کاروباری شکل میں لکھنا دوسری قسم کی تحریری اقسام سے مختلف ہے. ہدایتیں زیادہ سخت ہیں، اور آپ جس طرز میں لکھتے ہیں وہ عام طور پر پیش کی جاتی ہیں. کاروباری انداز میں لکھنا جب پیشہ ورانہ پیشہ ورانہ طور پر ظاہر ہوتا ہے. آپ لکھتے ہیں کہ بہت زیادہ موجودہ یا ممکنہ گاہکوں، شریک کارکنان، یا اعلی افسران کے لئے ہوں گے. ان دستاویزات میں سے کچھ پر اثر انداز ہوسکتا ہے کہ آپ یا آپ کی کمپنی کس طرح کام کرتا ہے، اس لئے ہدایات کے مطابق ضروری ہے.
کاروباری خط لکھتے وقت بلاک، ترمیم شدہ بلاک یا نیم بلاک کی شکل کا استعمال کریں. بلاک فارمیٹ زیادہ تر عام طور پر استعمال کیا جاتا ہے. اس شکل میں ہر چیز کو جائز اور الگ الگ جگہ چھوڑ دیا جاتا ہے، پیراگراف کے درمیان دوہری جگہ کی استثنا کے ساتھ.
سامعین کے لئے اپنے دستاویز لکھیں. آپ کے بجائے اپنی ضروریات اور مفادات پر توجہ مرکوز کریں. اس بارے میں سوچو کہ قارئین کو ان مخصوص قارئین کے بارے میں معلومات کو ریلے کرنے کے مناسب طریقے سے جاننے اور اس کا تعین کرنے کی ضرورت ہے.
جب افسران یا گاہکوں کو لکھنا رسمی سر کا استعمال کریں. صرف ملازمتوں یا ای میلز کے لئے شریک کارکنوں کے لئے غیر رسمی سر استعمال کریں.
مثبت معلومات کو تفویض، اور ریڈر کے فوائد پر توجہ مرکوز. یہ خاص طور پر اہم ہے جب ایک خط لکھنا جس میں منفی پیغام ہے.
واضح طور پر لکھیں اور اچھی طرح سے. دستاویزات اور پیراگراف کے آغاز میں اور جب ممکن ہو تو فہرستوں کا استعمال کرکے اہم معلومات کو بیان کرکے، پیراگراف مختصر کرکے آپ ایسا کرسکتے ہیں. یہ آپ کے قارئین کی مدد کرتا ہے، جو عام طور پر وقت کے لئے زور دیا جاتا ہے، اہم معلومات تلاش کریں یہاں تک کہ اگر وہ صرف دستاویز کو سکھا دیں.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے آپ کے دستاویز کو مسترد کرنا یہ ہجے، گرامیٹیکل اور پنکھرن کی غلطیوں سے پاک ہے. آپ کی تحریری میں کوئی غلطی آپ کو ناقابل اعتماد یا لاپرواہ دکھائی دے سکتی ہے.
تجاویز
-
عموما یہ ایک کاروباری دستاویز میں الفاظ "I" اور "آپ" کا استعمال کرنے کے لئے ٹھیک ہے. تاہم، "ہم" لفظ کا استعمال کرتے وقت احتیاط کا استعمال کریں کیونکہ یہ آپ کے الفاظ پوری کمپنی پر عکاسی میں بدل جاتا ہے.
ایک کاروباری خط میں سلامتی کے بعد، ہمیشہ ایک کالونی کا استعمال کرتے ہیں.
