کئی صورت حال آپ کو سرٹیفکیشن کے خط لکھتے ہیں، جیسے کارکن کے ملازمت کی تصدیق یا ایک طالب علم کا کورس مکمل کرنا پڑتا ہے. سرٹیفکیشن حروف بنیادی طور پر تصدیق کے خط ہیں، اور مثالی طور پر براہ راست اور جامع ہونا چاہئے. اگر آپ کسی بھی مقصد کے لئے ایک سرٹیفکیشن کا خط لازمی ہے، تو معیاری کاروباری خط کی شکل کا استعمال کریں اور ممکنہ حد تک ممکن ہو. کیونکہ اس قسم کے خط کو سرکاری ریکارڈ کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے، یہ ضروری ہے کہ معلومات واضح اور زبان کی واضح ہے.
اپنے پیشہ ورانہ خطوط کے ساتھ سٹیشنری پر خط لکھیں. اگر آپ کے پاس کوئی نہیں ہے تو، اس دستاویز کے سب سے اوپر ایک ہیڈر بنائیں جس میں آپ کا نام، پتہ، فون نمبر اور پیشہ ورانہ ای میل پتہ شامل ہے.
ڈبل جگہ اور موجودہ تاریخ کی قسم. دوہری جگہ پھر سے اور وصول کنندہ اور اس کے کام کا عنوان، اس کی کمپنی کا نام اور کمپنی کے ایڈریس کا نام لکھیں.
مناسب پیشگی کے ساتھ نام سے وصول کنندہ سے خطاب کرتے ہوئے، رسمی سلامتی کے ساتھ کھولیں. مثال کے طور پر، "پیارے مسٹر جونز."
ایک موضوع کی لائن اور ایک مختصر سرٹیفکیٹ ٹائپ کریں جو اشارہ کے حوالے سے ہے. مثال کے طور پر: "مضمون: مری چارلسسن کے لئے روزگار کے سرٹیفکیٹ کا خط."
ایک تعارفی پیراگراف ٹائپ کریں اور اس بات کی وضاحت کریں جو آپ تصدیق کر رہے ہیں. اگر معاملہ کسی بھی شخص یا کمپنیوں اور تاریخوں کے نام میں شامل ہو تو ان میں شامل ہو. مثال کے طور پر: "یہ تصدیق کرنا ہے کہ مری چارلسسن کو رابرٹس بینک نے 3 نومبر، 2008 سے 4 مارچ، 2010 تک ملازم کیا تھا."
ایک دوسرے پیراگراف کی قسمت کریں اور اس بات پر وضاحت کریں کہ آپ کونسی اتھارٹی خط لکھ رہے ہیں؛ دوسرے الفاظ میں، آپ انفرادی طور پر درخواست کی تصدیق کرنے کے لئے کیوں کہتے ہیں. پچھلے مثال میں، رابرٹ بینک میں مرسل ہو سکتا ہے مسز چارلسسن باس.
وصول کرنے والے کا شکریہ ادا کرنے کے لۓ ایک رسمی بندش کے ساتھ، اس کے وقت اور اختتام کے لئے، جیسے "مخلص." دوہری جگہ دو بار اور آپ کا نام ٹائپ کریں. خط پرنٹ کریں اور اپنے ٹائپ کردہ نام کے اوپر اپنے نام پر دستخط کریں.
