بہت سے لوگوں کو لگتا ہے کہ ایک استقبالیہ اور ایک سیکرٹری وہی کام ہے، اسی ذمہ داریوں اور دو ملازمتوں کے عنوان سے تبادلہ خیال ہے. لوگوں کو اس مفہوم کا سبب بنتا ہے کیونکہ سکریٹریوں اور استقبالیہ دونوں فون اکثر فون کرتے ہیں اور مذہبی کاموں کو انجام دیتے ہیں. دو نوکری مکمل طور پر مختلف ہیں کیونکہ ایک سیکرٹری اور ایک استقبالیہ مختلف کردار اور ضروریات ہے.
سیکریٹری
سیکریٹری کے فرائض سیکریٹری کی قسم اور تنظیم کے سائز کی طرف سے مختلف ہوتی ہیں. کاروباری رجحانات تکنیکی ترقی کے ساتھ تبدیل ہوگئے ہیں. ماضی میں، ہر مینیجر نے اپنا سیکرٹری تھا. ای میل اور خودکار صوتی میل کی وجہ سے، ایک سیکرٹری کئی مینیجرز کے لئے کام کرسکتا ہے. ایک چھوٹی سی کمپنی میں، تمام مینیجرز کے لئے ایک سیکرٹری ہو سکتا ہے. وہ تمام میل، شیڈول کی تقرری، آرڈر کی فراہمی اور فون کا جواب دیتا ہے. اگر سیکرٹری صرف ایک یا دو مینیجرز کے لئے کام کرتا ہے تو اسے اکثر ایڈمنسٹریٹر کے ساتھ اضافی فرائض دیا جاتا ہے. مثال کے طور پر، انسانی وسائل کے سیکرٹری حوالہ جات کی جانچ پڑتال کر سکتے ہیں. ایک سیکرٹری عام طور پر کم از کم ایک ہائی اسکول ڈپلوما ہونا چاہیے، اور بہت سے دفاتر ان لوگوں کو انفرادی طور پر مسترد کرنا پسند کرتے ہیں جو لبرل آرٹس کی ڈگری، سیکرٹریی تربیت یا انتظامی سپورٹ اسکول سے ایک ڈگری یا سرٹیفیکیشن رکھتے ہیں. اسٹیٹ یونیورسٹی کی رپورٹوں کے مطابق، سیکریٹری کو تیزی سے ٹائپنگ کی رفتار، کمپیوٹرز اور مواصلات اور لوگوں کی مہارتوں کا علم ہونا ضروری ہے.
استقبال
ایک استقبالیہ کار ہے جو آپ پہلی بار دیکھتے ہو جب آپ کاروبار کے دروازے پر چلتے ہیں. استقبالیہ کارکنوں کو مبارکباد دیتا ہے، فون کا جواب دیتا ہے، خطوط اور دستاویزات لکھتا ہے اور استقبالیہ کے علاقے کو کام کے دوران صاف کرتا ہے. ایک استقبالیہ کار بھی ایک کاروبار سے باہر اور باہر سائن ان کر سکتے ہیں، ای میل ترتیب دیں، ملازم حاضری لاگ اور ثبوت کے خطوط، رپورٹیں اور ای میلز کو برقرار رکھے. ایک ہائی اسکول ڈپلومہ کو ترجیح دی جاتی ہے. لیکن، اگر آپ ذہین ہیں اور دوستانہ روش اور ظہور رکھتے ہیں، نوکرین اکثر رسمی تعلیم کے دوران ان کی خصوصیات کی قدر کرتے ہیں. اسٹیٹ یونیورسٹی کے مطابق، کچھ کمپنیاں استقبالیہ پسندوں کے لئے نوکری کی تربیت پیش کرتے ہیں.
ایوب ذمہ داری میں اختلافات
ایک استقبالیہ پسند کی ذمہ داریوں کا حصہ کمپنی کے زائرین کو مبارکباد دینا ہے. مشترکہ مہمانوں کو سلامتی کے لئے عام طور پر ذمہ دار نہیں ہے. ایک سیکرٹری شاید مہمانوں کو مبارکباد دے سکتے ہیں، لیکن صرف اس صورت میں کہ وہ کسی خاص مینیجرز میں سے کسی کا دورہ کررہے ہیں جن کے سیکریٹری کام کرتے ہیں. سیکرٹری خاص طور پر ایک یا زیادہ مینیجرز کے لئے کام کرتا ہے. استقبال ساز پوری کمپنی کی نمائندگی کرتا ہے اور خاص طور پر کسی کے تحت کام نہیں کرتا. ایک سیکریٹری کو اضافی ذمہ داریاں، جیسے شیڈولنگ کی تقرری، آرڈر کرنے کی فراہمی، سفر کے انتظامات اور پیسے کی رقم کو سنبھالنے میں مدد مل سکتی ہے. وہ اس کی قسم، جیسے قانونی، مالی یا مارکیٹنگ کے لحاظ سے اضافی ذمہ داریاں بھی کرسکتے ہیں. اسٹیٹ یونیورسٹی کے مطابق، ایک استقبالیہ پسند کی ذمہ داریاں جنرل ہیں - سلامتی، فون کا جواب، میل بھیجنے اور دیگر چھوٹی ذمہ داریوں کے مطابق کمپنی کی طرف سے مقرر کردہ.
دیگر اختلافات
استقبالیہ کے میز اکثر کمپنی کے سب سے زیادہ ظاہر علاقے میں واقع ہے. وہ پہلی شخص ہے جسے آپ دیکھتے ہیں جب آپ کمپنی میں چلتے ہیں. سیکریٹری کا دفتر یا علاقے اکثر مینیجرز کے قریب واقع ہوتا ہے جسے وہ کام کرتا ہے. اس کے علاوہ، عام طور پر ایک سیکریٹری کو کم سے کم ایک ہائی اسکول ڈپلوما اور یہاں تک کہ کالج کی تصدیق یا ڈگری بھی ضرورت ہے. ایک استقبالیہ کے لئے، ایک ہائی اسکول ڈپلوما ترجیح دی جاتی ہے لیکن ہمیشہ کی ضرورت نہیں ہے. 2009 کے طور پر، استقبال پسندوں اور معلومات کے کلکس کے لئے اوسط سالانہ تنخواہ $ 26،010 تھی، کم سطحی سیکریٹریوں کے اوسط سالانہ تنخواہ $ 31،060 تھی اور مزدوروں اور انتظامی معاونوں کے لئے اوسط سالانہ تنخواہ $ 44،010 تھی، لیبر کے اعداد و شمار کے مطابق.
