تحریری کسٹمر کی شکایات ممکنہ طور پر سب سے زیادہ سنگین قسم کی کسٹمر مسئلہ ہے جو آپ ہو سکتے ہیں. گاہکوں کے لئے فون لینے اور شکایت کرنے کے لئے تقریبا کوئی وقت لگتا ہے، لیکن اصل میں بیٹھے اور اس کی تشویش لکھنے کے وقت اور حراست میں لے لیتے ہیں. یہ کسٹمر آپ کے ارد گرد ایک صورت حال کو تبدیل کرنے اور ایک ناراض شخص کو ایک خوشگوار اور مطمئن واپسی گاہک میں تبدیل کرنے کا اپنا سب سے بڑا موقع پیش کرتا ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
پرنٹر
-
لیٹر ہیڈ اسٹیشنری
-
کوپن
بنیادی کسٹمر سروس کے قوانین کو اس صورت حال کو کسی طرح کے طور پر لاگو کریں. کسٹمر کو سنیں، پوچھو کہ وہ آپ کو حال ہی میں حل کرنے کے لئے کیا کرنا چاہتے ہیں اور گاہک کو پورا کرنے کے لۓ کیا کریں.
ہر لفظ کو احتیاط سے خط میں پڑھ کر کسٹمر کو سنیں. اگر شخص ناراض ہو تو، وہ بہت زیادہ احساس نہیں کر سکتا، لیکن اکثر صورتوں میں اس کا مسئلہ واضح ہو جائے گا. چاہے یہ خراب مصنوعات یا غریب کسٹمر سروس ہے، اس بات کا تعین کریں کہ اس گاہک کے ساتھ کیا غلط تھا.
معلوم کریں کہ یہ کسٹمر یہ درست کرنا چاہتا ہے. زیادہ تر معاملات میں یہ خط کے الفاظ کی طرف سے واضح ہو جائے گا. وہ ایک مفت مصنوعات کے لئے پوچھ رہا ہے یا وہ جاننا چاہتی ہے کہ آپ ایک ناقص قافلہ کے بارے میں کیا کرنا چاہتے ہیں. اگر ممکن ہو تو اس سے رابطہ کرنے سے پہلے ہر کسٹمر کی دشواری کا کنکریٹ حل کا تعین کریں.
کسٹمر خوش ہوں، کوئی فرق نہیں. اگر وہ کھانے پر ایک شے کی چیز کھو رہے تھے تو، پورے مفت کھانا پیش کرتے ہیں. اگر کسی ٹیم کے رکن کے ساتھ کوئی مسئلہ موجود ہے تو، اس مخصوص ملازم کو دوبارہ برقرار رکھنے کیلئے اقدامات درج کریں. اس شخص پر عام کسٹمر سروس سے اوپر اور اس سے باہر جائیں.
اگر آپ کے پاس یہ خط لکھاوٹ کاغذ پر، صاف اور سیاسی طور پر لکھنا، جواب دینا. کسٹمر کو یقین دلاتے ہیں کہ اس مسئلے سے نمٹنے کی جا رہی ہے، اس سے نمٹنے کے طریقوں کو تفصیل سے بیان کریں اور کچھ اضافی قیمت دینے کے لئے پیشکش شامل کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ ریستوران میں کام کر رہے ہیں تو، گاہک کو بتائیں کہ اگلے وقت وہ آپ کو مفت میٹھا دے گا.
انتباہ
اگر آپ ایک کھانے کی خدمت کی صنعت میں کام کررہے ہیں اور آپ کے گاہک کا دعوی ہوتا ہے کہ کھانے نے اسے یا خاندان کے مریضوں کو بیمار بنایا ہے، تو لکھنے میں جواب نہ دیں اسے چھوڑنے کے سوا اس سے کہ آپ ہیلتھ ڈپارٹمنٹ کے حکام سے رابطہ کر رہے ہیں. تمام خطوط کو محفوظ کریں اور صحت کے محکمہ کو فوٹوکوپ دیں. لکھی ہوئی جواب آپ کی کمپنی کے خلاف قوانین میں استعمال کی جاسکتی ہے، لہذا کسی بھی قانونی عزم کی بناء سے قبل گاہک کو لکھنے میں کچھ بھی نہیں.
