کاروباری ای میل کے مقابلے میں ایک کاروباری ای میل کے مقابلے میں ایک کاروباری خط لکھنے کے لۓ جاننے کے لئے ان لوگوں کو آسانی سے آسکتا ہے جو مختلف شکلوں میں پیغامات کو آرام دہ اور پرسکون کرتے ہیں؛ تاہم، وسائل کو منتخب کرتے وقت کئی عوامل پر غور کرنے کے لۓ ہیں. جب آپ لکھنے کا فیصلہ کرتے ہیں تو فکری، رسمی، رازداری اور یہاں تک کہ ایڈریس کی درجہ بندی یا حیثیت جیسے عوامل پر غور کرنا چاہئے.
بنیادی فرق
پہلی چیز جو کاروباری ای میل سے کاروباری خط کو الگ کرتی ہے یہ ہے کہ ایک خط عام طور پر مشکل کاپی سمجھا جاتا ہے، اور کاروباری ای میل ایک نرم کاپی ہے - ایک الیکٹرانک پیغام. آپ کو ایک کاروباری خط لکھنے کے بعد، آپ اسے پرنٹ کریں، اسے ایک لفافے میں مہر کروائیں، ایکسپریس ڈاک، اور خط کو وصول کرنے والے خط کو بھیجنے کے لئے یو ایس پوسٹل سروس یا ایک رات کی ترسیل کمپنی کے طور پر خدمات استعمال کریں. ایک کاروباری ای میل، دوسری طرف، عام طور پر کمپیوٹر یا الیکٹرانک ذریعہ استعمال کیا جاتا ہے، لیکن یہ الیکٹرانک طور پر چند سیکنڈ کے معاملے میں وصول کنندہ کو بھیج دیا جاتا ہے.
ڈلیوری وقت
سب سے جلد ایک کاروباری خط عام طور پر پہنچ جائے گا جس دن آپ سست میل یا FedEx کی طرح ڈیلیوری سروس کے ذریعے بھیجتے ہیں. اگر آپ کو جلد ہی پہنچنے کے لئے ضرورت ہو تو، آپ اسی دن کی ترسیل کے لئے ایک کورئیر کرایہ پر لے سکتے ہیں. آپ کسی بھی آپشن کے ساتھ کسی بھی قیمت پر لاگو نہیں کریں گے - یا ایک ڈاک ٹکٹ یا ترسیل فیس. اگر آپ فوری طور پر پیغام چاہتے ہیں تو فوری طور پر پہنچ جائیں، آپ کا بہترین اختیار کاروباری ای میل بھیجنا ہے. فائر وال وال صرف ایک معمولی رکاوٹ ہے جو ترسیل میں تاخیر کر سکتا ہے، لیکن پھر بھی، تاخیر عملی طور پر ناقابل یقین ہے.
بزنس مواصلات کا مواد
اگر آپ ایک رسمی مواصلات لکھ رہے ہیں، تو ممکن ہے کہ آپ اپنے پیغام کو کاروباری خط میں بھیجنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ کسی معاہدے کے مسئلے کے بارے میں لکھ رہے ہیں، تو یہ آپ کے مباحثے کی ایک مشکل کاپی کرنے کے لئے دانشور ہے. اس سے نقصان یہ ہے کہ کاغذ کے ٹکڑے کھو سکتے ہیں، اور ایک کاروباری ای میل ہمیشہ الیکٹرانک فولڈر میں رہ سکتا ہے. کاروباری ای میل ایک ہی پیغام پیش کرسکتا ہے، لیکن اگر یہ سنجیدہ معاملہ ہے تو، بزنس ای میل اکثر کاروباری خط سے کم رسمی طور پر دیکھا جاتا ہے. اگر آپ کے مواصلات سیاہی دستخط کی ضرورت ہوتی ہے تو، آپ واضح طور پر سیاہی میں کاروباری ای میل پر دستخط نہیں کرسکتے. تاہم، آپ ای میل پیغام میں الیکٹرانک یا ڈیجیٹل دستخط پر عمل درآمد کر سکتے ہیں.
