دفتر میمو کیسے لکھیں

ہموار رننگ آفس کے لئے آپ کے سپروائزرز، ساتھیوں اور ماتحت افسران کو اچھی طرح سے مطلع کرنا ضروری ہے. اگرچہ بہت سے روزانہ معلومات کسی شخص میں، ای میل یا ٹیلی فون کے ذریعہ تبادلہ خیال کیا جاتا ہے، بعض اوقات یہ ضروری ہے کہ وہ ایک دفتری میمو لکھ سکیں جس کے بارے میں پہلے سے ہی لے جانے والے مباحثے اور اعمال کو یاد رکھنا پڑتا ہے (ملازم کے جائزے سمیت) اور / یا دیتا ہے ہر کسی کو آگے بڑھانے والے تبدیلیوں کے بارے میں "سربراہ" ہے. یہاں آپ کو اپنے خیالات کو جمع کرنے اور ایک موثر میمو لکھنے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے.

میمو کے مقصد کی شناخت کریں جو آپ لکھنا چاہتے ہیں. اسے ایک مختصر سزا میں خلاصہ کرنے کی کوشش کریں. مثال: نئے ملازمین کے لئے تعارف؛ پروسیسنگ سفر کے دعوی کے لئے نئے طریقہ کار؛ چھٹیوں کا پوٹ. یہ سزا آپ کے میمو کے سب سے اوپر ایڈریسز کے نیچے "مضمون" لائن کا قیام کرے گا.

ان افراد کو شناخت کریں جو میمو جانے جا رہے ہیں. اگر یہ صرف چند لوگوں کے لئے ہے، تو میمو ان سب کو نام، عنوان، اور محکمہ کی طرف سے شناخت کرے گا. اگرچہ، یہ ایک بڑا گروپ جا رہا ہے، وہ ایک اجتماعی عنوان کی طرف سے شناخت کی جائے گی. مثال: تمام ملازمین؛ ڈویژن 4 مینیجرز؛ کلریکل معاون اسٹاف. یہ معلومات memo کے "کرنے" لائن میں رکھا جائے گا.

"سے" لائن میں اپنے آپ اور آپ کے عنوان کی شناخت کریں. یہاں تک کہ اگر سب آپ کو "باب" کے طور پر جانتا ہے، تو آپ کو اپنے پہلے اور آخری نام کے ذریعہ خود کو شناخت کرنا چاہئے.

اپنے میمو کے مواد کی تعمیر میں "3 کے اصول" کو فالو کریں؛ خاص طور پر، اپنے قارئین کو بتاؤ جو آپ ان کو بتانا چاہتے ہیں، انہیں بتاؤ کہ یہ کیا ہے، اور آپ نے ان سے کہا ہے کہ آپ نے ان سے کیا کہا ہے. مثال کے طور پر، شاید آپ کے میمو آپ کے ملازمین کو یاد دلانے کے بارے میں ہے کہ چھٹیوں کے موسم کی پریشانیاں چوروں کے لئے مقبول وقت بنتی ہیں جیسے چیزوں اور ذاتی چیزوں کو سادہ نظر میں چھوڑ دیا گیا ہے. پہلا پیراگراف انہیں محتاط رہنے کی ضرورت کے بارے میں مشورہ دے گا. دوسرا پیراگراف ڈیسکوں اور دروازوں کو تالا لگا اور زائرین کے بارے میں آگاہ ہونے کے بارے میں تجاویز فراہم کرے گی. تیسرا پیراگراف اس کے اقدامات کرنے کی سفارش کرے گا کہ وہ مشکوک رویے کا مشاہدہ کریں یا دفتر کے چوری کا شکار ہو.

میمو کے لئے بلٹ پوائنٹس استعمال کریں جو طرز عمل کے مواد یا کسی قسم کے چیک لسٹ فراہم کررہے ہیں. یہ ایک پیراگراف پیراگراف میں ان کو سرایت کرنے کے مقابلے میں پیروی کرنے اور سمجھنے کے لئے بہت آسان ہیں.

بائیں اور دائیں جانب اور صفحے کے نچلے حصے پر 1 انچ کے حاشین کی حکمرانی کا مشاہدہ کریں. آپ کے صفحے کا سب سے اوپر شاید شاید کسی طرح کے خط کا نشان یا ایک ٹیمپلیٹ ہے جس سے آپ کو سب سے اوپر کی حد میں کئی انچ لگ جائے گا. اگر آپ کے پاس سرٹیفکیٹ نہیں ہے تو، آپ صفحے کے سب سے اوپر سے بولڈ 2 یا 3 انچ کے نیچے لفظ "MEMO" لفظ کی طرف سے ایک اچھا لگ رہا دستاویز بنا سکتے ہیں. بائیں ہاتھ مارجن میں "کرنے کے لئے"، "سے:" اور "مضمون:" ٹائپ کیا جائے گا. میمو کا جسم واحد جگہ ہے.

12 پی ٹی کا استعمال کریں. فونٹ جو آپ کے وصول کنندگان کو پڑھنے کے لئے آسان ہو گا. ٹائم نیو رومن اور کورئیر معیاری ہیں؛ بزنس اور پالیٹو بھی قابل قبول ہیں.

اپنے مواد کو مکمل طور پر مکمل کرنے سے قبل اس کا ثبوت پیش کرو.

اس تصویر پر آپ پہلے ہی غلط استعمال کی رپورٹ کر چکے / چکی ہیں. ہیلپ ڈیسک جلد از جلد معاملے کو دیکھے گا. تصویر کے بارے میں غلط استعمال کی اطلاع کرنے میں ایرر آ گیا ہے.

تجاویز

جب بھی ممکن ہو، اپنے میمو کو ایک صفحے پر رکھیں. اس کے ساتھ ساتھ ہر کسی کو دفتر میں کرنا پڑتا ہے، کسی بھی میمو جو متعدد صفحات تک جاتا ہے وہ پڑھنے کے لۓ الگ الگ ہونے کا امکان ہے اور آخر میں اسٹیک کے نچلے حصے میں اپنا راستہ بنائے گا. اگر مواد ایک فوری نوعیت کا حامل ہے یا آنے والی میٹنگ کے بارے میں ہے تو انہیں اپنے کیلنڈروں پر ڈالنے کی ضرورت ہے، اس بات کو یقینی بنائے کہ یہ مضمون لائن میں کھڑا ہے تاکہ آپ کے قارئین اسے یاد نہ کریں.