مؤثر میٹنگ نوٹس کیسے لگیں

اجلاس میں منٹ لینے کے کام کو تفویض کیا جا رہا ہے، بعض لوگوں نے ایک ناجائز کام کے طور پر دیکھا ہے.تاہم، موثر میٹنگ منٹ لینے کے آرٹ کو مایوس کرنا صرف شرکاء کے لئے مسلو، بحث اور کارروائی اشیاء پر متفق نہیں سمجھتا بلکہ نہ ہی ان کے فیصلے میں میز پر نہیں تھا دوسروں کی مدد بھی کر سکتا ہے. اس تحریری مہارت کو کس طرح مہارت حاصل کرنے کے بارے میں سیکھنے کی طاقت اور اثر انداز کو کم نہ کریں.

آپ کی ضرورت ہو گی

• اجلاس کا مقصد

• حاضریوں کی فہرست

• قلم یا پنسل

• نوٹ پیڈ یا لیپ ٹاپ

• آڈیو ریکارڈنگ کا آلہ (اختیاری)

میٹنگ، مقام، تاریخ اور وقت کا نام لکھنا جس میں یہ منعقد ہوا تھا سب سے اوپر اپنے میٹنگ منٹ شروع کریں.

مدعو حاضر حاضریوں کی فہرست جو ان کے نام، عنوان اور ڈپارٹمنٹ کے ذریعہ موجود ہیں وہ ان مدعو کے ساتھ ساتھ پیش کرتے ہیں لیکن موجود نہیں ہیں. کسی بھی مدعو مہمان مقررین یا پیشکشوں کے ناموں کو بھی فہرست کریں.

ہر ایجنڈا آئٹم کے لئے سبسکرائب کریں اور نوٹ لے لو جیسے بحث اس موضوع سے متعلق ہے. کلیدی بحث لکھیں اور ممکنہ طور پر کسی اہم کلید پوائنٹس کے ساتھ منسلک شخص کا نام ظاہر کرنے کی کوشش کریں.

موضوع پر بات چیت کے بعد، کسی بھی اتفاق سے اگلے مرحلے یا فیصلے پر لکھیں جو اجنبی شے کے مطابق کردہ سفارش کردہ اقدامات میں شامل ہوں جن کے ذریعہ، تاریخ کی ذمہ دار، ذمہ دار افراد یا عمل درآمد کے لئے ڈیپارٹمنٹ شامل ہیں. یہ منٹ لینے کا سب سے اہم حصہ ہے. اس عمل کے بعد سے میٹنگ کی کوئی بھی منصوبہ بندی اس سیکشن سے حاصل کی جائے گی.

کسی بھی مسئلے یا بحث کے لۓ پوائنٹس اٹھائے گئے لیکن حل نہیں کئے گئے، انھیں اپنے منٹ کے الگ الگ حصے میں شامل کریں جو "غیر حل شدہ مسائل" لیبل ہیں. اجلاس میں حاضر ہونے والے افراد بعد میں دیکھ سکتے ہیں اور میٹنگ میزبان اس بات کا فیصلہ کرسکتے ہیں کہ ان چیزوں کے حل کو کس طرح حل کرنے میں سب سے بہترین کام کرنا ہے.

منٹوں کے اختتام پر اگلے میٹنگ کی تاریخ، وقت اور جگہ پر اس بات پر متفق لکھیں کہ حاضریوں کے لئے اگلے سیشن کی تیاری میں جاننے کی ضرورت ہے.

آخر میں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ سبھی مدعو حاضر ہونے والے حاضرین موجود ہیں یا نہیں منٹوں کا ایک کاپی وصول کرتے ہیں. اجلاس کے بعد 24 سے 48 گھنٹوں کے اندر منٹوں کی کوشش کرنے اور تقسیم کرنے کے لئے انگوٹھے کا ایک اچھا اصول ہے. اس طرح اگر کوئی غلط ہے یا کسی کو غلط قرار دیا گیا ہے، تو یہ درست ہوسکتا ہے جبکہ یہ ہر حاضری کے دماغ پر تازہ ہے.

تجاویز

• حاضری میں ان لوگوں کی صحیح فہرست حاصل کرنے کے لئے ضروری ہے کیونکہ بعد میں یہ جاننے کے لئے ضروری ہوسکتا ہے کہ کون موجود تھا اور اجلاس میں اہم فیصلے کرنے میں حصہ لیا. ہمیشہ آپ کے نام اور فائل دونوں فائلوں کے ساتھ ساتھ لکھنے کے لئے یاد رکھیں. کمپیوٹر پر الیکٹرانک ذخیرہ کیا جاتا ہے جہاں منٹ کا پتہ چلتا ہے.

انتباہ

یہ بات آرتھر لینے کے لئے ٹھیک ہے لیکن آپ اپنے الفاظ، تبصرے یا رائے کو متفق نہ کرنے کی کوشش کرتے ہیں جو آپ نے کسی کے بارے میں کیا خیال کیا ہے، محسوس کیا یا سوچ لیا ہے - منٹ میں لکھتے ہوئے شخص لکھتے ہیں.