خط بمقابلہ ای میل کی شکل
شمالی مشیگن یونیورسٹی لکھنانگ سینٹر کے مطابق کاروباری خطوط کے عام طور پر استعمال کردہ شکل بلاک سٹائل ہے. خط کا ہر حصہ روایتی بلاک سٹائل میں بائیں حدود کے ساتھ پھیلا ہوا ہے. ایک ترمیم شدہ بلاک خط کے نچلے درمیانے سیکشن میں بند ہونے والی سلامتی اور دستخط کی جگہ رکھتا ہے؛ نیم بلاک فارمیٹ کا مطلب ہے کہ پیراگراف انفرادی ہیں. اگر آپ کاروباری ای میل لکھ رہے ہیں تو، آپ کے سلامتی، جسم اور بائیں مارجن کے ساتھ سلامتی کے فلش کو ٹائپ کرنے سے روایتی بلاک کی شکل کی ترویج کرنا آسان ہے، کیونکہ اگر آپ پیراگراف کے اجزاء اور اختتامی سلامتی کے لۓ ٹیب پر نظر آتے ہیں تو، فارمیٹ عجیب لگ رہا ہے مانیٹر یا اسکرین کے سائز پر جس سے وصول کنندہ مواصلات پڑھتا ہے.
رازداری برقرار رکھنے
آپ "رازداری" کی نشاندہی کرنے کے لئے ایک مشکل کاپی خط پر واٹر مارک استعمال کرسکتے ہیں یا آپ کاروباری ای میل کو نشان زد کرسکتے ہیں رازدارانہ آپ کے ای میل پروگرام فراہم کرنے والے اختیارات میں سے ایک پر کلک کرکے. نہ ہی ایک کاروباری خط اور نہ ہی کاروباری ای میل مطمئن رازداری کی ضمانت دیتا ہے کیونکہ وصول کنندہ خط کو فوٹو کاپی کرسکتا ہے یا صرف کسی ایسے شخص کو ای میل بھیج سکتا ہے جو ابتدائی مواصلات کے قابل نہیں تھا. دونوں صورتوں میں، آپ کو اپنے مباحثے کی رازداری کو برقرار رکھنے کے لۓ وصول کنندہ کے صداقت پر بھروسہ کرنا ہوگا.
حیثیت ایک فرق کر سکتا ہے
براہ راست رپورٹ میں ایک سپروائزر لکھنے سے غیر رسمی پیغام کو مواصلات کے لۓ ای میل کا استعمال کرنے کا امکان ہے، اس طرح نوٹیفکیشن وہ دفتر سے باہر رہیں گے. اس کے اس عملے کو اس طرح کے معمول کے خطوط کے لئے ایک رسمی خط کے ساتھ فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے. دوسری طرف، اگر وہ پالیسی ہدایت یا مواقع یا نظم و ضبط کے عمل کو جاری کررہے ہیں تو، ایک مشکل کاپی پسندیدہ ترجیح ہوسکتا ہے، اور اگر کمپنی کاغذ کا ریکارڈ رکھتا ہے. کاغذات کے دفاتر کے معاملے میں، کاروباری ای میل مواصلاتی طور پر ضروری شکل ہے، بغیر کسی موضوع پر. ایک اور مثال میں، اگر براہ راست رپورٹ استعفی دینے کے لئے اپنے سپروائزر کو لکھا جاتا ہے تو اس کے استعفی دینے کے لۓ ہاتھ سے بھیج دیا گیا ایک کاروباری خط دروازہ کھولتا ہے (اگر مطلوبہ مطلوب ہو) اس وجہ سے وہ استعفی دے رہے ہیں کیونکہ خط اس طرح کی تفصیلات نہیں ہوسکتی ہے.
