اگر آپ بڑے یا پیچیدہ سرگرمی کے ذمہ دار ہیں تو ایک ایونٹ منصوبہ بندی کمیٹی کے ہاتھ میں کام آسکتا ہے. کمیٹی کو ابتدائی طور پر تشکیل دی جاسکتی ہے تاکہ یہ آغاز سے ختم ہونے کی منصوبہ بندی میں حصہ لیں. جب اس وقت کی ترتیبات اور بھرتی کمیٹی کے ممبر قائم کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں تو اس کی قیادت کریں.
ایونٹ سے قبل کمیٹی کے مہینے کے منصوبوں کو شروع کرنا شروع کریں. کمیٹی کو کتنا کثرت سے پورا کرنا چاہئے اور اس سے کم از کم اجلاسوں کو رکھنا چاہئے تاکہ لوگ بور نہیں بنیں. ایونٹ کے قریب اضافی میٹنگ کا شیڈول قریب ہو جاتا ہے.
کمیشن میں شمولیت اختیار کرنے سے پہلے کمیٹی کے ممبروں کی ذمہ داریوں کو قائم کریں اور کسی بھی کمیٹی کے کسی بھی کمیٹی کم کریں.
کمیٹی میں شامل ہونے کے لئے لوگوں کو مدعو کریں. ان لوگوں پر توجہ مرکوز کریں جنہوں نے ایونٹ میں دلچسپی ظاہر کی ہے یا اسی طرح کے واقعات کی منصوبہ بندی کا تجربہ رکھتے ہیں. شخص سے پوچھو اور انفرادی تمام تفصیلات کو جو آپ نے اس نقطۂٔ وقت کی منصوبہ بندی کی ہے. ان کو ای میلز کو اپنی کمیشن میں شمولیت اور ان کی پہلی میٹنگ کی تفصیلات کو یاد کرنے کے لئے انہیں ان کا شکریہ ادا کریں.
ہر رکن کو پہلی میٹنگ میں رابطے کی معلومات کے ساتھ ایک مختصر فارم مکمل کرنا ہے. اجلاس کے شیڈول کا جائزہ لیں اور ایونٹ اور کسی موجودہ اثاثے یا مسائل کے بارے میں تفصیلات فراہم کریں. اس بات کی نشاندہی کریں کہ آپ کو مدد کی ضرورت ہے اور فیصلوں کی کیا ضرورت ہے. ذیلی کمیٹیوں کو لے لو اور گروپ کو اس بات کا تعین کرنے دیں کہ کون سا اراکین ان کے انچارج میں ہوں گے. پہلی میٹنگ کے اختتام تک ذیلی کمیٹیٹ کرسیاں مقرر کریں.
