ہر کمپنی کے اجلاسوں کے بارے میں مختلف قوانین ہیں. کچھ غیر رسمی عمل کی پیروی کرتے ہیں، جبکہ دوسروں کو زیادہ رسمی ساخت کی ضرورت ہوتی ہے. مینیجر یا کاروباری مالک کے طور پر، یہ ضروری ہے کہ یہ دونوں رسمی اور غیر رسمی اجلاسوں کو کس طرح منظم کرنے اور ختم کرنے کا طریقہ جانیں. یہ مواصلات کو بہتر بنائے گا اور زیادہ پیداواری نتائج کی راہنمائی کرے گی.
اجلاس میں شرکاء کا کیا مطلب ہے؟
اصطلاح "اختتام" لاطینی الفاظ سے آتا ہے اشتھار (اور) ڈرننس (روزانہ). اگرچہ بہت سارے لوگوں نے ملاقات کے اختتام پر فون کرنے کے ساتھ تبادلہ خیال کا استعمال کرتے ہوئے، "اختتام" اصل میں کسی دوسرے دن کو میٹنگ، یا اجنڈا کی اشیاء منتقل کرنے کا مطلب ہے. مثال کے طور پر، کمپنی کے بورڈ کے اراکین کو اجلاس میں ملتوی کرنی پڑتی ہے جب اہم مسائل پر بات چیت کرنے کے لئے آسان نہیں ہے کیونکہ اہم معلومات غائب ہے. اعزاز کا مطلب یہ ہے کہ جب بعد میں ہر مسئلے پر بحث کرنے کے لئے تیار ہوں تو اجلاس بعد میں دوبارہ شروع کی جائے گی. جب یہ معاملہ حل ہوجاتا ہے تو یہ میٹنگ ختم کرنے یا میٹنگ کے اختتام کے طور پر ہی نہیں ہے.
اجلاسوں کے عمل کونسل ہیں؟
بعض اداروں، خاص طور پر قانون، یونیورسٹیوں، سرکاری ایجنسیوں اور بڑے تنظیموں کی عدالتوں کے رسمی اجلاسوں کے لئے قائم قوانین کی پیروی کرتے ہیں. رابرٹ کے قواعد و ضوابط کے تحت نئے نظر ثانی شدہ کے تحت، مثال کے طور پر، کسی کو کسی مخصوص مواقع میں ایک اجلاس کو ملتوی کرنے کی تحریک منتقل کر سکتی ہے، مثال کے طور پر:
- ایک quorum کی غیر موجودگی میں
- جیسا کہ تنظیم کے الوداع میں قائم ہے
- جب بورڈ کے اراکین ایجنڈا کے اختتام پر پہنچ جاتے ہیں
- ہنگامی یا فوری طور پر خطرے کی صورت میں، جیسے عمارت میں آگ کے الارم بند ہو جائیں گے.
جبکہ چھوٹے کاروبار رابرٹ کے قواعد پر عمل کرنے کے قابل نہیں ہیں، وہ ایک سرکاری فریم ورک "سرکاری طور پر" اجلاس میں جمع کرنے کے لئے فراہم کرتے ہیں.
اجلاس کو اعتراف کرنے کے طریقہ کار
ایک اجلاس میں کسی بھی مرحلے میں یا کسی مرحلے میں یا تو ملتوی کیا جاسکتا ہے. اگر آپ چیئرمین ہیں، تو یقینی بنانے کے لئے ایک منصوبہ بنائیں کہ ہر چیز آسانی سے ہو. اجنبی پر بحث کرنے کے بعد، چیک کریں کہ اگر کوئی کسی اجلاس کو ملتوی کرنا چاہتا ہے. کہہ کر ایک سے پوچھیں "کیا میں فیصلہ کرنے کے لئے ایک تحریک سنتا ہوں؟" اگلا اجلاس کے اختتام کی تحریک اگلے اجلاس کے وقت اور تاریخ کو واضح طور پر ساتھ ساتھ کسی بھی فوری معاملات کی وضاحت کرنا چاہئے جو اگلے عام اجلاس سے پہلے خصوصی سیشن کی ضرورت ہے. رابرٹ کے قواعد کے تحت، تحریک کو دوسرے کی ضرورت ہے اور ترمیم یا بحث نہیں کی جاسکتی ہے.
