آپ کے ریسٹورانٹ کے لئے ایک جامع فائل مینجمنٹ سسٹم کو فروغ دینا آپ کو ملازمین اور کاروبار کا انتظام کرنے میں مدد ملتی ہے. دوہری دلہن کے نظام مؤثر ہیں، خاص طور پر اگر فائلوں کو آن لائن ذخیرہ کیا جاتا ہے. فائلوں کو آسان تلاش محل وقوع میں ذخیرہ کیا جاسکتا ہے، جیسے دفتر فائل کی کابینہ، اور حساس اہلکار اور مالی فائلوں کو محفوظ کیا جاسکتا ہے. ایک جسمانی ہارڈ کاپی کرنے والی فائل کو منتخب شدہ معلومات کی حجم کی بنیاد پر منتخب کیا جاسکتا ہے، جبکہ آن لائن فائلنگ کے نظام میں زیادہ اختیارات موجود ہیں.
ایک دائرہ کار کا نظام منتخب کریں
آن لائن محفوظ کردہ فائلوں کو خفیہ اور کھلی اقسام میں تقسیم کیا جا سکتا ہے. پاس ورڈ حساس معلومات کی حفاظت کرتا ہے جیسے مالی یا ملازم فائلوں. ملازمین کی طرف سے باقاعدہ بنیاد پر رسائی حاصل کرنے والے فائلوں کو خاص عنوانات جیسے وینڈر، سپلائرز اور بحالی کے تحت مشترکہ فولڈر میں ذخیرہ کیا جا سکتا ہے. کسی کابینہ میں ذخیرہ کردہ فائلوں کو مضامین ذیلی ڈویژن کے ساتھ مضامین کی طرف سے مضامین، یا بڑے حجم کی فائلوں کے لئے حروف تہجی کی طرف سے کیا جا سکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک وینڈر فائل میں انفرادی حروف تہجی کردہ فائلیں ہوسکتی ہیں جو وینڈر کے نام یا ان کی کمپنیوں کی شناخت کرتی ہیں.
مالیات
ایک فائل سازی کا نظام تیار کرنا جو مالی رپورٹس تک آسان رسائی کی اجازت دیتا ہے روزمرہ کے آپریشنز کے ساتھ ساتھ ماہانہ، سہ ماہی اور سالانہ اکاؤنٹنگ رپورٹوں اور سال کے اختتام اور ٹیکس کی تیاری کے لئے ضروری ہے. مالی معلومات کو محفوظ جگہ میں ذخیرہ کرنا چاہئے جیسے لاک بند باکس یا پاسورڈ محفوظ کمپیوٹر فائل میں. دستاویزات میں قابل ادائیگی اکاؤنٹس اور قابل قبول، تنخواہ، قرض اور کریڈٹ لائنز، اندرونی اور بیرونی آڈٹ اور ٹیکس ریکارڈ اور روزانہ رسید شامل ہیں. ٹائم لائنز میں فائلوں کو درجہ بندی کریں تاکہ آپ باقاعدگی سے حوالہ دیتے ہیں، جیسے روزمرہ فروخت کے ریکارڈ آسان تک پہنچنے میں ہیں، اور آپ ان دوروں کا جائزہ لیں گے، جیسے کہ سہ ماہی کی رپورٹس کابینہ کے پیچھے ہیں.
روزگار
خالی اور مکمل ملازمت کی ایپلی کیشنز، واقفیت اور تربیتی مواد، کام کے شیڈولز اور ملازم کی رپورٹوں، شکایات یا ریپینڈنڈ کے لیئے اکاؤنٹس منظم کریں. اختتام مددگار ہے اگر ملازم کو ختم، تبعیض یا ہراساں کرنے کے سلسلے میں دشواری کی شکایت ہوتی ہے. اگر ملازم فائلوں میں صحت کے ریکارڈ اور سوشل سیکورٹی نمبر شامل ہیں تو، فائلوں کو عددی ترتیب میں درجہ بندی کریں اور مختلف جگہ میں نمبر کلی کو محفوظ کریں.
وینڈرز
فروش فائلوں کو کھانے، مشروبات، بیئر، شراب اور ریستوران کی فراہمی کے زمرے میں تقسیم کریں. موجودہ وینڈرز اور ممکنہ وینڈرز کے لئے انفرادی فائلیں شامل کریں. فائلوں میں معاہدے کی کاپیاں، آرڈر فارم، رسید، قیمتوں کا تعین ڈھانچے، ڈیلیوری شیڈول، رابطے کے نام اور فون نمبر شامل ہونا چاہئے. آپ فروغ کے دروازے کے قریب یا مینیجر کے آفس میں آسان ریفرنس کے لئے ذخیرہ کرسکتے ہیں.
انشورنس
انشورنس فائلوں میں پالیسیوں کی کاپیاں اور انشورنس ایجنٹ کے نام اور رابطے کی معلومات میں شامل ہونا چاہئے جو ہر پالیسی کی نمائندگی کرتی ہے. پالیسیوں کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے جب نشاندہی کرنے کے لئے ایک تجدید چارٹ شامل کریں. ایمرجنسی کی حالت میں انشورنس فائلوں کی ویب سائٹ کاپی کا ذخیرہ کریں.
عمارت اور بحالی
چاہے ریستوران کی سہولت ملکیت یا کرایہ پر ہے، بحالی اور بحالی کی ریکارڈ کے لئے فائل کو برقرار رکھنا. صفائی، ردی کی ٹوکری کو ہٹانا، ری سائیکلنگ، جنرل بحالی، پلمبنگ اور برقی مرمت سروس فراہم کرنے والے کی فہرست شامل کریں. ویڈیو گیمز، جوک باکس یا وینڈنگ مشینوں کی دیکھ بھال کے لئے معلومات کو ذخیرہ کریں. وینڈر فائلوں، بحالی اور ہنگامی رابطہ نمبروں کی طرح ایک ایسی جگہ میں واقع ہونا چاہئے جہاں کسی ملازم کو ان سے فوری طور پر رسائی حاصل ہوسکتی ہے، جیسے میزبان موقف، کیشئر میز، بار یا باورچی خانے میں.
صحت اور حفاظت
صحت اور حفاظت کے دستاویزات میں وقف کردہ ایک فائل کو برقرار رکھنا. اس میں ریستوران کے ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی رپورٹوں اور حوالہ جات کی ایک نقل شامل ہے، ملازمین کے صحت کے اقدامات جیسے دستی دھونے، دستانے کے استعمال اور بالٹیٹ کے استعمال اور تفصیلی سامان کی صفائی کے ہدایات کے بارے میں لکھا ہوا قوانین شامل ہیں. کھانے کی ہینڈلنگ، تیاری اور اسٹوریج سے متعلقہ طریقہ کار کی دستاویزات شامل کریں. معتبر قواعد و ضوابط کی کاپیاں بنائیں اور انہیں مناسب جگہوں پر پوسٹ کریں جہاں ملازمین کو انہیں دیکھنے کا یقین ہے.
زخمی اور واقعہ
ملازم اور کسٹمر سے متعلقہ زخموں کی رپورٹوں کو شامل کرنے کے لئے ایک فائل بنائیں. دستاویز ہر موقع پر گواہی دیتا ہے اور ممکنہ طور پر بہت سے معاونت کی معلومات فراہم کرتے ہیں، بشمول چوٹ کی وجہ، چوٹ اور نتیجہ کے بعد کارروائی کی جاتی ہے. اگر پولیس کسی بھی وجہ سے ریسٹورانٹ کو بلایا جاتا ہے تو پولیس کی رپورٹوں کی کاپیاں شامل کریں.
