کا کام ہے کہ آپ کو سال بھر میں تمام محکموں میں ملازمت ملے تاکہ عام کاروبار جاری رہ سکے. ملازم کی چھٹیوں کو منظم کرنے کا واحد طریقہ ماسٹر چھٹی کیلنڈر بنانا ہے. آپ شیڈولز کا موازنہ کرنے کے لئے آن لائن سافٹ ویئر کے مختلف پروگراموں یا اپنے کمپیوٹر پر استعمال کرسکتے ہیں اور ملازم چھٹی کے وقت کو مناسب طریقے سے منظم کرسکتے ہیں. اگر آپ اس طریقہ کو پسند کرتے ہیں تو آپ کاغذ کیلنڈر بھی رکھ سکتے ہیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کیلنڈر پروگرام
-
کیلنڈر سانچے
الیکٹرانک کیلنڈر
اپنے کمپیوٹر یا انٹرنیٹ پر منتخب کردہ کیلنڈر سافٹ ویئر پر جائیں. لفظ پروسیسنگ پروگرامز، کیلنڈر سافٹ ویئر یا آن لائن پروگرام سمیت الیکٹرانک کیلنڈر بنانے کے لئے کئی پروگرام دستیاب ہیں.
نیا کیلنڈر شامل کرنے کا اختیار منتخب کریں، اور کمپنی کے ماسٹر چھٹی کیلنڈر کے لئے ایک نام شامل کریں. سوفٹ ویئر کے انتخاب پر اپنے ہارڈ ڈرائیو پر یا آپ کے نیٹ ورک یا انٹرنیٹ پر مطلوب مقام پر محفوظ کریں. کسی بھی دن یا ہفتوں کو بلاو کہ ملازمین چھٹیوں سے نہیں لے سکتے یا اس اختیار کے مینیجر کو مطلع نہ کرسکیں.
اپنے انتخاب شدہ سافٹ ویئر کے لئے پروفائل بنائیں جو استحقاق اور اختیارات کا تعین کرتے ہیں لوگوں کو. مثال کے طور پر، آپ اور آپ کے بیک اپ کو تمام تبدیلیوں کے لۓ عالمی انتظامی حقوق کی ضرورت ہوتی ہے لیکن مینیجرز کو صرف آغاز کے ساتھ واقعات کو شامل کرنے اور اس وقت کو روکنے کی ضرورت ہے جو آپ بعد میں منظور کرتے ہیں. پروگرام میں صارفین اور ان کے صارف ناموں کو شامل کریں اور انہیں درست پروفائل منسلک کریں. مینیجرز کو انفرادی پاسورڈز بنانا، یا ایک عام ایک ایسی چیز شامل کریں جو وہ تبدیل کرسکتے ہیں. آخر میں، تمام ملازمین کو کیلنڈر تک رسائی حاصل کرنے کے لئے، پروفائل اور پاسورڈ کو صرف دیکھنے والے اختیارات کے ساتھ بنائیں جو کوئی ملازم استعمال کرسکتا ہے. اگر آپ کے پاس بہت ملازم ہیں، آپ شاید کئی عام صارفین اور پاس ورڈ بنانا چاہتے ہیں جو اختیارات دیکھتے ہیں.
ایک الیکٹرانک ٹیمپلیٹ بنائیں کہ ملازمین اپنے مینیجرز سے چھٹی کے وقت کی درخواست کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں. ان کے مینیجر کی منظوری کیلئے ایک جگہ شامل کریں. آپ اس سانچے کو ایک لفظ پروسیسنگ یا اسپریڈ شیٹ پروگرام سے بنا سکتے ہیں. جب اس چھٹیوں کی درخواست کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو اس سانچے کو اپنے مینیجروں کو دینے کے لئے تمام مینیجرز کو دستیاب ہے.
محکمہ مینیجرز کو ملازمتوں کی طرف سے بنایا چھٹی کی درخواستوں کی منظوری دینے کی ضرورت ہے. مینیجر کو الیکٹرانک کیلنڈر میں چھٹیوں کی درخواستوں کی قسم کی ضرورت ہے لیکن انہیں منظور شدہ چھٹی کی درخواست کی ایک نقل آپ کے پاس ہے. کچھ کاروبار مینیجرز کو ان درخواستوں کو آگے بڑھانے کے لئے کی ضرورت ہوتی ہے جب وہ آتے ہیں، حالانکہ ہفتے کے کسی مخصوص دن پر دوسروں کو کیلنڈر میں چھٹیوں کی درخواست کی اپ ڈیٹ کی ضرورت ہوتی ہے. لازمی طور پر اضافی چھٹیوں کا جائزہ لیں اور منظور کریں.
