کس طرح کمپنی کی کسٹمر کی شکایات کی تحقیقات اور سنبھالنے کا کہنا ہے کہ اس کمپنی کے بارے میں بہت سارے معاملات کس طرح کمپنی اپنے گاہکوں اور اس کی اپنی کاروباری ساکھ کی قدر کرتی ہیں. مناسب طریقے سے سنبھالنے والے، شکایت کرنے والے گاہکوں کو کمپنی کے بہترین ترجمانوں میں تبدیل کر سکتے ہیں، جبکہ غلط طور پر منظم شکایات کمپنی کی تصویر کو سخت نقصان پہنچ سکتی ہے. یہ نقصان سب سے زیادہ قابل ذکر ہے جب ایک مطمئن کسٹمر عدالت کے کمرے میں ختم ہونے والے رسمی چارجز کے ساتھ آگے بڑھ جاتا ہے. بدترین کیس کے حالات کو کم کرنے کے لئے، شکایات کو حل کرنے کے لئے کچھ اقدامات کو اپنانے اور ان کی پیروی کریں.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ شکایت کی تحقیقات پہلے سب سے پہلے کی نگرانی کرتی ہے. معاملے کی سنجیدگی کے بارے میں فیصلہ کریں. ممکنہ مسائل جو آپ کے فیصلے کی بنیاد پر پیدا ہوسکتی ہے، اور اس کے ساتھ ہی پہلے ہی واضح کیا گیا ہے. عوامی، اسکام کی کوششوں کے ساتھ کمپنی کے وقت اور وسائل کو مت بنو.
کمپنی ملازم کا انٹرویو جو براہ راست شکایت کے ساتھ ملوث ہے. سب سے پہلے کارکن کے نقطہ نظر سے تمام حقائق حاصل کریں. پورے ایونٹ کے ذریعے کارکن کی قیادت کے لۓ اس کے لۓ لے جانا. کارکن کے علم سے انٹرویو ریکارڈ کریں.
شکایت کنندہ کو اچھی طرح سے انٹرویو. پوری تقریر کو بتانے کے لئے ان سے پوچھ کر پورے ایونٹ کے ذریعہ لے لو. کسٹمر کہہ رہا ہے کہ احتیاط سے سننے کا وقت لے لو. ان سے سوالات نہ پوچھنا، بلکہ براہ راست جوابی سوال پوچھیں. اس ایکسچینج کو بھی ریکارڈ کریں.
انٹرویو کے دوران گاہکوں کے ساتھ متفق یا متفق نہ ہوں، یہاں تک کہ جب آپ جانتے ہو کہ وہ کچھ کہہ رہا ہے جو شاید سچ نہیں ہے. شکایات کے ساتھ ہمدردی مت کرو یا کسی بھی قسم کے وعدے یا ضمانت فراہم نہ کرو. کسٹمر کو بتائیں کہ ان کی شکایت اچھی طرح سے نظر آتی ہے، اور کمپنی جلد ہی اس کے حل سے رابطہ کرے گی.
دو مختلف اکاؤنٹس کا موازنہ کریں. اس واقعہ یا واقعے کے دو یادگاروں کے درمیان کسی بھی تنازعے کے نوٹس بنائیں جن نے شکایت کی. ہر پارٹی کے ساتھ براہ راست بات کرو دونوں مختلف نقطہ نظر کو حل کرنے کے لئے نجی طور پر. تلاش کریں اور ایونٹ کے کسی بھی تبدیلیاں پر خاص طور پر توجہ دیں جب وہ دوبارہ بازی کر رہے ہیں.
جو کچھ ہوتا ہے وہ دستاویز. اگر ممکن ہو تو ویڈیو ریکارڈنگ کا استعمال کریں. جسمانی زبان کے ثبوت کا فائدہ اٹھائیں جو صرف ویڈیو ریکارڈنگ میں نازل ہوا ہے.
پیچھے جاؤ اور انٹرویو کی تصدیق کے راؤنڈ کو احتیاط سے پڑھیں. اپنے فیصلہ کو اس وقت کے طور پر بہترین دستیاب ثبوت پر مبنی کسٹمر شکایت کو حل کرنے کے لۓ کس طرح حل کریں. اپنے فیصلے میں کسٹمر کو ضائع کرنے کی طرف اشارہ کریں، اگر آپ کسی بھی قائم کردہ کمپنی کی پالیسیوں کی خلاف ورزی کے بغیر ایسا کر سکتے ہیں. کمپنی کے فیصلے کے ساتھ اگر ضرورت ہو تو منصفانہ، فرم اور مستقبل میں آگے بڑھنے کیلئے تیار رہیں.
تجاویز
-
ملازم کی مدد سے رہو، لیکن پیشہ ورانہ رویے کی ضرورت ہے.
انتباہ
گاہکوں سے ڈرتے رہیں جو اکثر شکایت کرتے ہیں.
