ایک سیمینار کو منظم کیسے کریں

اگر آپ اسپیکر ہیں تو، کنسلٹنٹ یا اساتذہ، سیمینار آپ کے کاروبار ہوسکتے ہیں. اگر آپ کسی دوسرے کاروباری مالک ہیں، تو آپ اپنے کاروبار کو مارکیٹ کرنے کے لئے سیمینار آپ کے لئے بہترین طریقوں میں سے ایک ہوسکتے ہیں. سیمینار کو منظم کرنے کے لۓ آپ کے وجوہات جو بھی ایک آسان واقعہ بنانا چاہئے وہ اس واقعے کو تخلیق کریں جس سے آسانی سے چلتا ہے اور اپنے شرکاء کو متاثر کرتا ہے.

اپنا موضوع منتخب کریں. اگر آپ مشیر یا اسپیکر ہیں، تو ممکن ہے کہ آپ کسی خاص موضوع کے بارے میں ایک گروپ سے بات کرنے کے لئے کہا جائے. اگر آپ کاروباری مالک ہیں تو آپ کے کاروبار کو فروغ دینے کے لئے ایک سیمینار کو منظم کرنے کے لۓ، آپ کو اس موضوع کا انتخاب کرنا ہوگا جو آپ کے ہدف گاہکوں سے اپیل کرے گا. مثال کے طور پر، اٹارنی اسٹیٹ کی منصوبہ بندی پر عوام کیلئے مفت سیمینار منظم کرسکتا ہے.

اپنا مقام منتخب کریں. شراکت داروں کی تعداد کا اندازہ کرنے کی کوشش کریں کہ آپ اس مقام کو منتخب کریں گے اور اس کا انتخاب کریں جو آرام دہ اور پرسکون بیٹھنے کے لئے ہر جگہ کافی جگہ ہوگی. ایک جگہ کا انتخاب کرتے وقت آپ کو قیمت پر غور کرنا پڑے گا. کچھ مقامات میں کئی سو یا اس سے زائد ہزاروں ڈالر کی رینٹل کی فیس بھی ہو سکتی ہے جبکہ دیگر بہت زیادہ مناسب ہیں. ہوٹل اکثر ضیافت کے کمرے ہیں جہاں کاروباری طور پر اکثر کنونشنوں کو پکڑتے ہیں، تاکہ آپ کی تلاش میں ایک مقام کے لئے شروع کرنے کے لئے ایک اچھی جگہ ہو.

دعوت نامہ اور دعوت نامہ. آپ کے ایونٹ کے سائز اور رسمی طور پر منحصر ہے، آپ کے دعوت نامے مائیکروسافٹ ورڈ میں تخلیقی ایک سادہ دستاویز سے مختلف ہوتی ہے جو پیشہ ورانہ ڈیزائنر کی طرف سے تیار فینسی ڈیزائن میں ہیں. شرکاء کے وقت شرکت کرنے کی منصوبہ بندی کرنے کی اجازت دینے کے لئے اپنے ہنروں کو کئی ہفتوں سے قبل پیش کریں. تاہم، پہلے سے ہی دعوت نامہ مت چھوڑیں کہ وہ اصل سیمینار کی تاریخ سے پہلے بھول جائیں. آپ اپنے دعوت نامے کو بھی ای میل کرسکتے ہیں، لیکن ذہن میں رکھیں کہ وہ کئی وصول کنندگان کے سپیم فولڈرز میں ختم ہوسکتے ہیں.

فیصلہ کریں کہ آپ دوپہر کا کھانا یا روشنی کی تازہ کاری کی پیشکش کریں گے. اگر آپ کا سیمینار کئی گھنٹوں تک چلتا ہے، تو یہ دستیاب روشنی کی تازہ کاری کے لئے ایک اچھا رابطہ ہے. اگر آپ کا سیمینار صبح کے وقت شروع ہوتا ہے یا دوپہر کے کھانے کے وقت چلتا ہے تو، دوپہر کے کھانے کی فراہمی کی سفارش کی جاتی ہے. بعض مقامات پر یہ ضرورت ہوتی ہے کہ آپ ان کے گھر کیٹرٹر کی سہولیات کو استعمال کرتے وقت اس سہولت پر واقع ہونے کا موقع دیتے ہیں. اس بات کا یقین رکھو کہ آپ کو تازہ کاری کرنے سے قبل اپنے معاہدے کے قوانین کو معلوم ہے.

اپنی پیشکش کا مواد بنائیں. ہینڈ آؤٹ کی کاپیاں بنائیں، یا انہیں ایک پیشہ ور پرنٹر میں چھپی ہوئی ہے. آپ شاید پاور پاور پیشکش تخلیق کرنا چاہتے ہیں تاکہ آپ کو بصری حوالہ ملے جب آپ یا آپ کے اسپیکر کو پیش کردہ مواد موجود ہیں. پرنٹ کے اختیارات کے تحت "ہینڈ آؤٹ" کو منتخب کرکے آپ اپنے شرکاء کے لئے آسان طریقے سے بنا سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ فی صفحہ تین کو منتخب کریں گے، اور آپ کے شرکاء کو براہ راست اپنے ہاتھوں پر نوٹ لینے کے قابل ہو جائے گا.