اگر کوئی جگہ حاضر نہیں ہے یا ہنگامی صورت حال کے معاملے میں ایک تحریک کے بغیر ایک اجلاس ملتوی کیا جاسکتا ہے. اگر اس دن ایک عوامی چھٹی ہے تو، اجلاس ایک ہی وقت اور جگہ پر اگلے روزہ دن تک تک ملتوی کیا جا سکتا ہے. ایک مشترکہ میٹنگ کاروبار کے اسی حکم کی پیروی کریں گے جو اصل ملاقات کے طور پر ہے. اختتامی رائٹس میں، چیئرمین اگلے اجلاس کے دن دن اور وقت پر تبادلہ خیال کر سکتا ہے. وہ رابطے کی معلومات بھی فراہم کرسکتا ہے، شرکاء کا شکریہ اور آخری منٹ کے یاد دہانیوں کو بنانے کے لئے. اگر اختتام 90 دن یا اس سے زیادہ ہے تو، ہر شرکاء کو تاریخ اور جگہ کا نوٹس دیا جائے گا.
کم رسمی اجلاس کا اعتراف
تمام اجلاسوں رسمی نہیں ہیں؛ لہذا، تمام مجلسوں کو ایک تحریک کی ضرورت نہیں ہے. سیلز کی میٹنگ ایک اچھی مثال ہے.وہ یقینی طور پر اہم ہیں، اور تمام سیلز کی نمائندگی کی توقع ہے. لیکن سیلز مینیجرز کا مقصد مینیجر کے لئے معلومات کو ریلے کرنے کے لۓ ہے، شاید تجاویز اور حوصلہ افزائی کی جا سکتی ہے، یا ان لوگوں کو نصیحت کریں جنہوں نے مقاصد سے کم ہو یا ضروری کاغذی کام میں تبدیل نہ ہو. تاہم میٹنگ کے دوران کوئی ووٹنگ نہیں ہوگی، کیونکہ سیلز مینیجر کی رائے یہ ہے کہ معاملات میں. ایک میٹنگ منعقد کرنے کے بعد جہاں ایک فرد چارج کیا جاتا ہے، اسے خاموش ہو جائے گا کہ وہ کسی تحریک کو حل کرنے کے لئے طلب کرے. سیلجر مینیجر سے پوچھیں کہ آیا کوئی سوال موجود ہے، اور جواب دینے کے بعد، صرف یہ کہنا کہ، "یہ سب آج میں ڈھونڈنا چاہتا ہوں. ان میں سے کچھ نئے بروشرز کو لے لو جیسے آپ کو چھوڑ کر انہیں اس عظیم مصنوعات کے ناقابل اعتماد فوائد کی وضاحت کرنے کے لئے استعمال کریں!"
اجلاسوں میں جہاں مینیجرز مسائل اور حل پر بحث کرنے کے لئے جمع ہوتے ہیں وہ ایک اور مثال ہیں. مینیجرز کو موشن اور سیکنڈ کے ساتھ ایک رسمی اجلاس کے لئے وقت نہیں ہے، اور نہ ہی انہیں ایک ضرورت ہوتی ہے. وہ جانتے ہیں کہ اجلاس کیا ہے، لہذا کوئی ایجنڈا ضروری نہیں ہے. کوئی بھی منٹ نہیں لے رہا ہے. وہ اگلے اجلاس میں ان مسائل پر بات چیت جاری رکھیں گے، لہذا تکنیکی طور پر وہ اجلاس کو ملتوی کرسکتے ہیں. لیکن اجلاس کا باقاعدہ اختتام عجیب اور غیر مناسب ہوگا. امکانات ہیں، اجلاس ایک مکمل وقت کے لئے مقرر کیا جائے گا، جیسے 30 یا 60 منٹ. جب وقت آتا ہے تو کوئی کہیں گے، "آئیں اگلے مہینے تک یہ بحث اٹھاؤ" جبکہ دوسروں کو کام کرنے کے لے جانے کے لئے دروازے سے باہر نکلنے کی کوشش کر رہی ہے.
