کاروباری دنیا میں ملاقاتیں باقاعدگی سے ہوتی ہیں، اور منٹ لے جانے والے اقدامات ریکارڈ کرنے اور فیصلوں کو ریکارڈ کرنے کے لئے استعمال ہونے والے سرکاری دستاویزات ہیں. چونکہ منٹ کمپنی کی آنکھوں میں سرکاری دستاویزات بننے کے بعد سے، منٹ میں بنائے جانے والے کسی بھی تبدیلی میں اضافی ضرورت ہوتی ہے. جب آپ ایک اضافی طور پر بناتے ہیں تو آپ کو یہ میٹنگ کمیٹی میں کب اور کس طرح پیش کرنا ہوگا اور اسے سرکاری منٹ میں شامل کرنا ضروری ہے، تاکہ آپ اپنے معاہدے کے ان تبدیلیوں کو نہیں بنا رہے.
آخری میٹنگ سے سرکاری منٹوں کی کاپیاں تیار کریں، تاکہ میٹنگ میں شرکت کرنے والوں کو ان کا جائزہ لیا جا سکے.
اگلے اجلاس میں منٹوں کو باہر نکال دیں. اجلاس کے صدارت کے لئے یہ روایتی ہے کہ گزشتہ اجلاس سے منٹوں کا جائزہ لینے کے لۓ چیزوں کو شروع کرنے کے لئے. حاضری کے تمام حاضری کو آگے بڑھنے سے قبل منٹ کے ذریعے پڑھنا چاہیے. اگر کوئی شخص کسی چیز کو شامل کرنے، تبدیل یا صحیح کرنے کے لۓ ہے تو پھر یہ کہنا مناسب وقت ہے.
منٹوں میں تبدیلیوں کو لکھیں. آپ تبدیلیوں کو براہ راست اپنے منٹوں کی نقل میں لکھ سکتے ہیں، یا کاغذ کے علیحدہ ٹکڑے پر نوٹ لے سکتے ہیں.
اجلاس کے ممبران کو مجوزہ تبدیلیاں منٹ پر منسلک کرنے کی اجازت دیں، جس میں اضافے میں نمائش کی جائے گی. اگر ہر کوئی معاہدے میں ہے، تو آپ اضافی منسلک منٹ منٹ میں آگے بڑھ سکتے ہیں.
میٹنگ جاری ہونے کے بعد اضافی اضافہ کریں. میٹنگ کے بعد اضافی ایڈمنٹم کو بنانے کے لئے یہ سب سے اچھا ہے، تاکہ معلومات آپ کے ذہن میں ابھی بھی تازہ ہو. اضافی معلومات میں لکھنے کے لئے منٹ ٹیمپلیٹ کا استعمال کریں.
منسلک اضافے کے ساتھ سرکاری منٹوں کو ان کے پیچھے میٹنگ گروپ کے ارکان میں شامل کریں. شاید آپ مستقبل میں دور ہونے پر اگلے اجلاس تک ایسا کرنے کے لئے انتظار نہیں کرنا چاہتے ہیں. بلکہ، منٹ کے اختتام اور گروپ میں ای میل کے ذریعہ ایک الیکٹرانک کاپی آگے بڑھیں، اور ارکان کو یہ بتائیں کہ ان کی رائے یا منظوری کا خیر مقدم ہے. اگر کسی گروپ میں اضافے کے ساتھ منٹس کی منظوری دی جاتی ہے، تو یہ آپ کا نیا کام کرنے والا دستاویز بن جاتا ہے.
اپنے چیئرمین کے دستخط کو حاصل کرنے کے لئے اپنے اگلے اجلاس میں منٹ اور اضافی برتری لائیں. ایک بار جب چیئرمین ان پر دستخط کر کے صرف ایک گھنٹہ سرکاری ہوں گے.
