کمپنیوں میں دو اہم کاروباری سائیکل ہیں: آمدنی سائیکل اور اخراجات کا سائیکل. قابل ادائیگی مکمل سائیکل اکاؤنٹس بڑے خریداری اور اخراجات کا حصہ ہے. یہ مشتمل ہے ضروری اکاؤنٹنگ سرگرمیوں کی مکمل رینج ایک بار جب ایک آرڈر جاری کی گئی ہے اور اس کی مصنوعات یا سروس موصول ہوتی ہے. قابل اطلاق اکاؤنٹس کا مکمل سائیکل ملاپ دستاویزات، انوائس منظور کرنے، چیک جاری کرنے اور ریکارڈنگ کی ادائیگی جاری رکھے گی.
تجاویز
-
قابل اطلاق مکمل سائیکل اکاؤنٹس یا تو انوائس وصول کرنے، توثیق اور ادائیگی کرنے کی مکمل عمل کا حوالہ دے سکتے ہیں، یا ایک نوکری کی پوزیشن جس میں پوری عمل کی ذمہ داری شامل ہوسکتی ہے.
اکاؤنٹس قابل ادائیگی سائیکل
اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل میں تین اہم دستاویزات شامل ہیں: ایک خریداری کے حکم، ایک وصول شدہ رپورٹ اور فروش انوائس.
- جب کمپنی خریدنے کے لئے تیار ہے تو، ایک خریداری کے شعبے کو ایک بھیج دیا جائے گا خریداری کے آرڈر ایک بیچنے والا. اس دستاویز کی درخواست، قیمت اور مقدار کی تجارت کی تفصیلات. خریداری کے حکم سامان کو بھیجنے کے لئے وینڈر کو چلاتا ہے.
- ایک بار جب کمپنی سامان وصول کرتی ہے تو وصول شدہ شعبہ ایک مکمل ہوجائے گا رپورٹ موصول. یہ رپورٹ شپمنٹ میں موجود صحیح سامان کی دستاویزات ہے. اگر شپمنٹ میں کسی بھی خراب شدہ اشیاء شامل ہیں تو، ملازم نے اسے رپورٹ میں لکھا ہے.
- وینڈر ایک بھیجتا ہے وینڈر انوائس سامان یا خدمات فراہم کرنے کے لئے ادائیگی کی درخواست. اس دستاویز کو ادائیگی کے عمل کے قابل ادائیگی والے اکاؤنٹوں کو بھیجا جاتا ہے.
اکاؤنٹس قابل ادائیگی طریقہ کار
ایک اچھی طرح سے اکاؤنٹس کمپنی قائم ہے احتیاط سے بیان کردہ طریقہ کار اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کی رہنمائی کے لئے، غلطیوں کو روکنے کے لئے اور جب وہ واقع ہوجائے تو ان کا پتہ لگائیں. اسی طریقہ کار کو جان بوجھ کر جعل سازی کو روکنے اور بھی پتہ چلا جاسکتا ہے، اور اس واقعہ میں بعد میں استعمال کے لئے آڈٹ ٹریل فراہم کرسکتا ہے کہ اس میں اختلافات کو غیر معتبر طور پر منتقل کرنا چاہئے. وہ طریقہ کار کمپنیوں اور محکموں کے درمیان مختلف ہوتی ہیں، لیکن عام طور پر اسی طرح کے پیٹرن کی پیروی کرتے ہیں:
- وینڈر انوائس وصول کرنے کے بعد، اکاؤنٹس قابل ادا ٹیم ایک انجام دیتا ہے تین طرفہ میچ وصول کرنے کی اطلاع اور فروش انوائس پر ان لوگوں کے خلاف خریداری کے حکم پر معلومات کی موازنہ کرکے، معلومات کو یقینی بنانے کے لئے.
- اگر قابل ادائیگی اکاؤنٹس اس بات کی تصدیق کرسکتے ہیں کہ وینڈر انوائس پر مال کمپنی کی طرف سے حکم دیا گیا اور وصول کیا گیا تھا انوائس منظور کی جاتی ہے ادائیگی کی پروسیسنگ کے لئے. یہ ایک واؤچر، دستخط یا سٹیمپ کے ذریعے کیا جاتا ہے.
- اگر اختلافات ہیں تو اگر مقدار موصول ہوئی ہے تو مقدار کی حکم اور انوائس سے مماثلت نہیں ہے، مثال کے طور پر، یا اگر مصنوعات کے طور پر حکم دیا جاتا ہے - اکاؤنٹس وصول کرنے والے اس مسئلے کے ذریعہ ٹریک کرنے کی کوشش کریں گے ضرورت کے مطابق وصول کرنے والے، بیچنے والے یا اختتامی صارف کے ساتھ جس نے حکم دیا تھا.
- بڑی کمپنیوں میں، اصل ادائیگی خزانہ محکمہ کی طرف سے عملدرآمد کی جاتی ہے. البتہ، ادائیگی جاری کرنے کے لئے ذمہ دار اکاؤنٹس ذمہ دار ہے سب سے چھوٹی کمپنیوں میں. انوائس کے لئے چھوٹا ہونے کے بعد، اکاؤنٹس قابل ادا دستاویزات کو ایک چیک چیکر کے چیک کے ساتھ بھیجا جاتا ہے.
- چیک اشارے کی منظوری اور نشاندہی کے بعد، قابل ادائیگی اکاؤنٹ چیک اور میل اکاؤنٹس ادائیگی کے طور پر انوائس کو نشان زد کرتا ہے اکاؤنٹنگ سسٹم میں.
مکمل سائیکل اکاؤنٹس قابل ادائیگی رولز
اکاؤنٹس قابل ادائیگی ملازمت کی تفصیل بھی "مکمل سائیکل" کے طور پر لیبل لگایا جاتا ہے. اس کا مطلب ہے کہ اکاؤنٹس قابل ادا ملازم ہے ادائیگی کے عمل کے ہر حصے کے لئے ذمہ دار ہے، ایک یا زیادہ مخصوص علاقوں میں مہارت کرنے کی مخالفت کی. ممنوع ذمہ داریوں میں تین طرفہ مماثلت، درستگی کے لئے اخراجات کی رپورٹیں کا جائزہ لینے، ادائیگی کی چھوٹ کا اطلاق اور فروشوں کو ادائیگی جاری کرنے میں شامل ہوسکتا ہے.
جب یہ پوزیشن پیش کی جاتی ہیں، کرایہ کے لئے ذمہ دار HR محکمہ یا مینیجر عام طور پر اکاؤنٹس قابل ادا انٹرویو کے سوالات کی تعمیر کرنے کی کوشش کریں گے جو پورے پروسیسنگ کے ساتھ درخواست دہندگان کے واقفے کو درست طریقے سے اندازہ کریں، اور کسی بھی کمزوری یا غیر جانبدار علاقوں کی نشاندہی کریں.
