ایک کاروباری یادگار، یا میمو، آنے والے اجلاس کے ساتھیوں اور عملے کے ارکان کو مطلع کرنے کے لئے آسان ترین طریقوں میں سے ایک ہے. میٹنگ کا ایک مؤثر نوٹس واضح، جامع اور پیشہ وارانہ انداز میں بنیادی میٹنگ کی معلومات فراہم کرے گا.
قابل ذکر معلومات
- عام چار نکاتی فارمیٹ کی پیروی کریں سرخی کے لئے، جس میں شامل ہونا چاہئے کرنے کے لئے, سے, تاریخ اور مضمون آپ کے عملے کے اجلاس کے لئے سرکلر میں ___ "کو" کے میدان میں سب کو شامل کرنا چاہئے جو میٹنگ میں مدعو کیا جاتا ہے. "سے" آپ کا نام اور کام کا عنوان درج کرے گا. دن تقسیم کیا جائے گا جس دن تقسیم کیا جاتا ہے. "موضوع" فیلڈ کے بارے میں میمو کیا لکھیں، جیسے "اگست کے مہینے"، "مینیجرز" اجلاس."
- میٹنگ کا مقصد ریاست وقت اور مقام سمیت تمام بنیادی متعلقہ معلومات، کے ساتھ ساتھ کھولنے والے پیراگراف میں. مثال کے طور پر، "اجلاس کا مقصد ترمیم شدہ ملازم تشہیر منصوبہ پر تبادلہ خیال کرنا ہے. اجلاس 3 بجے شروع ہوگی. مرکزی کانفرنس روم میں اور ایک گھنٹہ تک آخری. تمام مینیجرز اور نگرانی کرنے کے لئے ضروری ہے. "
- احاطہ کیا جائے گا کا خلاصہ فراہم کریں میمو کے جسم میں ملاقات کے دوران. اگر ممکن ہو تو معلومات کی مختصر رکھیں؛ تفصیلات کو اصل اجلاس میں بحث کیجئے. مثال کے طور پر، "آپ کی رائے کے نتیجے میں، کمپنی ستمبر 1، 2019 کو نظر ثانی شدہ ملازمت کی حوصلہ افزائی کی منصوبہ بندی کو ختم کرے گی. نئی منصوبے صرف ان افراد کے بجائے فروخت کی ٹیموں کو انعام دے گی جب وہ اپنے ماہانہ اور سہ ماہی اہداف کو پورا کریں. ہم ٹیموں میں کام کرنے والے اپنے سیلز اسٹاف کے فائدے کو تسلیم کرتے ہیں اور امید رکھتے ہیں کہ اس رجحان کو مالیاتی حوصلہ افزائی کے ساتھ فروغ دینا. "
تجاویز
-
نوٹس میں تمام معلومات میٹنگ سے متعلق ہونا چاہئے. ان معلومات سے بچیں جو کسی بھی کمپنی کے متعلق مسائل سے متعلق ہیں جو اجلاس میں متفق نہیں ہوں گی.
میٹنگ سے پہلے
- اگر نوٹس تیار کرنے کی ضرورت ہو تو نوٹس وصول کنندگان کو مطلع کریں میٹنگ میں شرکت کرنے سے قبل کسی بھی طرح یا مواد پڑھتے ہیں. ایک مثال شاید ہوسکتی ہے: "آپ ہر ایک کو دن کے اختتام تک نظر ثانی شدہ تشہیر منصوبہ کی شکل اور پالیسیوں کو ای میل کیا جائے گا. براہ مہربانی دستاویزات سے پہلے وقت کا جائزہ لیں تاکہ آپ مواد پر بات چیت کرنے کے لئے تیار ہوں گے اور واضح کریں کہ جہاں اس کی ضرورت ہے.
- مدعو کے ایجنڈے کو تقسیم کیا جائے گا جب مدعو کریں. مثال کے طور پر: "میں ای میل کے ذریعہ کم از کم 24 گھنٹے اجلاس سے اجرت تقسیم کروں گا. براہ کرم رسید پر ایجنڈا کا جائزہ لیں."
- اگر آپ میٹنگ میں شرکت نہیں کر سکیں تو وہ آپ کو مطلع کرنے کے لئے مدعو سے پوچھیں، لہذا آپ ان کے ساتھ معلومات کا جائزہ لینے کے لئے ایک وقت شیڈول کر سکتے ہیں. یہاں تک کہ اگر آپ لازمی ملاقات میمو بھیج رہے ہیں تو، کچھ ملازمین یا دعوت نامہ چھٹی یا شہر سے باہر کام سے متعلق سفر پر ہوسکتے ہیں.
تجاویز
-
دعوت نامے کو بتائیں کہ اگر آپ میٹنگ کے موضوع کے بارے میں سوالات کے بارے میں سوالات کے جواب دینے کے خواہاں ہیں یا اصل میٹنگ میں تمام وضاحتیں کو ہٹا دیں. اگر آپ پیشگی سوالات کو فیلڈ کریں گے تو رابطہ رابطے نمبر یا ای میل پتہ فراہم کریں.
