پراجیکٹ مینجمنٹ کی رپورٹوں کو ایک خاص منصوبے پر پیش رفت کی پیشکش فراہم کی جاتی ہے. وہ عموما پروجیکٹ سنگ میل پر لکھا جاتا ہے، لیکن کسی بھی وقت کلائنٹ یا سپروائزر کی طرف سے درخواست کی جا سکتی ہے. پروجیکٹ مینجمنٹ کی رپورٹ اہم ہیں کیونکہ وہ پروجیکٹ مینیجر کو اصل منصوبہ میں موازنہ کرکے ترقی کا جائزہ لینے کی اجازت دیتا ہے. یہ مینیجر کو کسی بھی تبدیلی، تاخیر، مسائل اور تمام حصول داروں کو مثبت بات چیت کرنے اور اس کی وضاحت کرنے کی اجازت دیتا ہے. پراجیکٹ مینجمنٹ کی رپورٹ طویل عرصہ تک نہیں کی ضرورت ہے، لیکن اس منصوبے کے تمام پہلوؤں سے خطاب کرنا چاہئے.
منصوبوں کی شناختی معلومات فراہم کریں: پراجیکٹ کا نام، پراجیکٹ نمبر (کلائنٹ کا نام، کلائنٹ کا نام، کلائنٹ ایک کاروبار یا تنظیم ہے، منصوبے کی شروعات کی تاریخ، اور اس منصوبے پر جس کا پتہ ہے. نافذ کیا جا رہا ہے، اگر قابل اطلاق ہے. اس منصوبے کے مینیجر (پی ایم) کا نام بھی شامل کریں، اس شخص کا نام رپورٹ لکھیں اگر مصنف کسی وزیر کے علاوہ کسی اور کی حیثیت رکھتا ہے، اور جس کی تاریخ کی رپورٹ لکھی جاتی ہے.
تمام جماعتوں کے ناموں کی فہرست دیکھیں جن پر پراجیکٹ مینجمنٹ کی رپورٹ تقسیم کی جائے گی. تمام ٹھیکیداروں، ملازمین، نگرانیوں یا کلائنٹ کے رابطوں کو شامل کریں جو رپورٹ کی ایک نقل ملیں گے. اس فہرست کے نچلے حصے میں "فائل" شامل کریں تاکہ اس بات کی نشاندہی کی جائے کہ پروجیکٹ کی فائل میں رپورٹ کی ایک نقل رکھی گئی ہے.
اصل پروجیکٹ کی گنجائش کے مقابلے میں موجودہ منصوبے کی گنجائش کا اندازہ کریں. کسی ایسے تبدیلیوں کو نوٹ کریں جو بنا دیا گیا ہے اور ان دونوں جماعتوں کا نام بھی شامل ہے جنہوں نے تبدیلی کی درخواست کی اور اس پارٹی کا نام جس نے تبدیلی کی منظوری دے دی.
منصوبہ بندی ٹائم لائن کے خلاف موجودہ پروجیکٹ ٹائم لائن کا اندازہ کریں. کسی تاخیر یا حاصلات کی وضاحت کریں اور ریاستی مجموعی ٹائم لائن کو کس طرح متاثر کرے گی. اسٹیٹ اس وقت تاخیر حل یا غیر حل شدہ ہے. غیر حل شدہ تاخیر کیلئے، مسئلے اور ریاست پر قابو پانے کی منصوبہ بندی کی وضاحت کرتے ہیں جب آپ مسئلے کو حل کرنے کی توقع رکھتے ہیں. اگر تکمیل کی تاریخ مکمل ہوگئی ہے تو، ایک نئی تکمیل کی تاریخ فراہم کریں.
اصل بجٹ سے موجودہ بجٹ کا موازنہ کریں. دونوں قیمتوں پر غور کریں (وینڈر کو اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لۓ مزدور اور سامان ادا کرتا ہے) اور قیمت (جو کلائنٹ اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لۓ ادا کرے گی). گنجائش کی تبدیلیوں کی وجہ سے لاگت یا قیمت میں تبدیلیاں شامل کرنے کے لئے یاد رکھیں. قابل اطلاق منصوبے کا بجٹ منسلک کریں.
اصل خطرے کی تشخیص کے فارم سے موجودہ خطرہ ماحول کا موازنہ کریں. ریاست جو خطرات ختم ہو چکا ہے اور جو ابھی بھی موجود ہیں. کسی نئے خطرے کی فہرست جو ان کے ممکنہ بجٹ اور ٹائم لائن کے اثرات کے ساتھ پیدا ہو چکے ہیں. نئے خطرے سے بچنے یا جواب دینے کے لئے ایک منصوبہ پیش کرتے ہیں.
دستاویز پر دستخط کریں. اگر دستاویز ایک صفحے سے زیادہ ہے، تو ہر صفحے کو ابتدائی. کچھ کمپنی کے طریقہ کار کو یہ بھی ضرورت ہے کہ سپروائزر اور / یا کلائنٹ کے تمام پراجیکٹ مینجمنٹ رپورٹوں پر دستخط کریں.
تجاویز
-
اچھی خبریں شامل کرنے کے لئے مت بھولنا! رپورٹ میں تمام اخراجات اور وقت کی بچت شامل کریں.
کسی بھی سپلائر غلطی کو جو ٹائم لائن یا بجٹ کو متاثر کرتی ہے. آپ کھو وقت یا رقم کے لئے آپریٹرز کو چارج کرنے میں کامیاب ہوسکتے ہیں.
