تمام کمپنیوں جو ملازمین کو ملازمت اور برقرار رکھنے کے لئے ہر ملازمت کے لئے ملازمت یا اہلکار فائل کو برقرار رکھنا چاہئے. انسانی وسائل کے مینیجرز کو محتاط رہنا چاہیے کہ عام ملازم فائل میں حساس معلومات شامل نہ ہو، جیسے طبی، مالی، مجرمانہ یا سیکورٹی کلیئرنس ریکارڈ. ریاست اور وفاقی قانون کے مطابق، یہ قسم کی معلومات کو محفوظ جگہ میں ذخیرہ کرنا ضروری ہے. دیگر قسم کی غیر سنجیدگی سے متعلق معلومات کو ایک ملازمت کی فائل میں ملازم کی جائیداد کے لۓ یا روزگار کے مقدمہ میں ثبوت کے طور پر استعمال کرنے کی اجازت دینے کی فائل میں رکھا جانا چاہئے.
ابتدائی روزگار کا ریکارڈ
پری ملازمت کے مواصلات، پوزیشن کی وضاحت، ابتدائی نوکری کی درخواست کی کاپیاں، دوبارہ شروع، انٹرویو نوٹس، نوکری پیشکش، دستخط کئے جانے والے کسی ایسے فارمیٹ فارم، جیسے ملازم کی دستی کتاب پڑھنے اور سمجھنے کے لئے، ملازم کی فائل میں رکھا جانا چاہئے.
مزدوری، پے رول اور ٹیکس کی معلومات
ان قسم کے دستاویزات میں وقت شیٹ ریکارڈ شامل ہیں، ملازم، حاضری کے ریکارڈ، براہ راست ڈپازٹ اتھارٹیوں، سالانہ ڈبلیو 2 بیانات اور ملازمین کی گھریلو اجرتوں پر اثر انداز کرنے والے بچے کی معاونت کے ذریعہ مکمل شدہ W-4 فارم.
کارکردگی کی تشخیص، جائزے اور واقعہ
اگر آپ کی کمپنی کا دورانیہ کی کارکردگی کی تجزیہ کا اندازہ ہوتا ہے تو، کسی خاص ملازم کے حوالے سے ہر ملازم کی ایک کاپی ملازم کے عملے کی فائل میں رکھنا چاہئے. اس کے علاوہ، دیگر ملازمین یا انتظام، رویے کے معاملات، غیر موجودگی کے نمونے، غریب کام کی کارکردگی اور تحریر انتباہ کے ساتھ تنازعہ کے بارے میں کسی بھی واقعات کو فائل میں ذکر کیا جانا چاہئے.
تربیت اور تعلیم
بہت سے عہدوں کی ابتدائی اور جاری تربیت، تعلیم یا سرٹیفیکیشن کی ضرورت ہوتی ہے. ملازمین کو تمام ٹریننگ پروگراموں کا ریکارڈ رکھنا چاہئے جو ملازم مکمل ہو. اگر ملازم کو ملازمت سے متعلق مخصوص کورس کے لئے تکمیل کا سرٹیفکیٹ جاری کیا گیا تو، ایک کاپی فائل میں رکھا جانا چاہئے.
ہنگامی رابطے اور فوائد
تمام آجروں کو فائل پر ہر ملازم کے لئے ہنگامی رابطوں کی فہرست رکھنا چاہئے، چاہے کام کا ماحول خطرناک ہے. اضافی طور پر، ملازم کی حیثیت سے منسلک تمام فوائد ریکارڈ کیے جائیں گے. فوائد میں ادائیگی چھٹیوں، میڈیکل انشورنس، ٹیوشن کی ادائیگی کے پروگراموں اور دیگر کوریج شامل ہوسکتی ہے.
