دعوے اور ایڈجسٹمنٹ کے پیغامات لکھتے ہیں کہ آپ لکھنے سے پہلے تیاری اور منصوبہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے. آپ کو منظم رکھنے کے لئے ایک آسان نقطہ نظر سے لکھیں. فیصلہ کرو کہ آپ قاری کرنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر، کیا آپ اپنا پیسہ واپس کرنا چاہتے ہیں یا آپ کی مصنوعات کو تبدیل کرنا چاہتے ہیں؟ دعوے کا خط ایک غلطی کے بارے میں مسائل کو حل کرنے کا ایک طریقہ ہے جس کو بنایا گیا تھا اور ایڈجسٹمنٹ کی ضرورت ہو سکتی ہے. ایڈجسٹمنٹ کا پیغام ایک دعوی خط کا جواب ہے جسے آپ کے کاروبار کے خلاف بنایا گیا تھا.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
رسید
-
بلز
دعوی کریں پیغام
پہلے پیراگراف میں متعلقہ حقائق کے بارے میں لکھیں. مسئلہ کے ساتھ شروع کریں. بالکل کیا ہوا اور اس وجہ سے کہ آپ دعوی خط لکھ رہے ہیں.
اس بات کی توثیق کیوں کریں کہ آپ کیوں دعوی کرتے ہیں کہ آپ کے دعوی کو دوسرا پیراگراف میں دیا جاسکتا ہے. دعوے اور قانونی ذمہ داریاں اور منصفانہ کی تفصیلات کے بارے میں قاری کو بتائیں. مثال کے طور پر، مصنوعات کی تجویز کردہ اشتہار کے طور پر کام نہیں کیا گیا.
عمل کی درخواست کرکے تیسرا پیراگراف شروع کریں. آپ کو قاری کرنے کی توقع کی درخواست کریں. ایک ایسی تاریخ میں شامل کریں جس کے ذریعے آپ کو کارروائی کی توقع ہے. خطرہ نہ کریں، لیکن وضاحت کریں کہ اگر آپ کی درخواست مکمل نہیں ہوسکتی ہے تو آپ کو اضافی اقدامات کیا جا سکتا ہے. اپنے "مخلص" کے ساتھ بند کریں اور اپنے پرنٹ نام کے اوپر آپ کا دستخط.
ایڈجسٹمنٹ پیغام
منظوری کی سزا کے ساتھ اپنا پہلا پیراگراف شروع کریں. کسٹمر کو سب سے پہلے خوشخبری دیں اور کسٹمر کے دعوی کے مطابق عمل کریں.
غلطی کی وضاحت کرکے دوسرا پیراگراف شروع کریں. مسئلہ کی وجہ سے وضاحت کریں. الزام عائد نہ کرو. غلطیاں اور دشواریوں سے بچنے کے لئے آپ کی جاری کوششوں پر توجہ مرکوز کریں.
تیسری پیراگراف میں کسٹمر کے کاروبار کے لئے اپنی تعریف کا اظہار کریں. اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ ایسا کرنا ضروری ہے تو معذرت کریں. اگر مطلوبہ ایڈجسٹمنٹ کے تمام عناصر کو عمل کرنے میں قاصر ہو تو، وضاحت کریں کہ آپ درخواست پر جواب کیسے دیں گے اور اس بارے میں ضروری معلومات شامل کریں.
خط کو "مخلص،" کے ساتھ بند کریں اور اپنے نام کو پرنٹ اور سائن ان کریں.
ٹون دوستانہ ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے اپنا خط چیک کریں. سنبھالنے یا مطلب کی آواز نہ کرنے کی کوشش کریں.
تجاویز
-
اپنے ریکارڈ کے لۓ اپنے خط کی نقل رکھیں.
منسلکہ دستاویزات جیسے بلوں، ایڈورٹائزنگ مواد، یا رسید کے طور پر فراہم کریں جو آپ جو لکھ رہے ہو اس کو بیک اپ کرسکتے ہیں.
