ہر کاروبار، جلد یا بعد میں، اپنی بہترین کوششوں کے باوجود، مختصر ہو جاتا ہے. آپ وعدہ یا وقت پر کسی چیز کو پہنچانے میں ناکام ہوسکتے ہیں. ممکنہ طور پر آپ کی خدمات کسٹمر کی توقعات کے مطابق نہیں ہوسکتی ہیں. کچھ گاہکوں کو اس معاملے کو نظر انداز کر سکتا ہے؛ دیگر رقم آپ کو واپسی کی درخواست کرنے کے لئے ایک خط لکھ سکتا ہے. ہمیشہ ایک ایسے گاہک کا جواب دینا جو آپ کو لکھنے کے لئے وقت لیتا ہے، یہاں تک کہ اگر آپ رقم کی واپسی کا فیصلہ نہ کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں. گاہکوں کو الگ کرنے کے بغیر پیغام بھرنے کے لۓ آپ کا ردعمل تاکید کرنے کی ضرورت ہے.
فیصلہ کریں کہ آیا آپ واقعی واپسی کے لئے کسٹمر کی درخواست سے انکار کرنا چاہتے ہیں. اس کی درخواست کا احتیاط سے اندازہ کریں کہ یہ مناسب ہے کہ کیا مناسب ہے. اس کسٹمر کو کھو دینے کے امکانات پر غور کریں اور کاروبار کی نقصان آپ کی کمپنی کے آمدنی پر پڑے گا. گاہکوں کو رکھنے کے لئے ایک رقم کی واپسی مناسب قیمت ہوسکتی ہے. آپ کو اسے تبدیل کرنے کے لئے اشتہارات پر اہم رقم خرچ کرنا پڑا ہے. معاہدے کے طور پر کسی قسم کی رعایت کی پیشکش، شاید مستقبل میں رعایتی خدمات.
آپ کے اعمال کے سبب وجوہات کی وضاحت کریں. یہ آپ کے دماغ میں، یا نوٹ نوٹ پر ہو سکتا ہے. اپنے خیالات کو منظم کرنے کے لۓ آپ کو لکھنے شروع کرنے سے قبل وجوہات کی وضاحت کریں اور اس بات کا یقین کریں کہ آپ کسی بھی اہم نکات کو یاد نہیں کرتے. آپ رقم واپسی سے انکار کر رہے ہیں کیونکہ آپ کو محسوس نہیں ہوتا کہ کسٹمر اس کا مستحق ہے، لیکن آپ کو صورتحال کے بارے میں کسی بھی اضافی حقائق کو بھی یاد کرنا چاہئے. مثال یہ ہے کہ خدمات وقت پر فراہم کی گئی تھیں، یا آپ نے جو کچھ بھی کہا تھا اس نے آپ کو کیا. صورت حال خریدار کی یاد دہانی میں سے ایک ہوسکتا ہے، اور آپ کی مصنوعات یا خدمت کے ساتھ کوئی مسئلہ نہیں ہے.
خط کا کسی بھی مسودہ لکھیں. حکمت عملی بنیں، لیکن انکار کے سبب وجوہات کو براہ راست بتائیں. اگر آپ کو یقین ہے کہ خریدار خریدار کی یاد دہانی کا سامنا کر رہا ہے، تو وہ آپ کے خط میں نہیں ہے. حقائق کو صرف اس بات کی تفصیل سے بیان کریں کہ مصنوعات یا خدمات کو اتفاق شدہ شرائط کے مطابق، اور اس کی شرط یا معیار کے مطابق پیش کیا گیا تھا. کسی بھی رعایت کی پیشکش کریں جو اچھی مرضی کے مطابق ہو، اور یہ واضح کردیں کہ کسی کو غلطی نہیں ہے. اپنے ماضی کے کاروبار کے لئے گاہک کا شکریہ، اور کہو کہ آپ مستقبل میں اس کی خدمت کرنے کی امید رکھتے ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.
وضاحت کے لئے خط میں ترمیم کریں. عمل جاری رکھنے سے پہلے تھوڑی دیر تک انتظار کرو. اکثر ایک خط یا دوسرے دستاویز تھوڑی دیر تک اس کے بارے میں سوچنے کے بعد آپ کو کافی مختلف نظر آتا ہے. یاد رکھو کہ جو کچھ آپ لکھتے ہیں اور کسی گاہک کو بھیجتے ہیں وہ ایک ممکنہ مستقل ریکارڈ ہے. اپنے ٹون کو احتیاط سے جائزہ لیں، اور اپنے تحریری الفاظ میں سنجیدگی سے یا طنزیات الفاظ دیکھیں، جو اس گاہک کے ساتھ مستقبل کے کاروبار کے کسی بھی موقع پر حملہ کر سکتے ہیں یا کسی بھی شخص کو خط کے ساتھ شریک کرسکتے ہیں.
خط کسٹمر کو ای میل کریں. اپنے دستخط اور رابطے کی معلومات کے ساتھ باقاعدگی سے پہلے طبقے کا میل بھیجیں. خط کی ایک نقل آپ کے ریکارڈ کے لئے رکھیں، اور آپ کے نام کے تحت کسی بھی گاہکوں کی فائلوں میں ایک کاپی نقل کریں.
تجاویز
-
اس کے ساتھ ساتھ ٹون درستگی اور واضحی کے لئے ایک کاروباری ایسوسی ایٹ کا جائزہ لیں. مختلف لوگ اسی الفاظ کو مختلف طریقے سے سمجھا سکتے ہیں.
اسے بھیجنے سے پہلے ہجے اور گرامر کے مسائل کیلئے خط کا جائزہ لیں.
انتباہ
اگر رقم کی واپسی کا انکار ایک اہم رقم میں شامل ہے تو، ایک وکیل یا آپ کے گھر کی قانونی ٹیم ممکنہ ذمہ داریوں کے خط کا جائزہ لیں اور اس بات کا تعین کرنے کے لئے کہ آپ کے ذمہ داریاں اس معاملے میں کیا ہیں.
