ایک کمپنی کے طور پر آپ کو مخصوص قسم کے کاغذی کاموں کو کاروبار اور قانونی وجوہات دونوں کے لئے فائل پر ملازمت کے ریکارڈ اور انوائس جیسے فائل پر رکھنا ضروری ہے. کچھ معاملات میں ایک تاجر بھی وقت کے لئے ہاتھ پر کریڈٹ کارڈ کے رسیدوں کی کاپیاں برقرار رکھنا چاہتی ہے. جانیں جب کاروبار کے دوران ان رسیدوں کو ٹاسکنا محفوظ ہے.
کریڈٹ کارڈ رسید
کسٹمر کے بعد آپ کی کمپنی سے اس کی کریڈٹ کارڈ کا استعمال کرتے ہوئے ایک پروڈکٹ یا سروس خریدتا ہے، آپ کو عام طور پر اس کے ریکارڈ کے لئے پرنٹ رسید کے ساتھ فراہم کرنا لازمی ہے - خاص طور پر چہرے کے لۓ ٹرانزیکشن. رسید کی رقم ٹرانزیکشن، منظوری کا کوڈ، کریڈٹ کارڈ ہولڈر کا نام اور گاہک کی دستخط کے لئے ایک جگہ ہے. آپ اپنے ریکارڈ کے لئے دستخط کردہ رسید کا ایک کاپی بھی برقرار رکھتا ہے.
انہیں کیوں رکھتا ہے؟
اگر کوئی کیس سامنے آتا ہے تو کسٹمر کو آپ کی کمپنی سے کریڈٹ کارڈ چارج کا سامنا ہے، آپ مرچنٹ کے طور پر، ذمہ دار ہیں، ثابت کرنے کے لئے کہ یہ درست ہے. پہلی چیزوں میں سے ایک جو کسٹمر کے بینک کی درخواست کرے گا، اس سے متعلق ٹرانزیکشن سے متعلق کریڈٹ کارڈ رسید کا ایک کاپی ہے. مرچنٹ سروس فراہم کنندہ کو بھی آپ کی طرف سے تنازعات کی تحقیقات کے لئے سائن ان رسید کو دیکھنے کی ضرورت ہے. اگر کسٹمر کے تنازع کو منظور کیا جاسکتا ہے تو آپ کو دستخط شدہ رسید کی رسید کی نقل نہیں مل سکی، آپ کو مہنگی چارج بیک فیس ادا کرنا پڑے گا اور فروخت کی مقدار اور اس کی مصنوعات یا خدمات کو بھی کھو دیا جائے گا.
ٹاس کرنے کے لئے
گاہکوں سے تنازعے کے امکانات کی وجہ سے یہ کریڈٹ کارڈ کی فروخت کے رسید کو پھینکنے کے لئے دانشور نہیں ہے کیونکہ ٹرانزیکشن نے آپ کے مرچنٹ اکاؤنٹ کو صاف کیا ہے - یہاں تک کہ اگر آپ نے پہلے ہی فروخت سے فنڈز وصول کیے ہیں. بینکوں کو عام طور پر 60 دن کے دن منصفانہ کریڈٹ بلنگ ایکٹ کے تنازعہ پر چارج کرنے کے لۓ فراہم کرتی ہے. کریڈٹ کارڈ رسید کو کم سے کم تین ماہ رکھنے کے لئے یہ ایک محفوظ شرط ہے. اگر آپ کو خاص طور پر کاروباری عواید ٹیکس کی رپورٹنگ وجوہات کے لئے فروخت کی رسید کی ضرورت ہوتی ہے، تو کم از کم چھ سال تک ان کو رکھیں.
اسٹوریج اسٹوریج
اگر آپ کو ان سیلز رسیدوں کو برقرار رکھنا ضروری ہے، تو ان کو ایک محفوظ، مقفل مقام میں ذخیرہ کریں کیونکہ حساس کسٹمر کی معلومات ہوتی ہے. اس حساس ڈیٹا کو غیر مجاز ملازمین اور بیرونی افراد تک رسائی حاصل کرنے کے لۓ کریڈٹ کارڈ سے متعلقہ دھوکہ دہی کے ساتھ معاملات سے بچنے یا چوری کی شناخت کے لۓ. آپ کے مرچنٹ سروس معاہدے کو ادائیگی کارڈ انڈسٹری کے ڈیٹا سیکورٹی معیاری ہدایات کے مطابق حساس کریڈٹ کارڈ کے اعداد و شمار کے انتظام اور ذخیرہ کرنے کے لئے مخصوص قوانین کی وضاحت کر سکتے ہیں. پی سی آئی ڈی ایس ایس ایسی تنظیم ہے جو کسٹمر کریڈٹ کارڈ کے اعداد و شمار کے انتظام کے بارے میں رہنمائی فراہم کرتا ہے.
