اگر آپ کسی کمپنی یا تنظیم کا مالک یا منظم کرتے ہیں تو، آپ کے گاہکوں کو آپ کے سب سے اہم اثاثوں میں شامل ہے. اگر ان کے پاس شکایات موجود ہیں، تو آپ کو اس رائے کا سراغ لگانا اور سنبھالنے کے لئے ایک نظام ہونا چاہئے. شکایات کا سراغ لگانا صرف گاہکوں کو فائدہ نہیں دے گا. یہ بھی آپ کی کمپنی کو فائدہ دے سکتا ہے جس سے آپ کی تنظیم گاہکوں کو خوش رکھنے کے لئے بہتر بنانے کی ضرورت ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ایکسل
-
کمپیوٹر
شکایات کو ذخیرہ کرنے کے لئے ایک ڈیٹا بیس قائم کریں؛ ایکسل اسپریڈ شیٹ ایک اختیار ہے. کسٹمر مینجمنٹ سوفٹ ویئر، جیسے "شکایات سافٹ ویئر،" "میٹرک سٹریم" اور "کسٹمر اکاؤنٹس،" شکایات کو ٹریک کرنے کے لئے خریدا اور ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے.
اگر ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے، اسپریڈ شیٹ میں زمرے کے بارے میں معلومات کو پکڑنے کے لۓ معلومات کو قبضہ کرنے کے لۓ کسٹمر کی شکایت موصول ہوئی ہے، اس شخص کا نام جسے شکایت موصول ہوئی ہے، اس مسئلے کے بارے میں تفصیلات اور کسی بھی وعدے سے جو شخص کسی شخص کو شکایت موصول ہوئی.
شکایات کے لئے ایک ٹکٹ یا نمبر نظام کو تفویض کریں تاکہ وہ ڈیٹا بیس میں آسانی سے پایا جا سکے. گاہک کو ٹکٹ نمبر مہیا کریں تاکہ وہ اپنی شکایت کی حیثیت سے ان کی شکایت کرسکیں اور اپنی کمپنی میں فون کا جواب دے سکیں.
ڈسٹریبیوٹر میں دستاویز گاہکوں کی شکایت کو حل کرنے کے لئے تاریخ کی کارروائی کی گئی تھی. مثال کے طور پر، اگر انٹرنیٹ کے گاہکوں کے ڈی ایس ایس موڈیم کے لئے ایک مسئلے کو حل کرنے کے لئے فیلڈ ٹیکنینسٹ کو بھیج دیا جا رہا ہے، تو اس تاریخ کو دستاویز کی درخواست کی جاسکتی ہے اور جو تخنیکن اصل میں بھیج دی گئی تھی.
کسٹمر کو فالو کریں کال کریں. اس میں یہ بھی شامل ہوسکتا ہے کہ کال کرنے والوں کو اس بات کا یقین کرنے کی اجازت دی جاسکتی ہے کہ اس کی شکایت سنبھال رہی ہے، اس کے ساتھ ساتھ اس بات کی توثیق کرنے کے لئے کہ آیا اس مسئلہ کو اطمینان سے حل کیا گیا ہے.اگر گاہک اپنی شکایت کی حیثیت کی جانچ پڑتال کرنے کا مطالبہ کرتا ہے، تو اس کال کو بھی نظام میں دستاویز کی تاریخ کے ساتھ بھی ریکارڈ کیا جانا چاہئے.
نوٹوں کے ساتھ شکایت کو بند کریں کہ یہ کس طرح حل کیا گیا تھا. اس میں شامل ہونے والی تاریخ کو اس مسئلے کو حل کرنے پر غور کیا جاسکتا ہے اور کسٹمر نے اس قرارداد کی تصدیق کی تاریخ میں شامل ہونا چاہئے. اگر گاہک کو قرارداد سے مطمئن ہو تو، اس کا اشارہ کریں. اگر کسٹمر اب بھی قرارداد کے بعد خراب ہو گیا تو، اس کا اشارہ بھی کریں.
