انوائسنگ سسٹم کاروبار کے اکاؤنٹس وصول کرنے کا دل ہے. انوائس تیار کردہ مصنوعات یا خدمات پر مبنی تیار ہیں. انوائس کے ڈیٹا فروخت کے روزناموں کے مطابق، گاہک کے اکاؤنٹس ریکارڈ، اکاؤنٹس وصول کرنے والی بیلنس اور نقد اکاؤنٹس کے دیگر صحابہ، دوسرے کاروباری ریکارڈوں کے درمیان.
الیکٹرانک اور دستی
انوائسنگ کے لئے استعمال ہونے والے سافٹ ویئر کے نظام کو انوائسوں کو پرنٹ کرنے سے پہلے چھوٹے کاروبار کو ابتدائی ڈیٹا میں داخل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. ہر نظام کو متغیر متغیر کی ضرورت ہوتی ہے اور صارف کو کیا ضرورت ہو گی اس کو فوری طور پر کریں گے. اس نظام کو الیکٹرانک طور پر ڈیٹا وصول کرنے کے لۓ اکاؤنٹس میں ضم کرے گا. اس کے برعکس، جب دستی نظام کو ترتیب دینے کے لۓ، چھوٹے کاروباری مالک یا بک مارک کا فیصلہ کیا ہے تو اس کے مطابق اکاؤنٹنگ کے نظام کا حصہ بناتا ہے. اس بات سے قطع نظر کہ چھوٹے کاروباری خدمات فراہم کرتے ہیں یا مصنوعات کو فروخت کرتی ہیں، انوائسنگ سسٹم قائم کرنے میں ابتدائی اقدامات میں سے ایک یہ ہے کہ رابطے کی معلومات کے طور پر اس طرح کی بنیادی خصوصیات کے علاوہ انوائس پر شامل کیا جائے.
نمبر نظام
ہر انوائس کو کسی منفرد شناختی نمبر پر مشتمل ہونا چاہئے یا تو اس کی بنیاد پر فروخت کی تاریخی ترتیب یا کسٹمر نمبر پر. کسی بھی طرح سے چھوٹے کاروباری مالک انتخاب کرتے ہیں، یہ منفرد نمبر مستقبل میں ایک خاص انوائس کا حوالہ دینے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
انوائس جسم
انوائس کے وضاحت کے سیکشن کے تحت، بک مارک کو شے کی معلومات شامل کرنا چاہتی ہے تاکہ کسٹمر جانتا ہے کہ انوائس دستاویزات کیا ہیں. مثال کے طور پر، سروس کے لئے انوائس جو صرف "خدمت کال" کی حیثیت رکھتا ہے یا پھر گاہک یا چھوٹے کاروباری ادارے کے بعد بعد میں ریفرنس کے لئے استعمال کرنے کے لئے بہت غیر معمولی ہے. تاہم، اگر وضاحت یہ کہتا ہے کہ "کچھ تبدیل شدہ فلٹرز؛ صاف پرستار؛ آزمائشی آلودگی،" گاہک اور سروس فراہم کرنے والا دونوں کام بالکل کام انجام دیتا ہے. اگر چارج سروس یا فی گھنٹہ تک ہے، تو اس تفصیل میں تفصیل میں شامل ہونا چاہئے. جب انوائس مصنوعات کے لئے ہے، تو مقدار اور قیمت فی یونٹ شامل ہیں. یہ معلومات سیلز جرنل میں اندراجات کے ساتھ مطابقت رکھتی ہے.
شرائط قرض
کریڈٹ کی شرائط گاہکوں کا تعین کریں گے اور انوائس پر اس کی پیشکش کی جائے گی. مثال کے طور پر، اگر ادائیگی فوری طور پر توقع کی جاتی ہے تو، انوائس کو "رسید صلی اللہ علیہ وسلم کی وجہ سے نیٹ" کی تشخیص پر عمل کرنا چاہئے. فروخت کے عمل کے دوران اگر گاہک کو بتایا جائے تو اس کے پاس انوائس پر کی گئی تاریخ کے طور پر شامل ہونے کے لۓ 30 دن ہوں گے.
یہ سب مل کر آ رہا ہے
اکاؤنٹنگ کا نظام مکمل ہوجاتا ہے جب یہ اکاؤنٹنگ عمل میں مناسب جگہ رکھتا ہے. رسید کے بعد تیار ہونے کے بعد، اس وقت وصول کرنے والے اکاؤنٹس جمع کرنے کا وقت ہے. ہر انوائس کا ایک کاپی گاہک کو بھیج دیا جاتا ہے، اور کاروبار ایک نقل برقرار رکھتا ہے. فروخت شدہ جرنل میں کسٹمر کے اکاؤنٹ پر انوائس رقم جمع کردی گئی ہے. جب ادائیگی موصول ہوئی ہے تو، سیلز جرنل میں کسٹمر کے اکاؤنٹ سے رقم کٹوتی کی جاتی ہے اور کاروبار کی نقد اکاؤنٹس میں شامل ہو جاتی ہے. مہینے کے اختتام پر، چھوٹے کاروباری مالک اکاؤنٹس کا جائزہ لے سکتے ہیں کہ کسی بھی بقایا رسید اور ادائیگی کی تلاش میں پیروی کرنے کی ضرورت ہے، جیسے جیسے "ماضی کی وجہ سے" نشان زد کی رسید کی دوسری کاپی بھیجیں.