ایونٹ سے چند دن پہلے آپ کے RSVPs پر مبنی حاضریوں کی تعداد حتمی ہے. اگر آپ منتخب کرتے ہیں تو، آپ دوسرے لوگوں کو فون کرسکتے ہیں جنہوں نے آپ کو اپنے ایونٹ سے یاد دلانے کے لئے دعوت دی ہے اور انہیں رجسٹر کرنے کا ایک آخری موقع دینا ہے. کسی بھی شخص کے لئے ایک پیغام چھوڑ دو جو ممکن نہیں ہو، اگر ممکن ہو، اور ان کو ہدایت دینا چاہے تو وہ جلد از جلد کال کریں.

سائن ان شیٹ اور نامیٹکس بنائیں. سیمینار کے شرکاء کے لئے یہ اچھا ہے کہ دوسرے لوگوں سے ملنے کے قابل ہو اور فوری طور پر ان کا نام دیکھیں اور وہ کہاں سے ہیں. یہ غیر معمولی جذبات میں سے کچھ لوگوں کو ختم کرتا ہے جب لوگ خود کو نئے لوگوں کو متعارف کراتے ہیں. اگر آپ سیمینار کے بعد اپنے شرکاء کے ساتھ رابطے میں رکھنا چاہتے ہیں تو آپ سائن ان ثابت کرنے کے لئے مفید ثابت ہوں گے. آپ ان کے نام، پتے، فون نمبر اور ای میل کے پتوں سے پوچھ سکتے ہیں. یہ ایک ایسے باکس پیش کرنے کا ارادہ رکھتا ہے جو وہ چیک کرسکتے ہیں تو وہ آپ سے مزید مواصلات حاصل نہیں کرنا چاہتے ہیں.

ہر ٹیبل کی ترتیب کے لئے پیکٹ بنائیں. آپ اپنے کاروبار کے بارے میں بروشر اور دیگر پروموشنل مواد شامل کرنا چاہتے ہیں. آپ اپنے شراکت داروں کے لئے لکھنے اور ان کے لئے ایک قلم کے ساتھ کچھ لکھنے کے لئے بھی کچھ کرنا چاہتے ہیں. اگر آپ کے پاس یہ کاروبار آپ کے کاروباری علامت (لوگو) کے پاس نہیں ہے تو، اس مقام پر جہاں آپ اپنے ایونٹ پر دستخط کررہے ہیں، ہوسکتے ہیں کہ وہ قلم اور پیڈ ہیں جو وہ فراہم کرنے کے لئے خوش ہوں گے.

اپنے موقع پر آپ کے موقع پر چند دن پہلے اپنے مقام پر تفصیلات کی تصدیق کریں. اگر آپ کھانا پکانے والے ہیں تو آپ کو اپنے کیٹرر کے ساتھ حتمی سر شمار کی بھی تصدیق کرنا چاہئے. اپنے کیٹرر کو جاننے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ اگر آپ انہیں کاغذ کی مصنوعات، جیسے پلیٹیں، نیپکن یا کپ فراہم کرنے کے لئے ان کی ضرورت کریں گے. ضروری ادائیگی کے انتظامات کو بنائیں. کچھ جگہوں اور کیٹرڈرز کو فوری ادائیگی کی ضرورت ہوتی ہے، جبکہ دوسروں کو آپ کے ایونٹ کے دن پیسہ جمع کرنے میں خوشی ہوتی ہے.

اپنا واقعے کے دن یا صبح سے اپنا مقام قائم کریں. آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہیں گے کہ آپ کے مقام کے عملے کے کمرے میں آپ نے پوچھا جس طرح کا طریقہ قائم ہے. آپ اپنے مہمانوں کو پہنچنے سے پہلے اپنے پیکٹوں اور دیگر مواد کو ہر جگہ پر بھی ترتیب دینا چاہیں گے. کمرے کے ارد گرد چلیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر کمرے کے سامنے آپ یا آپ کے اسپیکر کا واضح قول ہوگا.

آپ کے لئے منصوبہ یا آپ کی کمپنی سے ایک نمائندہ موجود ہے جب آپ اپنے ایونٹ کے دن آنے والے پہلے مہمانوں کو شروع کریں گے. آپ لوگوں کو مبارکباد دینا چاہتے ہیں اور ان کو نشانہ بنانا چاہتے ہیں، ریستوران کے مقام اور ریفریجشنز.

تجاویز

• اپنے سیمینار کی منصوبہ بندی کرنے کے دوران ممکن ہو سکے کے طور پر منظم رہنے کے لئے کوشش کریں. چھوٹے تفصیلات آپ کو برباد کر سکتے ہیں، اور زیادہ منظم آپ کو ایونٹ تک پہنچ رہے ہیں، زیادہ آسانی سے یہ بڑا دن چل جائے گا.

انتباہ

آپ ہمیشہ ایسے شرکاء کریں گے جنہوں نے اپنے سیمینار میں نشست رکھی ہے جو اس واقعے کے دن کو ظاہر نہیں کرتی. ہنگامی صورتحال پیدا ہوتی ہے یا دوسری مسائل ہوتی ہے کہ اصل میں آنے والے بعض افراد کو روکنے کے لئے. اسے پریشان نہ ہونے دو امکانات ہیں، ایک یا دو لوگ ہو جائیں گے جو آخری منٹ میں ظاہر ہوتے ہیں اور پوچھیں گے کہ اگر وہ ابھی بھی شرکت کرسکتے ہیں.