کوئی بات نہیں آپ کتنا کوشش کرتے ہیں، بعض اوقات چیزیں آپ کی منصوبہ بندی کی طرح کام نہیں کرتی ہیں. جب یہ کاروبار میں ہوتا ہے تو، آپ ایک قیمتی کسٹمر یا کلائنٹ کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں. شاید آپ نادانستہ طور پر کسی کسٹمر کو بدنام کر رہے تھے یا آپ کے ملازمین میں سے کوئی ایک صورت حال کو مناسب طریقے سے سنبھال نہیں سکے. شاید آپ نے ایک کلائنٹ کے وقت کی حد کو یاد نہیں کیا یا ایک شے کی ناکافی مقدار بھیجا. معافی کا خط لکھا جا سکتا ہے بعض مخصوص حالات میں یہ بات یقینی بنائیں کہ آپ کے کام کرنے والے تعلقات جاری رہیں. اگر آپ نے غلطی کی ہے تو، تاخیر کا سبب بنتا ہے، کسی عیب دار مصنوعات کو بھیجا جاتا ہے یا غریب خدمت فراہم کرتا ہے، آپ اپنے کسٹمر یا کلائنٹ سے مخلص معافی کرنا چاہتے ہیں.
کسٹمر کو اپلوجی خط لکھیں
جب آپ کسٹمر سروس انڈسٹری میں کام کرتے ہیں تو، آپ کا کاروبار آپ کے گاہکوں کا علاج کرنے کے لۓ صرف اچھا ہے. گاہکوں کو دل سے "کسٹمر ہمیشہ درست" کہا جاتا ہے. اگر کسی چیز کو غلطی محسوس کی جائے تو کچھ بھی ہوسکتا ہے، معافی کا خط لکھنا اچھا طریقہ ہے.
ایک گاہک کو معافی کا خط کمپنی خط خط پر لکھا جائے، یا کمپنی کے شکایات کے نقطہ نظر سے ای میل کے ذریعہ بھیجا جائے. شکایت کرنے والے شخص کو اس سے خطاب کیا جانا چاہئے اور بروقت طریقے سے بھیج دیا جانا چاہئے. آپ کا خط معافی کے ساتھ شروع کرنا چاہئے جس کو تسلیم کیا گیا ہے. آپ کے اعمال کی ذمہ داری لے لو اور کسٹمر کو سنا محسوس کرنے کے لئے یقینی بنائیں. کسٹمر کو جاننے کی کوشش کریں کہ آپ دیکھ سکیں کہ وہ کس طرح محسوس کرتی تھیں اور وہ کیوں پریشان تھیں. آخر میں، جب ممکن ہو تو غلط کا راستہ پیش کرو.
مثال:
عزیز مشیل،
گزشتہ ہفتے ہمارے اسٹور میں موصول ہوئی سروس کے بارے میں مجھ سے رابطہ کرنے کا شکریہ. میں آپ کے کیشئر کو آپ کے سامان کی واپسی کے ساتھ صورتحال کو سنبھالنے کے لئے معافی مانگنا چاہتا ہوں. مجھے افسوس ہے کہ اس نے آپ کی واپسی کے متعلق غلط معلومات فراہم کی ہیں. اگر آپ کو رسید ہوئی تو وہ صرف ایک واپسی بنا سکتے ہیں تو اس سے پہلے آپ کو مینیجر کے ساتھ چیک کیا جانا چاہئے. مجھے افسوس ہے کہ آپ نے ہمارے کیشئر سے بحث کرنے کے لئے 20 منٹ گزارے. میں بھی مایوس ہو گیا تھا. اگر آپ اس ہفتے کی دکان میں آنے کے لئے چاہتے ہیں، تو میں ذاتی طور پر اپنی واپسی کو سنبھال دونگا. یہ صرف چند منٹ لگے گا.
