بہت سے پریس پیکجوں کو براہ راست ری سائیکلنگ بن میں جا رہا ہے. ان میں سے کچھ پیکجوں کو صرف قارئین کو دلچسپی نہیں ملتی، لیکن دوسروں کو صرف ایک دوسرے کے ساتھ غریب طور پر مل کر رکھا گیا تھا. ایک پریس پیکج کو مناسب طور پر تشکیل دے گا اس امکانات میں اضافہ کرے گا جو معلومات شائع ہوتی ہے. پیکیج کو ای میل کرنے کے امکانات کو چھپی ہوئی معلومات حاصل کرنے کا امکان بھی بڑھتا ہے - نہ صرف معلومات حاصل ہوتی ہے، بلکہ مواد کو آسانی سے دوبارہ پیدا کرنے میں مدد ملتی ہے.
ایک پریس کٹ اور اس کے بعد تحقیقی خبر تنظیموں کو بھیجنے کے لئے اپنے اہداف کی شناخت کریں جو ان مقاصد کو پورا کرنے میں مدد کرسکتے ہیں. ادارے بہت کم اضافی وقت ہیں، لہذا اسے برباد نہ کرو. اوہیو میں ایک چھوٹا سا کاغذ ہے جو صرف مقامی خبروں کو شائع کرتا ہے، کیلی فورنیا میں ایک تقریب سے ایک پریس کٹ میں دلچسپی نہیں ہے. ایک خبر سٹیشن جس پر مالی پر توجہ مرکوز ایک راک کنسرٹ کے بارے میں پریس کٹ میں دلچسپی نہیں ہے. ایک بار جب آپ نے مناسب ذرائع ابلاغ کی نشاندہی کی ہے تو، ای میل ایڈریس اور ایڈیٹر کا نام، اگر ممکن ہو تو، انٹرنیٹ کی تلاش کے ذریعے یا تنظیم کو بلا کر. ایک عام کمپنی ای میل استعمال کیا جا سکتا ہے اگر ایڈیٹر کا ای میل دستیاب نہیں ہے. ذرائع ابلاغ کے ساتھ نہ صرف اپنے آپ کو واقف کریں بلکہ میڈیا دکان کے انداز سے. پریس کٹ قریب میڈیا تنظیم، بہتر ہے کے انداز میں ہے.
ای میل کے عنوان لائن میں آپ کو بھیجنے کے بارے میں ایک مختصر بیان (3 سے 10 الفاظ) لکھیں. اگر ممکن ہو تو، ظاہر کرنے کی کوشش کریں کہ اس مخصوص میڈیا کے بارے میں معلومات کیوں دلچسپی رکھتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر کٹ مقامی طور پر متمرکز کاغذ پر بھیجی جا رہی ہے تو، موضوع لائن میں واقعہ یا کاروبار کا مقام شامل کریں.
ای میل کے جسم میں نقطہ نظر کی حیثیت سے، اور اگر ممکن ہو تو، اس اہم نقطہ کو منسلک کریں جو ذرائع ابلاغ کے انداز اور مفادات میں. آپ کو ای میل کے جسم میں شامل کیا جائے گا پریس کٹ میں شامل کیا چیزوں پر مبنی ہوگا. اگر میڈیا کٹ صرف ایک پریس ریلیز ہے تو، ای میل کے جسم میں رہائی کا متن شامل ہے، اور سہولت کے لئے رہائی سے منسلک. اگر پریس کٹ کسی ایونٹ کے بارے میں ایک پیکیج ہے، تو ایک مختصر بیان لکھیں کہ یہ واقعہ کیا ہے، جب یہ ہے اور آپ نے کون سا منسلک کیا ہے. اگر پریس کٹ مقامی کاروبار کے بارے میں ہے، تو آپ کو کٹ بھیجنے کے بارے میں ایک مختصر بیان لکھیں.
پریس کٹ فائل ای میل پر منسلک کریں. تاہم، آپ کونسی فائل کی شکل بھیج رہے ہیں اس پر غور کریں، تاہم، کیونکہ ہر ذرائع ابلاغ ہر قسم کے فائل کو کھولنے میں کامیاب ہوسکتا ہے. عمومی پی ڈی ایفز (پورٹ ایبل دستاویز کی شکلیں) تقریبا ہر ایک کی طرف سے کھولی جا سکتی ہیں، اور ناظرین سافٹ ویئر ڈاؤن لوڈ کرنے کے لئے مفت ہے. پی ڈی ایف بھی اس بات کو یقینی بنائے گی کہ آپ کے کمپیوٹر کی اسکرین پر جو کچھ آپ دیکھتے ہیں وہی وصول کنندہ دیکھتا ہے، مختلف کمپیوٹرز سے تبدیلیاں کئے بغیر. RTFs (رچ ٹیکسٹ فارمیٹ) بھی عالمی طور پر کھولنے کے لئے آسان ہیں؛ تاہم، شکل RTF فائل میں محفوظ نہیں ہے اور گرافکس کے ساتھ دستاویزات کے لئے بہترین نہیں ہے.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ پنروتپادن کے لۓ کسی بھی تصویر کو ایک اعلی معیار پر دوبارہ دوبارہ شائع کرنے کے لئے کافی بڑے ہیں؛ ای میل کو تیزی سے بھیجنے کے لۓ تصویر پر زور نہ لگائیں. ٹیکسٹ دستاویزات کو ایک فائل میں مل کر کیا جا سکتا ہے، لیکن اشاعت کے لئے اشاعت پر غور کیا جاسکتا ہے علیحدہ فائلوں کے طور پر منسلک ہونا لازمی طور پر، تصاویر تصاویر سے آسانی سے الگ نہیں کیا جا سکتا. JPG فائل کی شکل اکثر تصاویر کے لئے بہترین ہے.
ای میل کے جسم پر واپس جائیں. اختتام پر، اس فہرست کو درج کریں جو آپ نے منسلک کیا ہے اور کیوں؛ یہ بھی ذکر کریں کہ آیا فائلوں کو مختلف شکل میں دستیاب ہے یا نہیں. ای میل کے اختتام پر، آپ کی مکمل رابطے کی معلومات بتائیں.
آپ کو ای میل بھیجنے سے پہلے تمام پہلوؤں کو چیک کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ای میل پتہ درست ہے، ای میل کا جسم کوئی غلطی نہیں ہے اور صحیح فائلیں منسلک ہیں.
