زیادہ سے زیادہ کمپنیاں عام طور پر ایک سالانہ منصوبہ کے طور پر بھیجا جاتا ہے، سالانہ سالانہ بجٹ تیار کرتی ہے. اعلی انتظامیہ، خاص طور پر سی ای او، حتمی بجٹ منظور کرنے کے لئے ذمہ دار ہے، جو اس کے بعد کمپنی کو چلانے کے لئے گائیڈ بک بن جاتا ہے. منظوری کا عمل بعض اوقات بجٹ کی تیاری کے مقابلے میں زیادہ وقت لگ سکتا ہے، کیونکہ اخراجات کو ترجیح دینے کے بارے میں مشکل فیصلے کیے جاتے ہیں. ان فیصلے کو بنانے کے انتظام مینجمنٹ ٹیم میں کافی پیچھے سے آگے کی ضرورت ہوتی ہے.
بجٹ کے تسلسل
کارپوریشنز میں کافی تعداد میں محکموں یا ڈویژنز ہیں، ان فعالی یونٹوں کے مینیجر اپنے اپنے بجٹ کو تیار کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں، جو وہ فنانس ڈپارٹمنٹ میں جمع کرتے ہیں. ڈیپارٹمنٹل بجٹ فنانس اسٹاف کی طرف سے مجموعی طور پر کمپنی کے لئے بجٹ بنانے کے لئے مضبوط کر رہے ہیں. بجٹ کا عمل اکثر سب سے اوپر مینجمنٹ کے ساتھ شروع ہوتا ہے جو ڈویژنل مینیجرز کو استعمال کرنے کے لئے ہدایات فراہم کرتا ہے، جیسے آئندہ سال میں معاشی ماحول کیا ہوگا اس کے بارے میں مفکوم. چاہے مینیجر کا بجٹ منظور ہوجائے یا اکثر اکثر ایک فنکشن نہیں ہے کہ وہ کس طرح قریبی ہدایات کی پیروی کریں. اگر اوپر مینجمنٹ اخراجات کو کم کرنے کی کوشش کررہا ہے تو، ایک مینیجر جو اپنے ڈیپارٹمنٹ کے 20 فیصد اخراجات میں اضافے کی تجویز کرتا ہے اس کے بجٹ کو نظر ثانی کرنے کی زیادہ تر ضرورت ہوگی.
فنانس اسٹاف کی طرف سے جائزہ لیں
فنانس ڈیپارٹمنٹ محکمہ بجٹ کی ابتدائی جائزے پر عمل کرتی ہے. وہ تجزیہ کردہ اخراجات کا تجزیہ کرتے ہیں، یا آمدنی کی پیداوار کے محکموں کے معاملے میں، آمدنی کی پیشن گوئی تیار کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. وہ پچھلے سال کے بجٹ سے اہم متغیر ہیں. ان کا مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ ہر بجٹ مناسب اور قابل حاصل ہے. وہ بھی ممکنہ بجٹ میں کمی کی شناخت کرنا چاہتے ہیں، اگر اوپر انتظامیہ کا فیصلہ ہے کہ مجموعی طور پر کمپنی کے لئے اخراجات کے اخراجات بہت زیادہ ہیں.
اوپر مینجمنٹ کی طرف سے جائزہ لیں
سب سے اوپر مینجمنٹ مضبوط بجٹ پر نظر آتا ہے اور فیصلہ کرتا ہے کہ آیا آمدنی اور منافع کی پیشن گوئی آنے والی سالوں کے مقاصد کے مطابق ہے. اگر متوقع منافع اس سے کم ہوتا ہے، تو کمپنی کو اضافی آمدنی پیدا کرنے کے طریقوں کو تعین کرنے یا نیچے کی کمی کے منافع کو بہتر بنانے کے اخراجات کو کم کرنے کی ضرورت ہے. فنانس ڈیپارٹمنٹ کے ذریعہ فراہم کردہ تجزیہ ان علاقوں کی شناخت میں مدد کرنے میں انتہائی مفید ہے جو ڈویجنل مینیجرز سے مزید وضاحت کی ضرورت ہوتی ہیں - یا اخراجات جو بہت زیادہ لگتی ہیں اور کاٹ سکتے ہیں.
ڈویژن مینیجرز کے ساتھ بحث
سینئر مینجمنٹ ہر ڈویژن مینیجر کے ساتھ ملتا ہے، کبھی کبھی فنانس کے عملے کے رکن کے ساتھ ملتا ہے، مینیجر نے پیش کردہ بجٹ کی درخواستوں کو بہتر سمجھنے کے لۓ. ڈویژن مینیجر کو اپنی درخواستوں کا دفاع کرنے کے لئے تیار ہونا ضروری ہے. سب سے اوپر مینجمنٹ کو بڑے بجٹ میں کمی کے نتائج کا وزن کرنا ہوگا. مثال کے طور پر مارکیٹنگ کی اخراجات کو کاٹنے کے مستقبل میں آمدنی پر منفی اثر ہوسکتا ہے. اوپر مینجمنٹ کو یہ یقینی بنانا مشکل کام ہے کہ ہر شعبے میں ایسے وسائل موجود ہیں جو اسے مؤثر طریقے سے کام کرنے کی ضرورت ہے جبکہ مجموعی طور پر کل اخراجات کو کم رکھنے کے لئے کمپنی کو منافع بخش برقرار رکھی جا سکتی ہے.
سخت فیصلہ کرنا
اگر کوئی انتظامیہ مینیجر اپنے حتمی بجٹ سے خوش نہیں ہوسکتا ہے تو وہ اعلی انتظامیہ کو نمایاں کٹ بناتا ہے. لیکن امید ہے کہ اعلی انتظامیہ نے ان سخت فیصلے کے سبب وجوہات کو آگاہ کیا. جب بجٹ منظوری کے عمل کو حتمی شکل دی جاتی ہے تو، ہر مینیجر کو مناسب علاج کرنا ہوگا. مثالی طور پر، وہ محسوس کرتے ہیں کہ ان کے محکمہ مقاصد تک پہنچنے کے لئے ان کے کافی وسائل ہیں اور اس کے نتیجے میں اگلے سال میں زیادہ سے زیادہ کوشش کرنے کے لئے تیار ہے.
