ٹیلیفون اور انٹرنیٹ کے ساتھ بھی، کاروباری مقاصد کے لئے یہ بھی اب بھی ضروری ہے کہ ایک پرانے فیشن خط بھیجیں. خط کے ساتھ اپنے کاروباری اکاؤنٹ کے ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کرنا مؤثر ہے، جیسا کہ حروف کم بھول جاتے ہیں (فون کالز کی طرح) اور نظر انداز کرنے کا امکان کم (جیسے ای میلز). وہ بھی ایک آسان کاغذ کا راستہ فراہم کرتے ہیں. اگر آپ کو اپنے ریکارڈ کو ایک خط کے ساتھ اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے تمام اڈوں کو پورا کرنے کیلئے کچھ تجاویز پر عمل کریں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کمپیوٹر
-
پرنٹر
-
کاغذ
-
کاپیئر
-
لفافے
-
ڈاک ٹکٹ
خط کو مناسب ڈپارٹمنٹ میں اس بات کا یقین کرنے کے لۓ درست شخص آپ کی تازہ ترین معلومات وصول کرتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ اپنی چیک بک یا ڈیبٹ کارڈ نمبر کو تبدیل کر رہے ہیں تو، اپنا خط اکاؤنٹس قابل ادا ڈپارٹمنٹ میں بتائیں. اگر آپ اپنے ایڈریس کو تبدیل کر رہے ہیں تو، اپنے خط کو "کسٹمر ریکارڈز" میں بتائیں. اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ کونسل کو آپ کی درخواست کو سنبھالنا چاہئے، کمپنی کو کال کریں اور اپنے خط سے خطاب کرنے سے پہلے پوچھیں، یا کمپنی کی ویب سائٹ پر معلومات کو ملاحظہ کریں.
کمپنی کے ریکارڈ اور آپ کے اپنے ذاتی ریکارڈ کے لئے دونوں خط میں سب سے اوپر کی تاریخ شامل کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ درخواست کر رہے ہیں کہ آپ کی خدمات کو کسی مخصوص تاریخ کے مطابق منسوخ یا کم کر دیا جائے، اور کمپنی کو بروقت طریقے سے آپ کی درخواست پر عملدرآمد نہیں کرے گا، تو آپ کو غیر ادائیگی کی بنیاد پر عمل نہیں کیا جاسکتا ہے کیونکہ آپ کی اپنی درخواست کی نقل ہے.
اپنا اکاؤنٹ نمبر شامل کریں. اس شخص کو آپ کے اکاؤنٹ کو تلاش کرنے میں مدد ملے گی اور آپ کی درخواست کو تیزی سے پورا کریں گے.
اپنی پرانی معلومات شامل کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ اپنا فون نمبر منتقل یا تبدیل کر رہے ہیں تو، خط میں بیان کریں، "یہ میرا پرانا پتہ تھا" یا "یہ میرے پرانے فون نمبر تھا." اپنے ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے کمپنی کو اس معلومات کی ضرورت ہو سکتی ہے.
اپنی نئی معلومات شامل کریں. خط میں ریاست، "یہ میرا نیا پتہ ہے" یا "یہ میرا نیا فون نمبر ہے." آپ اپنی تازہ ترین معلومات کو بولڈ پرنٹ یا بڑے فونٹ میں ڈالنا چاہتے ہیں تاکہ آپ کی درخواست پر عملدرآمد شخص کو معلومات کا پتہ لگانا آسان وقت ہوگا.
واپسی کی واپسی کی درخواست. اس سے پوچھو کہ آپ کو آپ کو مطلع کرنے میں ایک خط بھیجا جائے گا کہ آپ کی معلومات کو اپ ڈیٹ کردی گئی ہے. جب آپ کو آپ کی توثیق کا خط ملتا ہے، تو آپ کو اپنے ریکارڈ کے لئے ایک محفوظ جگہ میں رکھیں.
آپ کو بھیجنے سے پہلے خط بھیجنے کا ایک کاپی بنائیں، اس صورت میں آپ کو دوبارہ بھیجنے کی ضرورت ہے یا بعد میں اس کا اشارہ کریں.
