بڑی تنظیمیں اور جو لوگ ایک سے زیادہ مقامات کے ساتھ ماضی ملازمین کو مالی فراڈ کا ایک شکل سمجھتے ہیں. ان کا پتہ لگانے کے لئے، اور بالآخر ان کو روکنے کے لئے، یہ اداروں کو معمول سے ماضی کے آڈٹ کے عمل میں مشغول ہوتے ہیں.
گھوسٹ ملازمین کی تعریف
گھوسٹ کے ملازمین - کبھی کبھی پریتم ملازمین کہتے ہیں - وہ تنخواہ پر نام ہیں جن پر پےچیک جاری کیے جاتے ہیں، لیکن جو حقیقی ملازمت نہیں ہیں اور کسی بھی کام کو انجام نہیں دیتے ہیں. وہ "ماضی ملازم" کی اصطلاح دی جاتی ہے کیونکہ ملازم کاغذ پر موجود ہے لیکن کام کی جگہ میں کوئی بھی نہیں ہے؛ جس کے ماضی کے ملازمین کو ملازمتوں کو مکمل طور سے تفویض کیا جاتا ہے وہ اکثر غیر شوق ملازمتوں کو بلایا جاتا ہے. ماضی کے ملازمین کی مدد کے بغیر ماضی کے ملازمین کو تلاش کرنے میں یہ ایک طویل وقت لگ سکتا ہے. سخت اندرونی کنٹرول ماضی کے ملازمین کو روکنے میں مدد مل سکتی ہے.
پیسٹ پر گھوسٹ ملازمین کو چپکے لگانا
سب سے زیادہ تنظیموں کو تنخواہ پر کوئی جگہ رکھنے کے لۓ زیادہ تر تنظیموں کی ضرورت ہوتی ہے، جس کا مطلب عام طور پر ہے کہ ایک نگرانی یا مینیجر - کسی کو کسی نوکری کو شامل کرنے کے لئے پیروال ڈیپارٹمنٹ کو ہدایت دینے کا اختیار ہے. بعض اوقات پیروال ڈیپارٹمنٹ کا ایک رکن بھی شامل ہے. گھوسٹ کے ملازمتوں کو دوسری چیزوں کے ذریعے تنخواہ میں شامل کیا جاتا ہے، ایک معطل ملازم کا نام، ایک ختم شدہ ملازم کے نام کو استعمال کرتے ہوئے، نظام میں نو ملازمین کو کمپنی کے لئے کام کرنا شروع کرنے سے پہلے ایک تنخواہ کی مدت اور عارضی ملازمین کو تنخواہ میں ڈالنے کے لۓ. کچھ معاملات میں، جو لوگ ماضی میں ماضی میں ایک تنخواہ پر چھٹکارا کرتے ہیں وہ صرف چند ہفتوں کے بعد ان کو ہٹاتا ہے، مستقبل کی آڈٹ کے لئے اس کی شناخت کرنے میں زیادہ مشکل ہوتا ہے.
گھوسٹ ملازمین کو نکالنے
اگرچہ ماضی کے ملازمین کی موجودگی کبھی کبھی معمولی آڈٹ میں بے نقاب ہوسکتی ہے، اکثر صورتوں میں دستاویزات فراہم کی جاتی ہیں اس طرح کی امتحان پاس کرنے کے لئے کافی ہے. گھوسٹ کے آڈٹس خاص طور پر کسی ماضی کے ملازمتوں کو بے نقاب کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے، اور ماضی کے ثبوت کے لئے تنخواہ کے ریکارڈ اور ملازم کے رویے سے قریبی تحقیقات کرتے ہیں. یہ آڈٹ فائدہ مند ثابت ہو چکے ہیں، خاص طور پر بڑی تنظیموں کے لئے. مثال کے طور پر، 2009 میں، ڈسٹروٹ پبلک اسکولوں نے کئے جانے والے ایک آڈٹ 250 سے زائد گھوسٹ ملازمین کو تلاش کیا - جس میں دھوکہ دہی چار سالوں سے زیادہ سے زیادہ 400،000 ڈالر زیادہ ہوگی.
گھوسٹ آڈٹ پروسیسنگ
ایک ماضی کے آڈٹ کو منظم کرنے کے لئے سب سے زیادہ مؤثر طریقوں میں سے ایک یہ ہے کہ تمام ملازمین کو ان کے پےچیک یا براہ راست ڈپٹی اسٹب لینے کے لۓ. ماضی کے ملازمین کے پےچیک یا اسٹب جمع نہیں کیے جائیں گے. ڈوٹروٹ پبلک اسکولوں نے یہ اندازہ کیا کہ کتنے ماضی کے ملازمین نے اس کا کیا تھا. دیگر مؤثر ماضی کے آڈٹ طریقوں میں ایسے ملازمین کی تلاش میں شامل ہیں جنہوں نے چھٹی نہیں لی ہیں، جسمانی ایڈریس کی فہرست نہ لیں اور ان کے پےچیک (سوشل سیکورٹی، ٹیکس یا انشورنس) کیلئے کوئی کٹوتی نہیں وصول کرتے ہیں. اضافی طور پر، جو ماضی کے آڈٹ چلاتے ہیں وہ ایک ہی بینک اکاؤنٹس، جعلی سماجی سیکیورٹی نمبر اور لاپتہ ملازم کی معلومات کے لے جانے والے متعدد براہ راست ذخائر کی تلاش کرتے ہیں.