مخلص،
راجر ایس
اسٹور کے مینجر
کلائنٹ کو اپلوط کرنے کے لئے کس طرح
جاری گاہکوں کے ساتھ تعلقات آپ کے کاروبار کے لئے بھی اہم ہیں. چاہے یہ ایک طویل عرصہ وقت، قائم کردہ کلائنٹ یا نسبتا نیا ہے، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کسی بھی مسائل کو حل کرنے کے لۓ جلدی جاسکتے ہیں.
ایک کلائنٹ کو معافی دینے کے لئے، یہ ایک خط لکھنے کے لئے ایک طویل راستہ جاتا ہے. یہ اشارہ کرتا ہے کہ آپ نے اپنی دل کو دل سے لے لیا اور ایک خط لکھنے کے لئے اپنے مصروف شیڈول سے وقت نکال لیا. ایک گاہک کو معافی کا خط بہت پسند ہے، خط کو کمپنی کے خط کا نشان پر لکھا جانا چاہئے یا ای میل کے ذریعہ آپ کو یا ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ کے ذریعہ بھیجا جائے. کسی بھی ضرورت سے متعلق خط کو جتنی جلد ممکن ہو اس کو بھیجنے کی کوشش کریں کہ داخلی تحقیقات کو دیکھیں کہ غلطی یا نگرانی کیوں ہوئی. معافی کے ساتھ خط شروع کریں جس سے آپ کو یہ سمجھا جاتا ہے کہ آپ کے کلائنٹ پریشان کیوں ہے. غلطی کی ذمہ داری لے لو اور اصلاحی کارروائی فراہم کرو. چونکہ آپ کے پاس مسلسل روابط موجود ہے، یہ بات کرنے کے لئے ایک وقت قائم کرنے کا بھی اچھا خیال ہے لہذا آپ اس بات پر تبادلہ خیال کر سکتے ہیں.
عزیز مائیکل،
مجھے افسوس ہے کہ ہم نے حالیہ ویب سائٹ کی دوبارہ ترتیب کے لئے آخری وقت کو یاد کیا. میں آپ کو یہ بتانے کے لئے معذرت خواہ نہیں کرنا چاہتا ہوں کہ ہم پیچھے چل رہے تھے. ہمارے پروجیکٹ مینیجر نے آپ کو یہ بتایا تھا کہ یہ منصوبہ جنوری کے آخری وقت سے پورا کرنے کے لئے نہیں تھا. اس کے ساتھ بات کرنے کے بعد، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ وہ منصوبوں کے ساتھ بہت زیادہ بوجھ ہوا تھا اور وہ سب سے اوپر چیزوں کے طور پر نہیں تھا جیسا کہ وہ ہونا چاہئے تھا. میں جانتا ہوں کہ اس منصوبے کی آخری تاریخ کو یاد کرنے کے لئے کتنا افسوسناک ہے. میں آپ کو یقین کر سکتا ہوں کہ ہم ہفتے کے اختتام تک اس منصوبے کو مکمل کرسکتے ہیں. میں آپ کے اگلے بیان سے اچھی عقیدت میں ادائیگی کے ایک ہفتے کا کٹوتی کرنے کے لئے تیار ہوں. میں آپ کے ساتھ اس پر بات کرنے کے لئے خوش ہوں. جب آپ کو موقع ملے تو مجھ سے رابطہ کریں.
مخلص،
بروک بی
ڈیزائن ڈائریکٹر
معافی کی ضرورت کیوں ہے
معذرت خواہ ایک اچھا کاروباری عمل ہے. یہ ظاہر کرتا ہے کہ آپ اپنے گاہکوں اور گاہکوں کے ساتھ اپنے روابط کے بارے میں خیال رکھتے ہیں. اس سے یہ بھی پتہ چلتا ہے کہ آپ کو بغیر کسی دفاعی یا الزامات کے بغیر غلط جماعت کے جذبات کو تسلیم اور احترام کر سکتا ہے.
اپنی غلطی کی ملکیت لے کر بہت سے سالمیت کو ظاہر کرتا ہے، جو ایک گاہک یا کلائنٹ کو حوصلہ افزائی کر سکتا ہے جو آپ کے ساتھ کاروبار کرنا جاری رکھنا چاہتا ہے.
