کوئی مشکل اور تیز قواعد موجود نہیں ہیں جب بورڈ آف ڈائریکٹرز پر مشتمل ایک سے زیادہ افراد کو لکھا جاتا ہے، جس کا مطلب ہے کہ آپ کو اپنے خط سے خطاب کرنے کے لۓ کئی اختیارات ہیں. عموما، آپ ایک خط تیار کریں گے جب بورڈ بہت بڑا ہے، یہ انفرادی طور پر ہر ڈائریکٹر سے خطاب کرنے کے لئے پریشان ہو جاتا ہے. چھوٹے بورڈوں کے لئے، آپ ہر شخص کے لئے ایک علیحدہ خط لکھ سکتے ہیں اور دوسرے وصول کنندگان کو حوالہ دینے کے لئے "کاربن کاپی" کا استعمال کرتے ہیں.
جب بڑے بورڈ میں لکھنا
جہاں بورڈ پانچ یا اس سے زیادہ افراد پر مشتمل ہے - یہ نمبر رہنمائی ہے، نہ ہی حکمران ہے - یہ عام طور پر ایک خط بورڈ کے طور پر بورڈ سے خطاب کر کے ایک مشترکہ تیار کرنے کے لئے عام ہے اور وہ اپنی کمپنی سے حکومت کرتے ہیں. یہاں ایک مثال ہے:
بورڈ آف ڈائریکٹرز
اے بی سی پراپرٹی کارپوریشن
123 سٹی اسٹریٹ
سان فرانسسکو، CA 94105
آپ کی سلامتی کو "ریڈی ڈائریکٹرز کے پیارے بورڈ:" یا "بورڈ کے پیارے اراکین" پڑھنا چاہئے. "اس کے بعد ایک کالونی، نہایت کما. اگر آپ کاروباری مالک یا کسی دوسرے بورڈ کے رکن ہیں تو، غیر رسمی سلامتی کا استعمال کرنے کے قابل ہے "پیارے بورڈ" یا "سبھی عزیز:"
ایک تقسیم بلاک کا استعمال کرتے ہوئے
چونکہ بہت سارے بورڈوں کو اکثر مہینہ ملتے ہیں، ممکنہ طور پر ہر ماہ یا ایک بار، آپ اپنے گھر یا مستقل کاروباری ایڈریس پر کسی فرد بورڈ بورڈ کے گروپ کا ایک کاپی بھیج سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کا خط اگلے بورڈ کے اجلاس سے پہلے ہی پڑھا جائے گا اور پڑھا جا سکتا ہے. اس کو حاصل کرنے کے لئے، ہر بورڈ کے رکن کے نام اور ایڈریس کی فہرست خط کے اختتام پر تقسیم بلاک لکھیں. خط کی کئی کاپیاں پرنٹ کریں اور تقسیم کی فہرست پر ہر شخص کو ایک کاپی بھیجیں.
جب ایک چھوٹا سا بورڈ لکھ رہا ہے
جب چھوٹے بورڈ آف ڈائریکٹرز کو خطاب کرتے ہوئے - مثال کے طور پر، تین یا چار ڈائرکٹریز کے ساتھ - آپ کو ہر وصول کنندہ کو نام کے ذریعہ درج کرنا چاہئے. آپ کا ایڈریس بلاک اب اس طرح کچھ نظر آتا ہے:
محترمہ رابن برچ، چیئرمین
مسٹر جیک حسام، ڈائریکٹر
ڈاکٹر اولیویا بلور، ڈائریکٹر
اے بی سی پراپرٹی کارپوریشن بورڈ آف ڈائریکٹرز
123 سٹی اسٹریٹ
سان فرانسسکو، CA 94105
پھر آپ کی سلامتی کے ڈائریکٹر کے ناموں کو اس ایڈریس بلاک کے طور پر اسی حکم میں درج کرنا چاہئے: "محترمہ محترمہ برچ، مسٹر حسس اور ڈاکٹر بلور:" اگر آپ وصول کنندگان کو اچھی طرح جانتے ہیں اور یہ آپ کی معمول ہے تو یہ سب سے پہلے نام استعمال کرنا ٹھیک ہے. مواصلات کا موڈ آداب کا مطالبہ ہے کہ آپ ہر شخص کو علیحدہ خط بھیجیں، لہذا ہر وصول کنندگان کے لئے خط اور لفافے کی اصل کاپی پرنٹ کریں.
سی سی کی اطلاع کا استعمال کرتے ہوئے
جہاں بورڈ کے اراکین مختلف پتے پر واقع ہیں، یہ ہر وصول کنندگان کو علیحدہ خط لکھنے کے قابل ہے. یہاں، آپ کو "وصولکاری کاپی" یا "کاربن کیپی" کا استعمال استعمال کرنا چاہئے تاکہ ہر وصول کنندہ کو معلوم ہوجائے کہ کون کون سے دوسرے خط کو ملا ہے. اس خط کو "سی سی:" میں شامل کرکے یہ کریں کہ خط کے نچلے حصے میں دوسرے وصول کنندگان کے نام کے بعد، آپ کے دستخط اور چھپی ہوئی نام کے فورا بعد. فارمیٹنگ کا ایک مثال یہ ہے:
محترمہ رابن برچ، چیئرمین
اے بی سی پراپرٹی کارپوریشن بورڈ آف ڈائریکٹرز
123 سٹی اسٹریٹ
سان فرانسسکو، کیلیفورنیا 94105
عزیز محترمہ برچ:
خط
مخلص،
تمھارا نام
سی سی: مسٹر جیک Haslam، ڈاکٹر اولیویا بلور
آپ "محترمہ رابن برچ اور ڈاکٹر اولیویا بلور" کے حوالے سے "مسٹر جیک Haslam" کو اپنے دوسرے خط سے خطاب کریں گے. آپ کے تمام کاپیاں ثبوت دینے کے لئے یہ ایک اچھا خیال ہے کہ اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ آپ نے صحیح وصول کنندہ اور دیدی کاپی نام شامل کیا ہے.
