ایک کاغذی ادارے دفتر ماحول کی مدد کرسکتا ہے، لیکن یہ عمل سر درد پیدا کرسکتا ہے اگر کافی کام کے بہاؤ کے نظام میں جگہ نہیں ہے. ڈیجیٹل جگہ میں ہر چیز کو منتقل کرنے کے لئے دستاویز کنٹرول اور ورک فلو طریقہ کار قائم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جو اس بات کو یقینی بنانا کہ منتقلی میں کچھ بھی نہیں کھو جاتا ہے. جب جسمانی باکس میں تاریخ کی دھولیاں نکلتی ہیں تو، مجازی افراد کو انہیں تبدیل کرنا ہوگا.
ڈیجیٹل جا رہا ہے
ایک کاغذی دفتر میں، مقصد ہر ممکنہ آن لائن ممکنہ طور پر منتقل کرنا ہے. پرنٹ کردہ دستاویزات سکینڈ ہیں اور آپ کے کمپیوٹر سسٹم پر مشترکہ مقام میں رکھے جاتے ہیں جہاں صارف ان کے پاس رسائی حاصل کرسکتے ہیں. ماحولیاتی فوائد کے علاوہ، روایتی فائلوں کے مقابلے میں ایک اچھی طرح سے منظم کاغذات کا دفتر تلاش کرنے کے لئے معلومات آسان بنا سکتا ہے. ایک مجازی آرکائیو اسٹور میں فولڈرز بڑی دستاویزات ہیں تاکہ وہ اکثر تک رسائی حاصل نہیں کر سکیں لیکن پھر بھی جب ضرورت ہو.
مشترکہ کیلنڈر
مشترکہ کیلنڈر میں منتقل کرنے والے ملازمین کے شیڈولز کو آجروں کو چھٹی کے وقت اور دوسرے معاملات کا انتظام کرنے کی اجازت دیتا ہے جو کام شیڈول کو متاثر کرتی ہے. یہ شریک کارکنوں کو اجلاسوں اور دیگر شیڈول کے واقعات کو ٹریک کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے. ٹیموں جو کام کیلنڈرز کا اشتراک کرتے ہیں وہ نگرانی کرنے میں کامیاب ہیں جو دفتر میں ہے اور کون سے دفتر سے باہر ہے اور کام کے بہاؤ کو اس کے ساتھ ذہن میں رکھ سکتے ہیں. اس کلیدی حصول والے ہفتوں کو دیکھنے کے قابل ہونے کے بعد ہفتے کے آخر میں ایک کانفرنس میں رہ رہے ہیں، مثال کے طور پر، کلیدی دستاویز کی مسودہ یا معاہدے کو حاصل کرنے کے لئے کسی کو حوصلہ افزائی کر سکتا ہے تاکہ زیادہ تر جلد مکمل ہوجائے تو ان کے حصول داروں کو ان کے ان پٹ کو پیش کرنے کا موقع مل جائے گا. مواد مکمل ہو گئی ہے.
دستاویزی مینجمنٹ
کاغذ کے بغیر دفاتر ایک ایسے نظام کی ضرورت ہوتی ہے جو دستاویزات کو برقرار رکھنے اور محفوظ کیا جاسکتا ہے. دستاویزات ناممکن دستاویزات اور فولڈر کی ڈھانچے کو بنانے کے لئے آسان دستاویزات بنانا. دستاویزی مینجمنٹ سسٹم اکثر "جانچ پڑتال" کے لۓ اور تبدیلیوں کو باخبر رکھنے کی اجازت دیتا ہے. اس سے ایک ہی دستاویز میں ایک سے زیادہ لوگوں کو کام کرنے سے روکتا ہے اور ورژن کنٹرول کی اجازت دیتا ہے. مشترکہ مقامات میں اس دستاویزات کو اپ ڈیٹ کرنے کی ذمہ داری اس مسئلے کو کم کرتی ہے جب صارفین کسی فائل کو ڈاؤن لوڈ کریں، اپ ڈیٹس بنائیں اور انہیں ای میل کے ذریعہ بھیجیں اور پھر سرکاری ورژن کو برقرار رکھنے میں ناکامی.
کام کی ترتیب لگانا
پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو ٹریک پروجیکٹ سنگ میلوں اور ڈائم لائنز میں مدد ملتی ہے آپ کو اس نظام کی ضرورت ہوگی جو کاموں اور پروجیکٹ شیڈولوں کو ٹریک رکھ سکے اور ملازمین کو اس بات کی نشاندہی کرے کہ جب کچھ مکمل ہوجائے. نوٹیفکیشن کسی کو کسی کو خبردار کرنی چاہئے جب کوئی نیا کام اس کی توجہ کی ضرورت ہے. افراد اپنے منصوبوں کو ٹریک کرسکتے ہیں، جبکہ مینیجرز پورے ٹیم میں کیا کیا جا رہا ہے پر ایک جامع نظریہ حاصل کرسکتا ہے اور وسائل کے طور پر ضرورت کے طور پر دوبارہ استعمال کرسکتے ہیں. منصوبوں کو مکمل طور پر ایک بار مکمل طور پر محفوظ کیا جاسکتا ہے، اس کے ساتھ سیکھنے والے سبقوں کے ساتھ، لہذا علمی منتقلی آسانی سے ہوسکتا ہے جب ایک ہی منصوبے بعد میں شروع ہوتا ہے.
