تمام تنظیموں کو اچھے ریکارڈ مینجمنٹ کی ضرورت ہوتی ہے، وقت ریکارڈ سے پیدا ہوتا ہے جب تک وہ نظام سے برباد نہیں ہوتے ہیں. نابیناخت یا خرابی سے منصوبہ بندی کرنے والی منصوبہ بندی کے نظام کو ریکارڈ کرنے اور ریکارڈ کو دوبارہ حاصل کرنے یا معلومات کے بہاؤ کو مدنظر کرنے میں مہارت کی کمی میں دشواری کا باعث بنتا ہے. کھو ریکارڈ یا فلاپی ریکارڈ رکھنے کی وجہ سے وہ قانونی مسائل بھی قائم کرسکتے ہیں. اچھی طرح سے ڈیزائن شدہ فائلوں کے نظام حروف تہجی، حروف تہجی یا عددی کوڈت لیبلز کو ملازمت، موثر ریکارڈ مینجمنٹ پیدا کرنے اور زیادہ پیشہ ورانہ چلانے والی اداروں کی پیداوار کرتے ہیں.
شمارک فلنگ سسٹم نے وضاحت کی
اعداد و شمار کے فلنگ سسٹم ہر فائل یا ریکارڈ پر مشتمل معلومات درج کرتی ہے. ریکارڈنگ خود (یعنی، آرڈر نمبر خریدنے) سے لے جایا جا سکتا ہے، ریکارڈ نسل (1 سے 1،000 تک) فائلوں میں تعداد میں شمار ہونے والے حصے میں استعمال ہونے والے فائلوں کے حصے یا زمرے - 100، 200، 300 وغیرہ.، مخصوص مضامین ذیلی سرنگوں کے ساتھ یا ڈیولز استعمال کرتے ہیں (دیوی ڈیکم نظام کے ساتھ). تعداد میں فائلوں کا نظام اکثر ریکارڈ فائل میں مدد کرنے کے لئے فائل انڈیکس شامل کرتا ہے.
تنظیم اور آرڈر برقرار رکھنے
عددی کوڈنگ مناسب ترتیب کو برقرار رکھنے کے دوران ریکارڈ کے پورے حصوں میں منتقل کرنے کی اجازت دیتا ہے. ریکارڈز کو باقاعدگی سے دائیں جانب بائیں اور اوپر سے نیچے دائر کیا جاتا ہے. مسلسل، عدالتی فائلوں کو مسلسل، بڑھتی ہوئی ترتیب میں منظم کیا جاتا ہے - سب سے کم نمبر پر. ڈپلیکس-عددی فائلوں میں دو یا زیادہ نمبر سیٹ ہیں، ڈیش، کماس یا خالی جگہوں سے الگ ہوتے ہیں، اور بعد میں نمبروں کے بعد کھولنے والے سیٹ کے ذریعہ درج ہیں. Chronological-numeric نظام انڈیکس فائلیں سال، مہینے اور دن کی طرف سے.ٹرمینل-عددی-عددی نظاموں کو فائلوں کو سمتل پر گروہ کرنے کی اجازت دیتی ہے، آخری فائل (دو سے چار ہندسوں تک) لمبائی کی طرف سے فائلوں کو منظم کرنے کی اجازت دیتی ہے. بنیادی فائلنگ عنصر کے طور پر، اور آخری نمبر، مڈل نمبر، پھر پہلی نمبر کے ذریعہ باقاعدگی سے ریکارڈ ریکارڈ کرنا. شیلف خلائی ضروریات آسانی سے عددی حصوں کی طرف سے ریکارڈنگ گروپ کی طرف سے مقرر کیا جاتا ہے - 10s، 100s، فی شیلف یا شیلفنگ یونٹ کے 1000s ریکارڈ. اضافی طور پر، فائل ریکارڈنگ کی طرف سے ریکارڈ تنظیم مزید اضافہ ہوا ہے.
درستگی
ہائی حجم دائر کرنے والی نظام - فائلوں کو دوبارہ بازیابی اور دوبارہ دوبارہ درج کیا جاتا ہے - رنگ کوڈت لیبلز کے ساتھ مل کر فائل دوبارہ حاصل کرنے اور دوبارہ پناہ گاہ کو تیز کرنے اور الجھن کو ختم کرنے کے لۓ جہاں نمبر ترتیب میں آتا ہے. ٹرمینل-ہندسوں کے نظام میں، مثال کے طور پر، آخری نمبر ایک رنگ سے کوڈت ہے، درمیانی نمبر ایک الگ رنگ بن جاتی ہے اور پہلی نمبر اپنا رنگ بن جاتا ہے. جیسا کہ سب سے پہلے، درمیانی اور آخری نمبر میں تبدیلی ہوتی ہے، اس طرح رنگ کرتا ہے. رنگ بھر میں تیز رفتار اور کارکردگی کو بڑھانے کے لئے ایک بصری اشارہ کے طور پر رنگ کام کرتا ہے.
فلنگ کی رفتار
رنگ کی کوڈنگ میں اضافی ریکارڈ ریکارڈنگ اور بازیابی کی رفتار کے ساتھ مل کر شمار شدہ فائلوں کا نظام - فائل کو دوبارہ حاصل کرنے کے بعد فائل نمبر کی شناخت کرنے کے لئے ایک انڈیکس میں اشارہ کیا جاتا ہے - کیونکہ فائل کلرک فائل فائل کے ذریعہ فائل کی جگہ کا فوری طور پر بیداری ہے. تنظیم ضمیر کی صورت میں، جہاں انفرادی اداروں میں مختلف تعداد میں نظام موجود ہیں، عددی کوڈ کو تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے. فائل کے کمرے میں فائلوں کو شامل کرنا تیز ہے کیونکہ اعلی تعداد میں فائلوں (7 عددی) کے بائیں جانب چھوٹے تعداد میں فائلیں (6 عددی) درج ہیں.
رازداری
رازداری کو برقرار رکھنے کے دوران تعداد میں فائلوں کے نظام کو مثبت طور پر مخصوص ریکارڈز کی شناخت، جو خاص طور پر طبی، کسٹمر اور ملازم کے ریکارڈ میں اہم ہے، کسی ذاتی شناختی مارکر کو ختم کرکے. تعداد میں فائلوں کے نظام کو آسانی سے HIPAA قوانین کا اطلاق ہوتا ہے.