ماسٹر چھٹی کیلنڈر کی ایک نقل مستقل بنیاد پر پرنٹ کریں اور اسے ملازم لاؤنج، باورچی خانے یا وقفے کے کمرے میں پوسٹ کریں.
چھٹیوں کے لئے کتابوں پر وقت ملازمین کو یقینی بنانے کیلئے تمام چھٹیوں کی درخواستوں کا سراغ لگائیں. منظور شدہ چھٹیوں کی درخواستوں کو پرنٹ کریں اور ایک کاپی ان کے اہلکاروں کی فائلوں میں رکھیں. ان کے ریکارڈ کے لئے ادائیگی کے لئے چھٹی کی درخواست کی ایک الیکٹرانک کاپی آگے بڑھیں.
کاغذ کیلنڈر
انٹرنیٹ سے آزاد کیلنڈر ڈاؤن لوڈ کریں یا اپنے منتخب کردہ سافٹ ویئر پروگرام سے کیلنڈر سانچے کو منتخب کریں. اس کیلنڈر کی ایک نقل پرنٹ کریں. اگر ضرورت ہو تو آپ دفتری سپلائی اسٹور سے خالی کیلنڈر سانچے بھی حاصل کرسکتے ہیں. کیلنڈر کو ایک مرکزی مقام، جیسے دفتری باورچی خانے، وقفے کے کمرے یا میل روم میں پوسٹ کریں.
کسی بھی ہفتے کو بلاؤ جہاں ملازمین چھٹی نہیں لے سکتے. آپ ان علاقوں کو سرمئی سے باہر لے سکتے ہیں یا بڑے ایکس ایکس دن ڈال سکتے ہیں جس کے ملازمین کو دور کرنے کی اجازت نہیں ہے.
ملازمتوں کو اپنے وقت کی درخواستوں کی درخواستوں کو لکھنے اور ان کے مینیجر کو منظوری کے لۓ آگے بڑھنے کی ضرورت ہے. ایک بار جب مینیجر منظور کرتا ہے، تو درخواست آپ کو پیش کی جاتی ہے. پھر، کیلنڈر کی جانچ پڑتال کریں تاکہ آپ کو اپنے کاروبار کے تمام شعبوں کو وقت سے متعلق درخواست منظور کرنے سے پہلے ملازمین کی ضروری تعداد حاصل کریں.
ضرورت کے طور پر کمپنی کے کیلنڈر کو منظور کردہ چھٹیوں میں شامل کریں. آگے بڑھانے کی چھٹیوں کی درخواستوں کو ادائیگی کرنے کے لۓ اور ملازم کے عملے کی فائل کے لئے ایک نقل رکھنا.
تجاویز
-
کمپنی چھٹی کیلنڈر قائم کرنے سے پہلے آپ کی چھٹیوں کے لئے کمپنی کی پالیسی اور طریقہ کار کا جائزہ لیں. اگر آپ کے پاس کوئی نہیں ہے تو، آپ کو پالیسی سازی اور الیکٹرانک یا کاغذ کے کیلنڈروں کے لئے منتخب کردہ طریقہ کار کے مطابق چھٹیوں کی درخواست کرنے کے طریقہ کار کی ضرورت ہوگی.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ پالیسی میں معلومات شامل ہوتی ہے جو درخواست کرتا ہے کہ درخواستات مینیجر کی منظوری اور دستیاب چھٹی کے وقت کے تابع ہیں. پالیسی کے ساتھ کسی بھی مسئلے کو واضح کرنے کے لئے، آپ اس زبان کو شامل کرنا چاہتے ہیں جو پہلے آنے والے، منصفانہ طور پر پہلی خدمت کی بنیاد بیان کرتی ہے، لیکن اس بات کا اشارہ کرتے ہیں کہ ایک ہی وقت میں ایک سے زیادہ ملازمین دن کے لئے درخواست کرتے ہیں، سینئرٹی.
ملازم دستی کے پروسیسنگ سیکشن میں آف آف درخواست فارم شامل کریں. ضرورت کے طور پر دستی میں شامل ہونے کے لئے اپ ڈیٹ کی کاپیاں نکال دیں.
انتباہ
اپنی پالیسی اور طریقہ کار کا جائزہ لیں کہ وہ ریاست اور وفاقی قوانین کی تعمیل کریں. اگرچہ وہ کام کرتے وقت کمپنیوں کو ملازم کی چھٹیوں کو دینے کی ضرورت نہیں ہے، انہیں پروگرام کے انتظامیہ میں وفاقی اور ریاستی قوانین کی تعمیل کرنا ضروری ہے.
پالیسیاں میں چھٹی کے اقدار چارٹ شامل کریں تاکہ ملازمین کو سمجھیں کہ ان کی سروس کی سالگرہ کے کتنے چھٹیوں کا حق ہے.
