اگر آپ ایک مشکل کاپی بزنس خط بھیج رہے ہیں تو، اگر آپ معیاری، روایتی شکل پر رہیں تو آپ محفوظ ہیں. پڈیو یونیورسٹی سے پتہ چلتا ہے کہ آپ اپنے نام اور ایڈریس کے ساتھ شروع کرتے ہیں - جب تک کہ یہ خط ہڈی میں نہیں ہے اور اس کے بعد تاریخ. اس کے نیچے، وصول کنندہ کے نام اور پتہ لکھیں، پھر سلام. اگر آپ بہت سارے خطوط بھیجتے ہیں تو آپ اپنے کمپیوٹر میں ایک ٹیمپلیٹ قائم کرکے وقت بچ سکتے ہیں.
اپنے حقائق کی جانچ پڑتال کریں
اگر آپ بنیادی حقائق غلط ہوتے ہیں تو آپ گاہکوں کو جیتنے یا لوگوں پر اثر انداز نہیں کریں گے. ایملی پوس انسٹی ٹیوٹ کا کہنا ہے کہ آپ خط وصول کرنے سے پہلے وصول کنندہ کا نام اور پتہ اور اس کے کاروبار کا صحیح نام ہونا چاہئے. اگر وصول کنندہ کا نام صنف غیر جانبدار ہے، جیسے پیٹر یا سام، آپ تلاش کر سکتے ہیں، اگر آپ کر سکتے ہیں، چاہے آپ ایک مرد یا عورت کو لکھ رہے ہو. جب آپ خط لکھتے ہیں، توثیق کرنے کے لئے ثبوت پڑھتے ہیں کہ آپ نے سب کچھ صحیح طریقے سے ہٹا دیا.
اجنبیوں کے لئے لکھنا
اگر آپ کسی کو لکھ رہے ہیں تو آپ کو اچھی طرح سے معلوم نہیں ہے جیسے ممکنہ کسٹمر، باقاعدگی سے محترمہ، مسٹر یا ڈاکٹر کے ذریعے چیزیں رسمی طور پر رکھیں. اگر آپ جنسی نہیں جانتے تو، "پیارے پت سمتھ" سے محفوظ رکھیں. اگر آپ سب کے پاس ایک عنوان ہے جیسے سیلز ڈائریکٹر، "عزیز سیلز ڈائریکٹر" قابل قبول ہے. تاہم، انکارپوریٹڈ میگزین کا کہنا ہے کہ اگر آپ صحیح نام تلاش کرسکتے ہیں تو یہ بہتر ہے. اگر یہ ہے کہ آپ سے ملاقات ہوئی تو، "پیارے پیٹر" قابل قبول ہوسکتا ہے - یہ ایک فیصلے ہے جو آپ کو کرنا ہوگا.
سمجھو
جب آپ ایک کاروباری خط لکھ رہے ہیں، تو اسے برقرار رکھیں. اگر آپ کے پاس کچھ کنکشن ہے - آپ چیمبر آف کامرس سے ملاقات کی، ایک ساتھی نے اس کی سفارش کی - آپ اس ویب سائٹ پر اس کے اوپر، ایکسروکس نوٹ لانا چاہتے ہیں. پھر خط کے نقطہ نظر کو حاصل کرنے کے لۓ، جو وصول کنندہ کے لئے اس میں کیا ہونا چاہئے. اگر یہ ایک فروخت کا خط ہے، مثال کے طور پر، آپ کو آپ سے خریدنے کے فوائد لانے کے لئے چاہتے ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. وہ معلومات لازمی ہیں جن کے ساتھ * کی علامت ہے.
احتیاط سے الفاظ کا انتخاب کریں
اگر آپ اپنی کمپنی کے اندر کسی کو لکھ رہے ہیں تو آپ کی سلامتی کا انتخاب صرف اس پر منحصر ہوتا ہے کہ آپ نے اس سے ملاقات کی ہے، لیکن یہ آپ کے سپروائزر، سی ای او یا آپ کے ذیلی اداروں میں سے ایک ہے. پبلک ورلڈ کنسلٹنٹ فرم کا کہنا ہے کہ آپ کو اپنے کیریئر کو نقصان پہنچا کرنے کے لئے آنے والے کسی بھی چیز سے بچنے کے لئے آپ کو اپنے الفاظ کو احتیاط سے منتخب کرنا چاہئے. یہاں تک کہ اگر آپ ایک مسئلہ پر بات چیت کر رہے ہیں یا انتباہ خط بھیجنے کے لۓ، اعتدال پسند، شائستہ سر رکھو - جب آپ ناراض ہو جاتے ہیں تو لکھیں.فرض کریں کہ جو بھی آپ کہتے ہو وہ نجی نہیں رکھا جائے گا، کیونکہ اکثر یہ نہیں کریں گے.
