معلومات کی درخواست کرنے والے ایک خط میں ایک مؤثر ردعمل گاہک کی درخواست کردہ معلومات کو صحیح طریقے سے فراہم کرتا ہے، اس سے زیادہ مناسب الفاظ یا فلٹر سے گریز کرتا ہے. بروقت طریقے سے معلومات کے لئے کسٹمر کی درخواستوں کا جواب آپ کے کاروبار کی ساکھ کو فروغ دیتا ہے.
کھولنے
خطوط کے نام کے اوپر بائیں بازو کونے میں گاہک کا نام اور رابطے کی معلومات درج کریں، معیاری خط لکھنے کے شکل میں. مثال کے طور پر:
جان سمتھ
555 مککنگبیر لین،
اسپرڈ فیلڈ، OH
کسٹمر کے ایڈریس کے تحت، اس تاریخ کو داخل کریں جسے آپ خط کو مسودہ کر رہے ہیں.
عام "عزیز کسٹمر." کے بجائے خط کو ذاتی بنانے کیلئے کسٹمر کا پہلا نام استعمال کریں. سلامتی کے بعد پہلی سطر اسے بتانا چاہئے کہ یہ خط واقعی ان کی معلومات کے لئے درخواست کا جواب ہے: "عزیز جان، معلومات کے لئے آپ کی درخواست کے جواب میں …"
خط جسم
اپنے جواب کے مسودے کے مطابق آپ کے سامنے کسٹمر کا خط لکھیں. اس بات کو یقینی بنانے کیلئے خط دوبارہ پڑھئیے کہ آپ اس کی درخواست کی واضح طور پر سمجھتے ہیں. اگر کسٹمر معلومات کے ایک سے زیادہ ٹکڑا چاہتا ہے تو، مختلف اشیاء کو نمایاں کریں اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ آپ کسی بھی معلومات کو چھوڑ نہ دیں. پھر خط کے جسم میں ہر چیز کا پتہ لگائیں فہرست کی شکل میں. اگر قابل اطلاق ہو تو، آپ کے سافٹ ویئر کے پروگرام میں فراہم کردہ بلٹ پوائنٹ یا شمار شدہ فہرست فارمیٹنگ عناصر کا استعمال کریں.
بند
کسٹمر کو کارروائی کرنے کے لئے مدعو کریں ان معلومات پر مبنی ہے جو آپ نے فراہم کی ہے اور آپ کے کاروبار سے دوبارہ مشغول ہوتے ہیں، انفرادی طور پر سنتیا پیرو کی مشورہ دیتے ہیں. اگر آپ کسٹمر کی جگہ آپ کے کاروباری مقام سے آن لائن آرڈر کی مدد کرسکتے ہیں تو، مثال کے طور پر، اسے ایسا کرنے کے لئے دکان میں آنے کے لئے مدعو کریں. اپنے کاروباری فون نمبر، ای میل ایڈریس اور ویب سائٹ ایڈریس شامل کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.
تجاویز
-
ٹائپس اور گرامیٹیکل غلطیاں آپ کے کاروبار پر خرابی کی عکاسی. گاہکوں کو کسی بھی خطوط کو بھیجنے سے پہلے، معلومات کے لئے درخواستوں کے جواب میں، آپ کے انتظامی اسسٹنٹ یا شریک کارکن کو کم از کم دو بار خطوط کا ثبوت دینا ہے.
