مختلف مقاصد کے لئے کاروباری اداروں کے لئے تقریبات اہم اوزار ہیں؛ کچھ اندرونی اور عملے پر توجہ مرکوز ہوسکتا ہے، جبکہ دیگر مارکیٹنگ کے لۓ ہیں. کسی بھی طرح، ایک ہی منصوبہ بندی کی تقریب میں جاتا ہے اور اس واقعہ کو کامیابی کے طور پر آنے کے لۓ اسی طرح کی تفصیلات لازمی طور پر لے جانا چاہئے. واقعات کو محتاط منصوبہ بندی اور تیاری کی ضرورت ہے. ایک مقرر کردہ نظام کے بعد اس بات کو یقینی بنانے میں مدد مل سکتی ہے کہ آپ کا واقعہ آسانی سے ہو جائے.
ایونٹ کے لئے اپنا مقصد مقرر کریں. اگر آپ مارکیٹنگ کے سیمینار کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں، تو آپ کی ذمہ داری مختلف ہو گی اگر آپ کمپنی باربیکیو کی منصوبہ بندی کررہے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی توقع کی جاتی ہے کہ آپ کے بارے میں انتہائی تفصیلی ہدایات حاصل ہیں؛ وہاں عملی اجزاء ہیں جیسے کتنے لوگ آ رہے ہیں اور مقام کو کتنے بڑے ہونے کی ضرورت ہے، اور ایسے عوامل کو مارکیٹنگ جیسے ایونٹ کمپنی کے لئے گاہکوں کو حاصل کرنے کا ارادہ رکھتی ہے یا یہ انتظام یا دیگر عملے کے لئے ایک پرک ہے.
ایک بجٹ بنائیں. کسی کو ایونٹ کے لئے ادائیگی کرنے کی ضرورت ہے، اور آپ شروع کرنے سے پہلے آپ کو منظوری کی ضرورت ہوگی. اپنے وقت، ہال، کسی بھی کھانے یا سجاوٹ، اسپیکر یا سرگرمیوں اور دیگر ضروریات پر غور کریں جسے آپ لازمی سمجھتے ہیں. منظم تنظیم میں سب کچھ تیار کریں اور جب آپ انتظامات کر رہے ہیں اس پر رہیں.
ایجنڈا مقرر کریں. ایک تفصیلی شیڈول تیار کریں اور ہر سرگرمی کیلئے صحیح وقت مختص کریں. لازمی طور پر کھولنے اور بند ہونے والے تبصرے کے ساتھ، مکمل طور پر مکمل پروگرام میں تعمیر کریں.
منصوبہ لاجسٹکس ایک جگہ کرایہ پر لے کر، کھانے کا حکم، ایک اسپیکر کرایہ، اور پرنٹ دعوت نامہ. ترتیب پر ایک کنکریٹ نظر حاصل کرنے کے لئے مقام پر جائیں تاکہ آپ اس بات کا تصور کر سکتے ہیں کہ کھانا کہاں کی جائے گی اور نشستوں اور میزوں کا بندوبست کیسے کیا جائے گا. اپنے بجٹ کے اندر اندر رکھنے کی کوشش کریں، لیکن ضروریات کے مطابق تبدیلی کریں، ہمیشہ کسی بھی وعدے کرنے سے قبل اعلی اختیارات کے ساتھ جانچ پڑتال کریں.
واقعہ کو فروغ دینا. آپ یہ کیسے کریں گے کہ آپ اس واقعے کی قسم پر بہت تناظر رکھتے ہیں جو آپ منصوبہ بندی کر رہے ہیں. ایک داخلی واقعہ کے لئے یہ ممکن ہے کہ کمپنی کے ای میل یا صحیح پوسٹروں میں پھنسے چند پوسٹر کافی ہوں گے. ایک مارکیٹنگ ایونٹ کی پوری مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی کی ضرورت ہو گی، ممکنہ طور پر اشتھارات اور کچھ براہ راست مارکیٹنگ کے طور پر ایڈز.
تجاویز
-
اپنے منصوبوں کو ٹریک کرنے کے لئے سافٹ ویئر کا پروگرام استعمال کریں؛ ایونٹ کی منصوبہ بندی بہترین تنظیمی صلاحیتوں کی ضرورت ہے. آپ کی پیش رفت پر روزانہ یا ہفتہ وار اپ ڈیٹس کو سپروائزر دیں تاکہ وہ جانیں کہ کیا ہو رہا ہے.
انتباہ
آپ کی تیاریوں میں بھی تقریب کے قریب قریبی کوشش نہ کریں. اس وقت آپ کو یہ کامیابی حاصل کرنے کی ضرورت ہے.
