دستاویزی آرکائیوٹنگ دستاویزات کی اسٹوریج ہے جو اب زیادہ فعال استعمال میں نہیں ہے لیکن اداروں کو اس دستاویز کو ایک تاریخی ریکارڈ کے طور پر رکھنے کی ضرورت ہے. عام طور پر، تنظیموں اور کاروباری دستاویزات آرکائیو دستاویزات، لیکن افراد بھی مختلف وجوہات کی دستاویزات کو محفوظ کرسکتے ہیں. دستاویز آرکائیوٹنگ کے ساتھ منسلک خیالات اور طریقوں کی ایک سلسلہ. کچھ معاملات میں، ایک تنظیم دستاویزات کا انتظام کرنے کے لئے اچھی طرح سے وضاحت کی پالیسیوں کا تعین کرے گا، جس میں تنظیم آرکائیوونگنگ طریقہ کار کا تعین کرتی ہے. تنظیمیں مختلف میڈیا اقسام کو محفوظ کرسکتی ہیں، بشمول الیکٹرانک، آسانی سے آسانی سے.
مقصد
اداروں کو مختلف وجوہات کے لۓ آرکائیو دستاویزات، مجموعی طور پر یا تنظیم کے کردار سے متعلق معاملات میں. اکثر، تنظیموں کی دستاویزات آرکائیو کیونکہ یہ ثقافتی یا تاریخی اہمیت کا حامل ہے. متبادل طور پر، گزشتہ کاروباری دستاویزات کے قابل اعتماد ریکارڈ رکھنے کے لئے کاروبار میں قانونی یا مالی سبب ہوسکتا ہے، کیونکہ آرکائٹنگ سب سے مؤثر مینجمنٹ طریقہ ہے.
خیالات
دستاویز آرکائیونگ کی ضرورت کے ساتھ کسی بھی تنظیم کو اس کے طریقہ کار کو غور سے غور کرنا ہوگا. پچھلے اور جاری آپریشن کے لحاظ سے دونوں دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے، فیصلہ کرنا، قدرتی طور پر بنیادی طور پر بنیادی خیال ہے. جاری دستاویزات کے لئے ایک تنظیم پیدا کرتا ہے، آرکائیو آرکائیو کرنے کے لئے کچھ قسم کے شیڈول پر پہنچ سکتا ہے. آرکائیوٹنگ طریقوں میں بھی مختلف ہوتی ہے، اور کمپیوٹنگ ٹیکنالوجی کی پیشکش نے بہت سے معاملات میں موثر طریقے سے، لاگت موثر حل پیش کرنے والے نئے وسائل کی دولت متعارف کرایا ہے.
اوزار
2011 تک، دستاویزی آرکائیوٹنگ کے سافٹ ویئر کے اوزار میں اضافہ ہوا ہے، تنظیموں کو کم اخراجات میں آرکائیو کے لئے زیادہ مواقع فراہم کرنا پڑا ہے. اداروں سافٹ ویئر آرکائیوٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے ایک آلہ کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں، نہ صرف ان دستاویزات کے لئے جو وہ الیکٹرانک فارم میں اسٹور کرتے ہیں بلکہ کاغذ دستاویزات اور دیگر میڈیاوں کے لئے بھی. اداروں کو غیر ڈیجیٹل اشیاء کو الیکٹرانک شکل میں سٹوریج کے لئے اسکین یا تبدیل کر سکتے ہیں، مؤثر ریکارڈ رکھنے کے لئے ضروری جسمانی جگہ کی مقدار میں کمی.
خطرات
کسی بھی دستاویزی آرکائیوٹنگ سسٹم میں خطرات موجود ہیں، اور اداروں کو تنظیمی آرکائیو کرنے والی پالیسی بنانے پر تنظیموں کو ان پر غور کرنا ہوگا. آرکائیو محفوظ ہیں تو الیکٹرانک شکل میں دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کا فائدہ صرف درست ہے. اس وجہ سے تنظیموں کو آرکائیو کے استحکام اور سلامتی کی حفاظت کے لئے مناسب محافظ تحفظ فراہم کرنا لازمی ہے، جس میں مختلف طریقوں سے آرکائیو کرنے والے اوزار اور خدمات کا پتہ لگانا ضروری ہے.
فوائد
مؤثر دستاویز آرکائیوٹنگ سسٹم کے فوائد کو تکنیکی حل کی آمد کے ساتھ اضافہ ہوا ہے. الیکٹرانک ریکارڈ کم جسمانی جگہ پر قبضہ کرتے ہیں اور، بعض صورتوں میں، یہاں تک کہ کاروبار یا تنظیم کے اہم احاطے میں رہنا بھی نہیں رہ سکتا. مثال کے طور پر، کچھ تنظیمیں بیرونی دستاویز مینجمنٹ سروس استعمال کرسکتے ہیں. الیکٹرانک ریکارڈوں کا استعمال کرنے کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ تنظیموں کو آسانی سے تلاش کرنے والے الیکٹرانک شکل میں ضروری طور پر دستیاب مواد کو آسانی سے اور آسانی سے بنا سکتا ہے.
