میٹنگ منٹ کو درست طریقے سے مرتب کرنے میں مدد ملتی ہے کہ حاضریوں کو تفویض کردہ کاموں پر توجہ مرکوز، مواصلات کو کم کرنے اور بعد میں اجلاسوں کی کارکردگی کو بہتر بنانے میں مدد ملے گی. واضح اور جامع میٹنگ منٹ کے فوائد کا مطلب یہ ہے کہ کسی بھی کاروباری مالک، ایگزیکٹو، یا دیگر رہنما جو باقاعدگی سے اجلاس کرتے ہیں وہ منٹ لینے کے لئے ہدایات قائم کریں. ان ہدایات کا احاطہ کرنا چاہئے کہ اجلاس کے دوران، اس کے بعد اور کیا ہوتا ہے.
میٹنگ سے پہلے
کون کون سے منٹ لے لیتا ہے
ایک بظاہر مینجمنٹ کام کرتے ہوئے، ریکارڈنگ میٹنگ منٹ میں تفصیل پر اہم توجہ کی ضرورت ہوتی ہے. نتیجے کے طور پر، اجلاس میں کم از کم اجلاس میں کم از کم شرکاء ہونا چاہئے. یہ اجلاس کے لازمی نکات کو ریکارڈ کرنے میں آپ کی زیادہ تر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دیتا ہے.
تجاویز
-
کاروبار اکثر اجتماعی معاون یا استقبالیہ کاروں کو منٹ لینے کے لۓ استعمال کرتا ہے کیونکہ اس عملے میں اکثر مشترکہ طور پر فعال کردار نہیں ہے.
ایک معیاری فارم کا استعمال کریں
میٹنگ کے دوران استعمال کرنے کے لئے اپنی معیاری میٹھی منٹ کے فارم تشکیل دیں. معیاری کاری میں مدد دہندگان کو مدد فراہم کرنے میں مدد ملتی ہے اور معلومات فراہم کرنے میں بھی مدد ملے گی. بنیادی معلومات میں شامل ہونا چاہئے:
- حاضریوں کی فہرست
- تاریخ.
- بحث کرنے کیلئے موضوعات کی فہرست.
- کارروائی کا منصوبہ ہر موضوع پر کیا گیا.
- ان اعمال کو لے جانے کے لئے ذمہ دار.
اجلاس کے دوران
لازمی معلومات میں بھریں
اجلاس سے سرکاری طور پر شروع ہونے سے پہلے، حاضریوں اور تاریخ جیسے ضروری معلومات کو بھریں. یہ اصل اجلاس کے دوران وقت کی غیر ضروری فضلہ کو روکتا ہے.
صرف اہم معلومات ریکارڈ کریں
منٹوں کا اجلاس پوری میٹنگ کو ٹرانسمیشن نہیں کرنا چاہئے. اس کے برعکس، میٹھی منٹ اہم کاموں اور ہدایتوں کو ایک آسان شکل میں ریکارڈ کرتے ہیں. اس طرح، آپ کو فرائض، مجوزہ تاریخوں، جو ان فرائض اور کسی دوسرے بظاہر متعلقہ معلومات کو تفویض کی معلومات کے طور پر ریکارڈ کرنا چاہئے. منٹ میں اجلاس میں عام بات چیت یا غیر جانبدار معلومات شامل نہیں ہونا چاہئے.
وضاحت کے لئے پوچھیں
منٹ منٹ کے اہم نقطہ نظر کو درست طریقے سے عکاسی کرنا ضروری ہے. وضاحت کے لئے پوچھیں اگر میٹنگ کے دوران بات چیت کسی بھی معلومات کو واضح نہیں ہے. کبھی اندازہ نہ کریں، یا آپ کو غلط معلومات یا وقفے سے خطرہ ہے. وضاحت سے پوچھنا، اگرچہ، ہمیشہ میٹنگ پروٹوکول کی پیروی کریں. کچھ میٹنگ غیر رسمی نقطہ نظر رکھتے ہیں، جبکہ دوسروں کو تشکیل دیا گیا ہے کہ رابرٹ کے قواعد آرڈر کو اختیار کریں.
ماضی منٹ کا حوالہ دیتے ہیں
آپ کو جمع کرنے والے موجودہ منٹ ماضی سے منسلک منٹ کا حوالہ دیتے ہیں. اس کی ضرورت ہوتی ہے کہ آپ نئے میٹنگ میں ماضی کے مابین منٹ لائیں تو معلومات سبھی حاضریوں کو آسانی سے دستیاب ہے.
اجلاس کے بعد
جائزہ منٹ
ٹائپنگ کی غلطیوں یا غیر واضح الفاظ کے لئے میٹنگ منٹ چیک کریں. منٹ حتمی کرنے سے پہلے ان کو درست کریں. کسی بھی غلطی کو ممکنہ طور پر اہم کاموں کے بارے میں الجھن کا سبب بن سکتا ہے.
حاضریوں کو بھیجیں
اجلاس کے شرکاء کو منظوری کیلئے میٹنگ منٹ بھیجیں. اس سے حاضرین کو سوالات پوچھنا یا غلطیاں طے کرنے کا ایک موقع فراہم کرتا ہے. تمام حاضریوں کو مطلع کریں اگر کوئی تبدیلی ہوئی تو.
حتمی شکل اور فائل
ایک بار جب سب حاضریوں کو منٹوں کی منظوری دیتی ہے تو، منٹ کے دستاویز پر دستخط کے بعد اشارہ شدہ منظوری کی تاریخ کے ساتھ سائن ان کریں. اس کے بعد، آپ کے کمپیوٹر یا دوسرے فولڈر کے منٹ کے ساتھ ایک فولڈر میں منٹ فائلیں. تمام میٹنگ منٹوں کو مل کر رکھیں، جو مستقبل کے اجلاسوں میں آسان نقل و حمل کی اجازت دیتا ہے اور اگر کسی کو دستاویزات کا حوالہ دینے کی ضرورت ہے تو اس کا مرکزی مقام فراہم کرتا ہے.
